Bogføringseksport
Gruppen Comptabilité (Bogføring) er det, der forlader programmet på vej til din revisor: journalen for en periode, i balancerede posteringer, under numrene i din kontoplan. Periodens salg, køb og bank udledes af dine bilag.
Opsætningen sker én gang, i to handlinger, og eksporten er derefter et enkelt klik ved hver månedsafslutning.
At indlæse din kontoplan
Åbn Comptabilité, Plan et cartographie (Bogføring, Kontoplan og kortlægning), en skærm åben for rangen Ejer. Kontoplanen er din revisors, indlæst som den er: en CSV-fil med to kolonner, kontonummeret og derefter dets betegnelse, med valgfri overskriftslinje.
Hvert land har sin kontoplan og hvert kontor sine vaner, så numrene kommer fra dig og fra ingen andre steder. At indlæse samme fil igen opdaterer betegnelserne og tilføjer de nye konti; intet fjernes, for en konto, der mangler i den nye fil, bliver stående, da den måske bærer allerede eksporterede posteringer.
At kortlægge dine konti
Kortlægningen siger, hvilken konto i din plan der spiller hvilken rolle. Det er det stykke, der forbinder det, programmet kan («dette er et salg»), med den måde, dit kontor bogfører det på.
Seks roller forventes for at kunne eksportere:
| Rolle | Hvad den bærer |
|---|---|
| Clients (Debitorer) | det, dine kunder skylder dig |
| Fournisseurs (Kreditorer) | det, du skylder dine leverandører |
| Ventes (Omsætning) | indtægten fra dine udstedte fakturaer |
| Achats et charges (Køb og omkostninger) | omkostningen ved dine modtagne fakturaer |
| TVA collectée (Udgående moms) | afgiften på dine salg |
| TVA déductible (Indgående moms) | afgiften på dine køb |
Fire andre sættes efter dine vaner: Caisse (Kasse), Banque (par défaut) (Bank, standard), Gains de change (Kursgevinster) og Pertes de change (Kurstab).
Under Associer un rôle à un compte (Knyt en rolle til en konto) vælger du rollen, kontoen og om ønsket en sats. Satsen er valgfri: efterladt tom dækker linjen hele rollen; udfyldt gælder den kun for den sats, og eksporten falder tilbage på linjen uden sats for de øvrige. Den angives i basispoint, 2000 svarer til 20 %. Sådan får et kontor, der fører en omsætningskonto pr. sats, netop sin opdeling.
Skærmen fortæller dig til enhver tid, hvad der stadig mangler, før eksporten og ikke efter tre tusinde bilag.
Nummeret på dine bankkonti
Den nederste del af samme skærm viser dine bankkonti, hver med sit eget nummer i planen. Tilknytningen besluttes her, sammen med dit kontor, og ikke på bankens skærm.
Det er her, afstemningen betaler sig: en betaling afstemt med en postering på den konto skrives under den konto, og de øvrige falder på rollen Banque (par défaut). Se Bank og afstemning.
At eksportere journalen
Åbn Comptabilité, Export comptable (Bogføring, Bogføringseksport), indstil Du (Fra) og Au (Til), og klik derefter Exporter le journal (Eksportér journalen). Perioden foreslås dig på det aktuelle regnskabsår, det der åbner i den måned, dit selskab har valgt, hvilket ligeledes gælder for dem, der lukker i en anden måned end december.
Du får en CSV-fil, én linje pr. posteringslinje, i tidsrækkefølge, med disse kolonner:
journal, journal_libelle, date, piece, compte, compte_libelle, tiers, libelle, debit, credit, devise_de_tenue, devise_origine, montant_origine.
Der er tre journaler i den: salg (VE), køb (AC) og bank (BQ).
Hvad der holder filens kvalitet
- Posteringerne balancerer: debet svarer til kredit i hver enkelt. Eksporten kontrollerer det og siger det til dig, i stedet for at aflevere en fil, som dit kontors program ville afvise;
- beløbene er i selskabets bogføringsvaluta, med oprindelsesvalutaen og oprindelsesbeløbet i egne kolonner, når bilaget er udstedt i en anden valuta;
- omregningen sker ved fordeling på afgiftstrinnene, og ikke sats for sats, så summen af linjerne falder præcis tilbage på den totalsum, der blev fastlåst ved udstedelsen;
- posteringerne udledes af dine bilag ved hver eksport: de siger altid det, dine fakturaer siger, uden en anden bog at holde i overensstemmelse med den første;
- bilagets reference, kontoens betegnelse og modpartens navn rejser med hver linje, nok til at spore en posterings oprindelse uden at vende tilbage og spørge dig.
Denne fil er den journal, dit kontor overtager for at føre dine bøger og udarbejde dine opgørelser, på eget ansvar.