Exportación contable
El grupo Comptabilité (Contabilidad) es lo que sale del programa hacia su asesoría: el diario de un periodo, en asientos cuadrados, bajo los números de su plan contable. Las ventas, las compras y el banco del periodo se recogen a partir de sus propios documentos.
La puesta en marcha se hace una sola vez, en dos gestos, y la exportación es después cosa de un clic al final de cada mes.
Cargar su plan contable
Abra Comptabilité, Plan et cartographie (Contabilidad, Plan y asignación), pantalla abierta al rango Propietario. El plan es el de su asesoría, cargado tal cual: un fichero CSV de dos columnas, el número de la cuenta y luego su denominación, siendo la cabecera opcional.
Cada país tiene su plan y cada asesoría sus costumbres, de modo que los números vienen de usted y de ningún otro sitio. Cargar de nuevo el mismo fichero actualiza las denominaciones y añade las cuentas nuevas; nada se retira, ya que una cuenta ausente del nuevo fichero permanece porque quizá lleve asientos ya exportados.
Asignar sus cuentas
La asignación dice qué cuenta de su plan desempeña qué papel. Es la pieza que une lo que el programa sabe hacer («esto es una venta») con la forma en que su asesoría lo escribe.
Se esperan seis papeles para poder exportar:
| Papel | Lo que recoge |
|---|---|
| Clients (Clientes) | lo que sus clientes le deben |
| Fournisseurs (Proveedores) | lo que usted debe a sus proveedores |
| Ventes (Ventas) | el ingreso de sus facturas emitidas |
| Achats et charges (Compras y gastos) | el gasto de sus facturas recibidas |
| TVA collectée (IVA repercutido) | el impuesto de sus ventas |
| TVA déductible (IVA soportado) | el impuesto de sus compras |
Otros cuatro se ponen según sus usos: Caisse (Caja), Banque (par défaut) (Banco, por defecto), Gains de change (Ganancias de cambio) y Pertes de change (Pérdidas de cambio).
En Associer un rôle à un compte (Asociar un papel a una cuenta), elija el papel, la cuenta y, si lo desea, un tipo. El tipo es opcional: si se deja vacío, la línea cubre el papel entero; si se rellena, solo vale para ese tipo, y la exportación recae en la línea sin tipo para los demás. Se indica en puntos básicos, 2000 equivale al 20 %. Así es como una asesoría que lleva una cuenta de ventas por tipo obtiene exactamente su desglose.
La pantalla le dice en todo momento lo que aún falta, antes de la exportación y no al cabo de tres mil documentos.
El número de sus cuentas bancarias
La parte inferior de la misma pantalla enumera sus cuentas bancarias, cada una con su propio número en el plan. La vinculación se decide aquí, con su asesoría, y no en la pantalla del banco.
Ahí es donde la conciliación da su fruto: un cobro conciliado con un movimiento de esa cuenta se escribe bajo esa cuenta, y los demás recaen en el papel Banque (par défaut). Vea Banco y conciliación.
Exportar el diario
Abra Comptabilité, Export comptable (Contabilidad, Exportación contable), ajuste Du (Desde) y Au (Hasta), y pulse Exporter le journal (Exportar el diario). El periodo se le propone sobre el ejercicio en curso, el que abre en el mes elegido por su sociedad, lo que vale igualmente para quien cierra en un mes distinto de diciembre.
Obtendrá un fichero CSV, una línea por línea de asiento, en orden cronológico, con estas columnas:
journal, journal_libelle, date, piece, compte, compte_libelle, tiers, libelle, debit, credit, devise_de_tenue, devise_origine, montant_origine.
Contiene tres diarios: las ventas (VE), las compras (AC) y el banco (BQ).
Lo que sostiene la calidad del fichero
- Los asientos están cuadrados: el debe iguala al haber en cada uno. La exportación lo comprueba y se lo dice, en vez de entregar un fichero que el programa de su asesoría rechazaría;
- los importes van en la divisa de llevanza de la sociedad, con la divisa de origen y el importe de origen en columnas aparte cuando el documento se emitió en otra divisa;
- la conversión se hace por reparto entre los tramos de impuesto, y no tipo por tipo, de modo que la suma de las líneas cae exactamente sobre el total fijado en la emisión;
- los asientos se derivan de sus documentos en cada exportación: dicen siempre lo que dicen sus facturas, sin un segundo libro que mantener de acuerdo con el primero;
- la referencia del documento, la denominación de la cuenta y el nombre del tercero viajan con cada línea, lo bastante para remontar el origen de un asiento sin volver a preguntárselo a usted.
Este fichero es el diario que su asesoría retoma para llevar sus libros y producir sus estados, bajo su propia responsabilidad.