Din konto og dine selskaber
Simafri ERP skelner mellem to ting, og den skelnen gavner dig hver dag:
- kontoen er dit hus: dit abonnement, dine adgange og dine fælles indstillinger;
- selskabet er den juridiske enhed, der udsteder dokumenterne. Din konto bærer lige så mange, som du har.
Hvad hvert selskab bærer
Hvert selskab beholder det, der kun tilhører det, så to enheder i samme koncern arbejder side om side uden at blande sig:
| Hvad selskabet bærer | Hvad det giver dig |
|---|---|
| sin bogføringsvaluta | bøger ført i sit lands valuta |
| sin jurisdiktion | de oplysninger, udstederens land forventer |
| sine juridiske oplysninger og sit logo | sin juridiske og visuelle identitet på hvert bilag |
| sine nummerserier | en ubrudt nummerering, der tilhører det |
| åbningsmåneden for sit regnskabsår | serier, der følger dit regnskabsår og ikke kun kalenderåret |
Disse elementer sættes op under La société, Réglages (Selskabet, Indstillinger), en skærm åben for rangen Ejer. Se Kom godt i gang.
Skift selskab
Vælgeren øverst i venstremenuen viser din kontos selskaber med hver sin valuta. Du vælger det, du arbejder på, og alle skærme følger med. Punktet Changer de société (Skift selskab) bringer den samme liste frem igen.
For at åbne endnu et selskab retter du henvendelse til din Simafri-supportkanal: det føjes til din konto og dukker op i din vælger.
Del dine parter og dit katalog
Delingsindstillingen tilhører kontoen og står under Réglages, i rammen "Partage entre les sociétés du compte" (Deling mellem kontoens selskaber). To valg, taget hver for sig for parterne og for kataloget:
- Commun à toutes les sociétés (fælles for alle selskaber): en kunde, der er oprettet én gang, tjener alle dine selskaber;
- Propre à chaque société (eget for hvert selskab): hvert selskab fører sin egen liste.
Indstillingen virker ved oprettelsen af en part eller en vare. For at ændre den, eller for at fordele det, der allerede findes, går du gennem din Simafri-supportkanal.
Dit teams adgange
Hver person har sin egen adgang med sin egen adgangskode, så din kontos logbog kan sige, hvem der har gjort hvad. En adgang bærer en rang og et omfang af selskaber.
| Rang | Hvad den åbner |
|---|---|
| Propriétaire (Ejer) | hele kontoen: adgangene, selskabets Indstillinger, Betalingsmidler, Bankkonti og Kontoplan |
| Gestionnaire (Forvalter) | den daglige drift: bilag, modparter, katalog, betalinger, lager og afstemning |
| Opérateur (Operatør) | arbejdet inden for det tildelte område |
En adgangs omfang dækker enten alle kontoens selskaber, også dem der åbnes senere, eller kun de nævnte selskaber: sådan ser en bogholder, der kun fører et af dine fem selskaber, netop det ene.
Dit navn og din rang vises nederst i venstremenuen, over Mon accès (Min adgang) og Se déconnecter (Log ud).
At åbne en adgang
Menuens gruppe Le compte, Accès (Kontoen, Adgange), åben for rangen Ejer, viser de personer, der fører din kontos bøger. Ouvrir un accès (Åbn en adgang) beder om fire ting:
- Nom de la personne (Personens navn): det, der vil fremgå af journalen, under hver af deres handlinger;
- Adresse électronique (E-mailadresse): den, de vil logge ind med;
- Rang (Rang): Propriétaire, Gestionnaire eller Opérateur;
- Périmètre (Område): sæt kryds ved de pågældende selskaber, eller sæt intet kryds for at åbne alle kontoens selskaber, herunder dem, der oprettes senere.
Adgangskoden trækkes tilfældigt og vises kun én gang, på den næste skærm. Du giver den videre til personen, der derefter ændrer den fra Mon accès: en persons adgangskode tilhører vedkommende, og ingen vælger den i vedkommendes sted.
Én e-mailadresse gælder for én kundekonto. Den, der også arbejder hos en anden Simafri-kunde, logger ind på hver med sin egen adresse.
At indstille, suspendere, genoprette
En persons kort, åbnet fra listen, bærer alt det øvrige:
- Rang et périmètre (Rang og område) ændres og gemmes med én handling;
- Donner un nouveau mot de passe (Giv en ny adgangskode) svarer på den mistede adgangskode: den nye vises kun én gang, til videregivelse, og den persons åbne sessioner lukkes;
- Suspendre l'accès (Suspendér adgangen) lukker den igangværende session og døren allerede fra næste login;
- Rétablir (Genopret) åbner adgangen igen og giver en frisk adgangskode, ligeledes til videregivelse.
To regler holder din konto åben, og begge tjener dig: den sidste aktive ejer forbliver ejer og aktiv, og enhver suspenderes af en anden end sig selv. At give stafetten videre er fortsat muligt, så snart der er en anden ejer.
Din kontos første adgang åbnes af Simafri ved leveringen. Mister den sidste ejer sin adgangskode, giver din Simafri-supportkanal vedkommende en ny.
Min adgang
Under dit navn, nederst i menuen, er Mon accès (Min adgang) åben for alle rang:
- Votre nom (Dit navn) kan rettes, som det fremgår af journalen under hver af dine handlinger;
- Votre mot de passe (Din adgangskode) ændres ved at angive den nuværende og derefter den nye to gange. Regn med mindst tolv tegn. Dine øvrige sessioner lukkes da.
Det er den skærm, der gør din adgang virkelig til din: den, du fik ved åbningen, blev trukket af den person, der åbnede den for dig.
Din e-mailadresse og din rang indstilles derimod fra Le compte, Accès, af en ejer af kontoen.
Dit abonnement og dine Simafri-fakturaer
Dit ERP-abonnement følger du i dit kundeområde my.simafri.com, afsnittet Fakturering: dine proformafakturaer, der afventer betaling, dine fakturaer og dine kreditnotaer, alle til download som PDF.
- Betaling: åbn den pågældende proformafaktura, og vælg Se og betal. Betalingen sker online med kort, PayPal eller bankoverførsel, alt efter hvilke midler der er tilgængelige i dit land;
- Fornyelse: proformafakturaen til fornyelsen udstedes før forfald og dukker op i dit kundeområde; du skal blot betale den;
- Indhold og pris på dit tilbud: de står på dit tilbud og i dit kundeområde, og din Simafri-support bekræfter dem.
Ved ethvert spørgsmål om en betaling, en faktura eller en forfaldsdag bruger du din Simafri-supportkanal: din henvendelse bliver knyttet til din sag.