Indkøb og leverandører
Gruppen Achats (Indkøb) fører den anden halvdel af dine bøger: det, selskabet skylder. Her indtaster du de fakturaer, du modtager, konstaterer dine udgående betalinger og trækker den fradragsberettigede moms ud til din bogholder.
Dine leverandører
En leverandør er en part, ligesom en kunde, med det samme kort: Achats, Fournisseurs (Indkøb, Leverandører) viser dem, hvis Nature (art) er Fournisseur, og Nouveau fournisseur (Ny leverandør) opretter en. Adressen, momsnummeret, den sædvanlige valuta og betalingsfristen udfylder du én gang, og kortet tjener derefter alle vedkommendes fakturaer.
De to grupper holdes adskilt: vælgeren på et tilbud tilbyder dine kunder, den på en modtaget faktura dine leverandører.
Indtast en modtaget faktura
Åbn Achats, Factures reçues (Indkøb, Modtagne fakturaer) og derefter Saisir une facture (Indtast en faktura). Hovedet udfyldes før linjerne, med leverandørens faktura foran dig:
- Fournisseur (leverandør);
- Numéro du fournisseur (leverandørens nummer): nummeret trykt på hans faktura, kopieret ordret;
- Total TTC annoncé (oplyst total inkl. moms): den total, der er trykt nederst på hans faktura;
- Devise (valuta);
- Date de la facture, Reçue le, Échéance (fakturadato, modtaget den, forfald);
- Notre référence og Observations (vores reference og bemærkninger): dine interne kendetegn.
Den oplyste total bliver dit mål: skærmen viser hele tiden, hvad der mangler at blive fordelt, og knappen Enregistrer (Gem) tænder, når regnestykket går op.
Fordel fakturaen
Tilføj derefter dine linjer under Ventilation (Fordeling): Désignation (betegnelse), Montant HT (beløb uden moms), TVA (%) (moms) og Montant de TVA (momsbeløb).
To måder at komme hurtigt frem på:
- Ventiler tout le reste à un seul taux (Fordel hele resten på én sats) udfylder med ét klik en faktura med én sats, og regnestykket går nøjagtigt op;
- momsbeløbet foreslås ud fra satsen, og du beholder hånden til at indtaste det, der står på papiret.
Det er modulets princip: din leverandørs faktura gælder. Beløbene indtastes, som de er trykt, moms inklusive, også når hans afrunding afviger fra din med en øre, så det gemte bilag kræver nøjagtigt det, leverandøren kræver, og udlignes nøjagtigt.
Den dobbelte indtastning af totalen er kontrollen: den fanger den glemte linje, to ombyttede cifre og satsen valgt en linje for lavt.
En modtaget fakturas forløb
| Status | Hvad du kan gøre |
|---|---|
| Brouillon (kladde) | rette, udfylde, slette; den belaster ingen saldo |
| Enregistrée (gemt) | betale den; den står i leverandørens saldo |
| Annulée (annulleret) | beholde den med sit spor |
For at annullere en allerede betalt faktura skal du først ophæve dens udligning og derefter bruge Annuler la facture (Annullér fakturaen). De penge, der er gået ud, forbliver dermed synlige i dine bøger.
Kursen på fakturadatoen
Når fakturaen er i en anden valuta end selskabets bogføringsvaluta, tages kursen fra fakturadatoen, ikke fra indtastningsdagen. En aprilfaktura, der indtastes i juni, er derfor i dine bøger værd, hvad den var værd i april.
Kursforskellen konstateres senere ved udligningen, når du betaler den.
Betal en leverandør
Åbn Achats, Règlements payés (Indkøb, Udgående betalinger) og derefter Saisir un règlement (Registrér en betaling):
- Fournisseur, Montant payé, Devise (leverandør, betalt beløb, valuta);
- Moyen (middel): Virement (bankoverførsel), Espèces (kontant), Mobile money (mobilpenge), Chèque (check), Carte bancaire (kort) eller Autre (andet);
- Payé le, Référence, Notes (betalt den, reference, noter);
- Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (udlign straks på de forfaldne fakturaer, den ældste først).
Modellen er den samme som ved indbetalinger, taget den anden vej: en samlet overførsel udligner flere fakturaer og efterlader et acontobeløb. Udligningen er begrænset til hver fakturas saldo, og overskuddet bliver stående til rådighed på betalingen til den næste.
Det, du indtaster her, er konstateringen af den overførsel, du har foretaget i din bank: dine og dine leverandørers bankoplysninger bliver hos dig.
Træk den fradragsberettigede moms ud
Det er modulets formål: dine indkøbseksporter kommer i regnearksformat, modtagne fakturaer og betalinger, med en momstabel med én linje pr. sats, den form, en angivelse udfyldes i. En faktura med to satser kommer altså ud på to linjer, klar til at overtage, og din bogholder bogfører den uden at skulle dele noget op igen.