Често задавани въпроси

Къде влизам?

На erp.simafri.com, с електронния си адрес и паролата си. Абонаментът и фактурите от Simafri се следят на my.simafri.com. Вижте Първи стъпки.

Как да поправя вече издадена фактура?

Като издадете кредитно известие от нейния картон: пълно, за да я анулирате, частично, за да намалите салдото ѝ. И двата документа остават четими един до друг, което е точно това, което очаква една проверка. Вижте Оферти, фактури и кредитни известия.

Мога ли да променя документ, преди да излезе?

Да, докато е Brouillon (чернова): променя се и се изтрива свободно и още няма номер. Бутонът Émettre (Издай) го заключва и му дава номер.

Как се номерират фактурите ми?

С непрекъсната серия, собствена на вашето дружество, на вида документ и на отчетната година, във вида FAC-2026-00001. Номерата следват един след друг без празноти, а изоставена чернова не изразходва номер.

Мога ли да фактурирам в няколко валути?

Да. Всеки документ носи своята валута, курсът се фиксира в деня на издаването, а дружеството ви води книгите си в своята валута. Курсовата разлика се установява при обвързването и излиза в експортите ви.

Как да изпратя фактура на клиента си?

Бутонът PDF върху картона издава готов за изпращане документ, на езика и с шаблона на вашето дружество. За да получите плащане онлайн, приложете връзка за плащане, издадена от Начини на плащане. Вижте Плащания и напомняния.

Как да получавам плащания с карта?

Настройте платежния си канал в Encaissement, Moyens de paiement (Плащания, Начини на плащане) с вашите собствени ключове от доставчика, после издайте връзка за плащане за дължимата фактура. Клиентът плаща онлайн, парите пристигат по вашата сметка, а постъплението само се вписва и обвързва.

Клиент е платил аванс, какво става?

Действително платената сума се вписва, обвързва се до размера на салдото, а фактурата остава дължима за разликата. Обратно, по-голямо плащане оставя излишъка на разположение върху постъплението за следваща фактура.

Как да напомням за просрочени фактури?

Настройте степените в Encaissement, Relances (Плащания, Напомняния), например 7, 15, 30 дни след падежа, и включете Relancer automatiquement. Обхождането записва всеки ден дължимите напомняния, с фактурата, степента и салдото за търсене. Бутонът Balayer maintenant (Обходи сега) го пуска при поискване.

Фактура на доставчик не съвпада до стотинка с моето изчисление, какво да правя?

Въведете сумите така, както са отпечатани върху неговата фактура, с включен данък: неговата хартия има сила. Записаният документ тогава иска точно това, което иска той, и се погасява точно. Вижте Покупки и доставчици.

Как да дам достъп на сътрудник?

С ранг Собственик отворете Le compte, Accès (Акаунтът, Достъпи), след което Ouvrir un accès (Открий достъп): името му, електронния адрес, ранга (Propriétaire, Gestionnaire или Opérateur) и дружествата от обхвата. Изтегля се парола, показана само веднъж, за предаване, а лицето после я сменя от Mon accès (Моят достъп). Вижте Вашият акаунт и вашите дружества.

Как да сменя паролата си?

Под вашето име, в долната част на лявото меню, отворете Mon accès (Моят достъп): въвеждате текущата парола, след това новата два пъти, поне дванадесет знака. Другите ви сесии тогава се затварят. Това е действието, което прави достъпа ви наистина ваш, тъй като получената парола е изтеглена от някой друг.

Някой напуска предприятието, как да му затворя вратата?

От Le compte, Accès отворете картата му и използвайте Suspendre l'accès (Спри достъпа): текущата му сесия се затваря, а вратата е затворена още при следващото влизане. Rétablir (Възстанови) я отваря по-късно със свежа парола. Вашият акаунт винаги запазва действащ собственик, а всеки се спира от някой друг, а не от самия себе си.

Сътрудник е изгубил паролата си, какво да правя?

Отворете картата му в Le compte, Accès, след което Donner un nouveau mot de passe (Дай нова парола): новата се показва само веднъж, за предаване, а отворените му сесии се затварят. За последния собственик на акаунта това поема вашият канал за поддръжка Simafri.

Как да следя складовата си наличност?

Отворете Stock, État du stock (Склад, Състояние на наличността): продуктите от каталога ви, количеството им на рафта и последното движение. Картата на артикул носи дневника, ръчния вход или изход, инвентаризацията и прага Prévenir sous (Предупреди под). При издаване на фактура фактурираното количество излиза само. Вижте Складова наличност.

Как да проверя, че книгите ми казват това, което банката е осчетоводила?

Заявете сметката в Banque, Comptes en banque (Банка, Банкови сметки), заредете извлечението ѝ във формат CSV, след което равнете всяко движение със съответното плащане в Banque, Rapprochement (Банка, Равнение). Екранът ви предлага плащанията със същата сума с точност до седем дни, а решавате вие. Вижте Банка и равнение.

Мога ли да заредя едно и също извлечение два пъти?

Да: вече зареден ред се разпознава и се оставя настрана, така че нищо не се удвоява. Файлът впрочем се чете и проверява изцяло, преди да влезе дори един ред, а двете салда на банката, когато ги посочите, доказват, че файлът е бил пълен.

Как да получа счетоводния си дневник?

Заредете сметкоплана на кантората си в Comptabilité, Plan et cartographie (Счетоводство, Сметкоплан и съотнасяне), съотнесете всяка роля към нейната сметка, след което в Comptabilité, Export comptable (Счетоводство, Счетоводен износ) задайте периода и щракнете Exporter le journal (Изнеси дневника). Получавате CSV в балансирани статии, три дневника, във валутата на водене на дружеството. Вижте Счетоводен износ.

Как да прикача сканиран оправдателен документ към фактура?

В картата на документа или на получената фактура полето Pièces jointes (Прикачени файлове) приема вашите файлове: PDF, изображения, офис документи и текстови файлове, всеки до 25 MiB. Файлът остава към този документ и се изтегля отново с едно щракване. Вижте Прикачени файлове и оправдателни документи.

Как да добавя дружество към акаунта си?

Отправете заявката към канала за поддръжка Simafri. Дружеството се добавя към акаунта ви и се появява в превключвателя най-горе в менюто, със свои настройки, свои реквизити и свои номерационни серии.

Как да предам статиите си на счетоводителя си?

Чрез счетоводния дневник от Comptabilité, Export comptable (Счетоводство, Счетоводен износ), под номерата на неговия собствен сметкоплан. Износите в табличен формат остават на всеки екран със списък (документи, контрагенти, каталог, плащания, получени фактури и извършени плащания), с таблицата за ДДС по един ред за всяка ставка. Сумите излизат точни, с валутата в отделна колона.

Как да се свържа със Simafri?

През своя канал за поддръжка Simafri. Всяка кореспонденция и всеки файл остават свързани с вашата преписка, което ускорява обработката и предпазва от загуба на информация.