Angebote, Rechnungen und Gutschriften
Ihre drei Verkaufsdokumente liegen am selben Ort, unter Ventes, Documents (Verkauf, Dokumente): das Angebot, die Rechnung und die Gutschrift. Das Menü führt Sie direkt zu jedem der drei, und der Bildschirm lässt Sie Art und Status kombinieren.
Ein Dokument erstellen
- öffnen Sie Ventes, Documents, dann Nouveau devis (Neues Angebot) oder Nouvelle facture (Neue Rechnung);
- füllen Sie den Kopf aus: Client (Kunde), Devise du document (Dokumentwährung), Date du document (Dokumentdatum) und bei Bedarf Référence du client (Referenz des Kunden), Observations (Bemerkungen) und Conditions de règlement (Zahlungsbedingungen);
- fügen Sie Ihre Zeilen hinzu: Article du catalogue (Katalogartikel, optional), Désignation (Bezeichnung), Détail (Details), Unité (Einheit), Quantité (Menge), Prix unitaire HT (Nettoeinzelpreis), TVA (%) (Steuersatz);
- jede Zeile wird mit Ajouter la ligne (Zeile hinzufügen) übernommen und lässt sich entfernen, solange das Dokument ein Entwurf ist.
Der Aufruf eines Katalogartikels übernimmt seine Bezeichnung, seine Einheit, seinen Preis in der Dokumentwährung und seinen Standardsteuersatz. Jede Zeile bleibt frei anpassbar.
Der Entwurf, dann die Ausstellung
Ein neues Dokument ist ein Brouillon (Entwurf): es lässt sich frei ändern und löschen und trägt noch keine Nummer. Ist es fertig, friert die Schaltfläche Émettre (Ausstellen) es ein.
Bei der Ausstellung geschehen fünf Dinge auf einmal:
- die Nummer wird aus dem Nummernkreis der Gesellschaft, der Dokumentart und des Geschäftsjahres gezogen, in der Form
FAC-2026-00001; - die Fälligkeit wird aus dem Zahlungsziel des Kunden berechnet, ersatzweise aus dem der Gesellschaft;
- der Wechselkurs des Tages wird genommen und eingefroren, wenn die Dokumentwährung von der Buchführungswährung abweicht;
- die Rechnungsidentität des Kunden und Ihre Pflichtangaben werden so übernommen, wie sie an diesem Tag lauten;
- die Summen werden festgeschrieben.
Der Nummernkreis ist lückenlos: die Nummern folgen ohne Sprung aufeinander, ein verworfener Entwurf verbraucht keine Nummer, und das Geschäftsjahr trägt das Jahr seiner Eröffnung (ein Jahr von Oktober 2026 bis September 2027 ist das Geschäftsjahr 2026).
Ein ausgestelltes Dokument bleibt lesbar, druckbar und exportierbar; es wird durch eine Gutschrift korrigiert, wodurch beide Belege lesbar bleiben.
Die Umsatzsteuer, Zeile für Zeile
Die Steuer wird auf jeder Zeile berechnet und dann addiert. Dadurch trifft die von Hand addierte rechte Spalte Ihrer Rechnung genau die Summe im Fuß, und die Steuer einer Steuergruppe entspricht der Summe der Steuern ihrer Zeilen.
Die Sätze werden in Prozent erfasst, Nachkommastellen eingeschlossen, und genau so auf dem Beleg gedruckt.
Ein Angebot in eine Rechnung umwandeln
Auf dem Angebot erzeugt Transformer en facture (In Rechnung umwandeln) eine neue Rechnung zu den Preisen des Angebots, mit übernommenen Zeilen. Das Angebot behält seine Nummer und sein Exemplar, die Rechnung erhält ihre eigene, und die Verbindung zwischen beiden ist in beide Richtungen festgehalten.
Eine Gutschrift erstellen
Auf der Rechnung öffnet Établir un avoir (Gutschrift erstellen) eine Gutschrift in ihrem eigenen Nummernkreis:
- die vollständige Gutschrift hebt die Rechnung auf;
- die teilweise lässt sie ausgestellt und verringert ihren Saldo;
- die Beträge einer Gutschrift stehen positiv, wie auf Papier: ihre Art sagt, dass sie abzieht.
Drucken und versenden
Die Schaltfläche PDF auf dem Dokument liefert den Beleg versandfertig, in der Sprache und mit der Vorlage der ausstellenden Gesellschaft. Sie senden ihn Ihrem Kunden und können einen Zahlungslink beilegen: siehe Zahlungen und Mahnungen.
In mehreren Währungen abrechnen
Jedes Dokument trägt seine Währung, und Ihre Gesellschaft führt ihre Bücher in ihrer eigenen. Der am Tag der Ausstellung genommene Kurs bleibt am Dokument, sodass der Gegenwert einer bereits versandten Rechnung sich nicht mehr bewegt. Die Differenz zwischen diesem Kurs und dem des Tages, an dem das Geld eingeht, wird bei der Zuordnung der Zahlung festgestellt.
Für Ihre Steuerberatung exportieren
Auf Ihren Verkaufsbildschirmen liefert die Schaltfläche Exporter en CSV (Als CSV exportieren) vier Dateien im Tabellenformat: Dokumente, Geschäftspartner, Katalog und Zahlungen.
Die Dateien öffnen sich direkt in einer Tabellenkalkulation, die Beträge kommen exakt heraus, ohne Tausendertrennzeichen und ohne Symbol, mit der Währung in einer eigenen Spalte und dem eingefrorenen Wechselkurs in seiner exakten Form. Ihre Steuerberatung rechnet nach und kommt auf dieselbe Zahl.