Spring til hovedindholdet

Indbetalinger og rykkere

Menugruppen Encaissement (Indbetalinger) samler det, der bringer penge ind: de indbetalinger, du registrerer, rykkerne for dine forfaldne fakturaer og onlinebetalingsmidlerne.

Registrér en indbetaling​

Åbn Encaissement, Règlements (Indbetalinger, Betalinger) og derefter Saisir un règlement (Registrér en indbetaling):

  • Client (kunde): den part, der har betalt;
  • Montant reçu og Devise (modtaget beløb og valuta): det, der faktisk er kommet ind;
  • Moyen (middel): Virement (bankoverførsel), Espèces (kontant), Mobile money (mobilpenge), Chèque (check), Carte bancaire (kort) eller Autre (andet);
  • Reçu le (modtaget den): datoen for indbetalingen;
  • Référence og Notes (reference og noter): dit kendetegn, bilagets eller kontoudtogets nummer;
  • Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (udlign straks på de forfaldne fakturaer, den ældste først): sæt hak for at udligne i én bevægelse.

En indbetaling findes, før den knyttes til en faktura. Det hjælper, når pengene kommer, før man ved, hvad de dækker: du registrerer dem først og udligner senere.

Udlign en indbetaling på dine fakturaer​

Fra indbetalingens kort tilføjer du én udligning pr. faktura, der bliver udlignet: Facture (faktura) og derefter Montant à imputer (beløb til udligning). Én overførsel kan således udligne tre fakturaer og efterlade et acontobeløb.

To regler styrer udligningen, og begge arbejder for dig:

  • udligningen er begrænset til fakturaens saldo, så en faktura aldrig går under nul;
  • overskuddet bliver stående til rådighed på indbetalingen, synligt, og udlignes senere på en kommende faktura.

Med andre ord er det udlignede plus det, der bliver stående, altid lig med det modtagne beløb.

Den automatiske udligning betjener de forfaldne fakturaer hos samme part, den ældste først: det er handelsskik, og det forhindrer et gammelt tilgodehavende i at gå i rykker, mens de nyere bliver udlignet.

Kursforskellen​

Når fakturaen og indbetalingen ikke er i selskabets bogføringsvaluta, bærer fakturaen kursen fra sin udstedelse og indbetalingen kursen fra den dag, pengene kom ind. Forskellen mellem de to konstateres ved udligningen, låses fast, udtrykkes i bogføringsvalutaen og kommer med i dine eksporter til bogholderen.

Ryk for dine forfaldne fakturaer​

Åbn Encaissement, Relances (Indbetalinger, Rykkere). Skærmen samler tre ting: dine forfaldne fakturaer, de allerede oprettede rykkere og selskabets indstilling.

Indstil dine trin​

  • Paliers, en jours après l'échéance (trin, i dage efter forfald): 7, 15, 30 sætter for eksempel en rykker syv dage efter forfald, en anden på femtendedagen og en tredje på tredivtedagen. Værdierne sorteres og renses for gengangere;
  • Relancer automatiquement (ryk automatisk): kontakten, der sætter gennemløbet i gang.

Trinene er dine: hvert selskab sætter sine egne efter, hvad det praktiserer over for sine kunder.

Det daglige gennemløb​

Når indstillingen er på plads, kører gennemløbet én gang om dagen, før kontorerne åbner, og skriver hver skyldig rykker: den berørte faktura, det nåede trin og den saldo, der skal kræves. Knappen Balayer maintenant (Kør gennemløb nu) starter det samme gennemløb på forlangende.

Tre nyttige egenskaber:

  • et trin sættes kun én gang pr. faktura, også selvom gennemløbet kører igen samme dag;
  • alle nåede trin sættes: en faktura, der er fyrre dage forfalden, har passeret trin 7, 15 og 30, og alle tre skrives;
  • en faktura, der er udlignet i mellemtiden, får ingen rykker, og den saldo, der står på en rykker, er fortsat saldoen fra den dag, den blev sat.

Tag imod betaling online​

Rangen Ejer råder over skærmen Encaissement, Moyens de paiement (Indbetalinger, Betalingsmidler), hvor selskabets betalingskanal sættes op.

Sæt en kanal op​

  • Voie (vej): "Carte bancaire, page de paiement hébergée" (kort, hostet betalingsside) med dine egne nøgler, eller "Système d'encaissement externe" (eksternt betalingssystem), hvis du allerede tager imod betaling et andet sted;
  • Mode (tilstand): Essai (test), for at kontrollere hele kæden, derefter Production (drift);
  • Clé secrète du prestataire og Secret de signature des rappels (udbyderens hemmelige nøgle og signeringshemmeligheden for tilbagemeldinger): dine nøgler, kopieret fra din konto hos udbyderen;
  • Page de paiement externe og Système externe (ekstern betalingsside og eksternt system): til den delegerede vej;
  • afkrydsningsfeltet for omfang forbeholder kanalen det aktuelle selskab, hvilket hjælper, når to af dine selskaber hver tager imod betaling på sin egen konto.

Skærmen viser derefter adresse de rappel, à coller chez le prestataire (tilbagemeldingsadressen, som du indsætter hos udbyderen): den vej kommer betalingen tilbage i ERP-systemet.

Dine nøgler forsegles, så snart de gemmes, og skærmen viser kun deres fire sidste tegn, nok til at genkende, hvilken der ligger. Dine betalinger foregår hos din udbyder, med dine nøgler, og pengene lander på din konto.

Under Liens de paiement (Betalingslinks) vælger du en forfalden faktura og klikker på Émettre un lien (Udsted et link). Du får en adresse, du sender videre til din kunde, som betaler online uden at skulle oprette en konto.

Linket bærer én enkelt faktura, gælder i tredive dage og kan trækkes tilbage når som helst.

Hvad der sker, når din kunde betaler​

Betalingen kommer tilbage via tilbagemeldingsadressen, og ERP-systemet skriver indbetalingen med det beløb, der faktisk er betalt, og udligner den derefter på fakturaen inden for dens saldo. Et acontobeløb efterlader altså fakturaen forfalden for forskellen, og en større betaling efterlader overskuddet til rådighed til det videre forløb.

Listen Rappels reçus (Modtagne tilbagemeldinger) gemmer sporet af hver hændelse og dens udfald, så du til enhver tid har historikken over, hvad der er sket.