Ihr Konto und Ihre Gesellschaften
Simafri ERP unterscheidet zwei Dinge, und diese Unterscheidung nützt Ihnen täglich:
- das Konto ist Ihr Haus: Ihr Abonnement, Ihre Zugänge und Ihre gemeinsamen Einstellungen;
- die Gesellschaft ist die juristische Einheit, die die Dokumente ausstellt. Ihr Konto trägt so viele, wie Sie haben.
Was jede Gesellschaft trägt
Jede Gesellschaft behält, was ihr allein gehört, sodass zwei Einheiten einer Gruppe nebeneinander arbeiten, ohne sich zu vermischen:
| Was die Gesellschaft trägt | Was es Ihnen gibt |
|---|---|
| ihre Buchführungswährung | Bücher in der Währung ihres Landes |
| ihre Rechtsordnung | die vom Land des Ausstellers erwarteten Angaben |
| ihre Pflichtangaben und ihr Logo | ihre rechtliche und visuelle Identität auf jedem Beleg |
| ihre Nummernkreise | eine lückenlose Nummerierung, die ihr gehört |
| den Eröffnungsmonat ihres Geschäftsjahres | Nummernkreise, die Ihrem Geschäftsjahr folgen, nicht nur dem Kalenderjahr |
Diese Angaben werden unter La société, Réglages (Die Gesellschaft, Einstellungen) gesetzt, einem Bildschirm für den Rang Inhaber. Siehe Erste Schritte.
Die Gesellschaft wechseln
Die Auswahl oben im linken Menü listet die Gesellschaften Ihres Kontos mit ihrer jeweiligen Währung. Sie wählen die, an der Sie arbeiten, und alle Bildschirme folgen. Der Eintrag Changer de société (Gesellschaft wechseln) führt zur selben Liste zurück.
Um eine weitere Gesellschaft zu eröffnen, richten Sie die Anfrage an Ihren Simafri-Support-Kanal: sie wird Ihrem Konto hinzugefügt und erscheint in Ihrer Auswahl.
Geschäftspartner und Katalog gemeinsam nutzen
Die Einstellung zur gemeinsamen Nutzung gehört zum Konto und steht unter Réglages, im Kasten "Partage entre les sociétés du compte" (Gemeinsame Nutzung zwischen den Gesellschaften des Kontos). Zwei Möglichkeiten, getrennt für Geschäftspartner und für den Katalog:
- Commun à toutes les sociétés (gemeinsam für alle Gesellschaften): ein einmal erfasster Kunde dient allen Ihren Gesellschaften;
- Propre à chaque société (je Gesellschaft eigen): jede Gesellschaft führt ihre eigene Liste.
Diese Einstellung wirkt bei der Anlage eines Geschäftspartners oder eines Artikels. Um sie zu ändern oder Bestehendes neu zu verteilen, wenden Sie sich an Ihren Simafri-Support-Kanal.
Die Zugänge Ihres Teams
Jede Person hat ihren eigenen Zugang mit eigenem Passwort, sodass das Protokoll Ihres Kontos sagen kann, wer was getan hat. Ein Zugang trägt einen Rang und einen Geltungsbereich von Gesellschaften.
| Rang | Was er öffnet |
|---|---|
| Propriétaire (Eigentümer) | das ganze Konto: die Zugänge, die Einstellungen der Gesellschaft, die Zahlungsmittel, die Bankkonten und den Kontenplan |
| Gestionnaire (Verwalter) | die tägliche Führung: Belege, Geschäftspartner, Katalog, Zahlungen, Lagerbestand und Abstimmung |
| Opérateur (Bearbeiter) | die Arbeit innerhalb des gewährten Bereichs |
Der Geltungsbereich eines Zugangs umfasst entweder alle Gesellschaften des Kontos, auch die später eröffneten, oder nur die genannten: so sieht eine Buchhalterin, die nur eine Ihrer fünf Gesellschaften führt, allein diese.
Ihr Name und Ihr Rang erscheinen unten im linken Menü, über Mon accès (Mein Zugang) und Se déconnecter (Abmelden).
Einen Zugang eröffnen
Die Gruppe Le compte, Accès (Das Konto, Zugänge) im Menü, im Rang Eigentümer geöffnet, listet die Personen auf, die die Bücher Ihres Kontos führen. Ouvrir un accès (Einen Zugang eröffnen) verlangt vier Angaben:
- Nom de la personne (Name der Person): der, der im Journal unter jedem ihrer Schritte erscheint;
- Adresse électronique (E-Mail-Adresse): die, mit der sie sich anmeldet;
- Rang (Rang): Propriétaire, Gestionnaire oder Opérateur;
- Périmètre (Bereich): kreuzen Sie die betroffenen Gesellschaften an, oder kreuzen Sie nichts an, um alle Gesellschaften des Kontos zu öffnen, auch die später angelegten.
Das Passwort wird ausgelost und nur einmal angezeigt, auf dem nächsten Bildschirm. Sie geben es der Person weiter, die es danach über Mon accès ändert: ein Passwort gehört dem, der es trägt, und niemand wählt es an seiner Stelle.
Eine E-Mail-Adresse gilt für ein einziges Kundenkonto. Wer auch bei einem anderen Simafri-Kunden tätig ist, meldet sich bei jedem mit einer eigenen Adresse an.
Einstellen, sperren, wiederherstellen
Der Satz einer Person, aus der Liste geöffnet, trägt alles Weitere:
- Rang et périmètre (Rang und Bereich) werden in einem Schritt geändert und gespeichert;
- Donner un nouveau mot de passe (Ein neues Passwort geben) beantwortet das verlorene Passwort: das neue wird einmal angezeigt, zur Weitergabe, und die offenen Sitzungen dieser Person werden geschlossen;
- Suspendre l'accès (Zugang sperren) schließt die laufende Sitzung und die Tür ab der nächsten Anmeldung;
- Rétablir (Wiederherstellen) öffnet den Zugang erneut und gibt ein frisches Passwort aus, das ebenfalls weiterzugeben ist.
Zwei Regeln halten Ihr Konto offen, und beide dienen Ihnen: der letzte aktive Eigentümer bleibt Eigentümer und aktiv, und jeder wird von jemand anderem als sich selbst gesperrt. Die Übergabe bleibt möglich, sobald ein zweiter Eigentümer eingerichtet ist.
Den ersten Zugang Ihres Kontos eröffnet Simafri bei der Übergabe. Verliert der letzte Eigentümer sein Passwort, gibt ihm Ihr Simafri-Supportkanal ein neues.
Mein Zugang
Unter Ihrem Namen, unten im Menü, steht Mon accès (Mein Zugang) allen Rängen offen:
- Votre nom (Ihr Name) lässt sich berichtigen, so wie er im Journal unter jedem Ihrer Schritte erscheint;
- Votre mot de passe (Ihr Passwort) wird geändert, indem Sie das aktuelle angeben und danach das neue zweimal. Rechnen Sie mit mindestens zwölf Zeichen. Ihre übrigen Sitzungen werden dabei geschlossen.
Das ist der Bildschirm, der Ihren Zugang wirklich zu Ihrem macht: das bei der Eröffnung erhaltene Passwort wurde von der Person ausgelost, die ihn eröffnet hat.
Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Rang werden dagegen über Le compte, Accès eingestellt, durch einen Eigentümer des Kontos.
Ihr Abonnement und Ihre Simafri-Rechnungen
Ihr ERP-Abonnement verfolgen Sie in Ihrem Kundenbereich my.simafri.com, Rubrik Abrechnung: Ihre offenen Proformarechnungen, Ihre Rechnungen und Ihre Gutschriften, jeweils als PDF herunterladbar.
- Bezahlen: öffnen Sie die betreffende Proformarechnung und wählen Sie Ansehen und bezahlen. Die Zahlung erfolgt online per Karte, PayPal oder Überweisung, je nach den in Ihrem Land verfügbaren Mitteln;
- Verlängern: die Proformarechnung zur Verlängerung wird vor der Fälligkeit ausgestellt und erscheint in Ihrem Kundenbereich; Sie begleichen sie einfach;
- Umfang und Preis Ihres Angebots: sie stehen auf Ihrem Angebot und in Ihrem Kundenbereich, und Ihr Simafri-Support bestätigt sie Ihnen.
Bei jeder Frage zu einer Zahlung, einer Rechnung oder einer Fälligkeit nutzen Sie Ihren Simafri-Support-Kanal: Ihre Anfrage bleibt Ihrem Vorgang zugeordnet.