Cobros y avisos de vencimiento
El grupo Encaissement (Cobros) del menú reúne lo que hace entrar el dinero: los cobros que usted registra, los avisos de sus facturas vencidas y los medios de pago en línea.
Registrar un cobro
Abra Encaissement, Règlements (Cobros, Pagos) y después Saisir un règlement (Registrar un cobro):
- Client (cliente): el tercero que ha pagado;
- Montant reçu y Devise (importe recibido y moneda): lo que realmente ha llegado;
- Moyen (medio): Virement (transferencia), Espèces (efectivo), Mobile money (dinero móvil), Chèque (cheque), Carte bancaire (tarjeta) u Autre (otro);
- Reçu le (recibido el): la fecha del cobro;
- Référence y Notes (referencia y notas): su referencia, el número del resguardo o del extracto;
- Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (imputar de inmediato a las facturas pendientes, la más antigua primero): marque para imputar de una vez.
Un cobro existe antes de vincularse a una factura. Resulta útil cuando el dinero llega sin que se sepa todavía a qué corresponde: usted lo registra primero y lo imputa después.
Imputar un cobro a sus facturas
Desde la ficha del cobro, añada una imputación por cada factura saldada: Facture (factura) y después Montant à imputer (importe a imputar). Una misma transferencia puede así saldar tres facturas y dejar un anticipo.
Dos reglas rigen la imputación, y ambas le sirven:
- la imputación está limitada al saldo de la factura, de modo que una factura nunca baja de cero;
- el excedente sigue disponible en el cobro, visible, y se imputa más adelante a una próxima factura.
Dicho de otro modo, la suma de lo imputado y de lo que queda disponible es siempre igual al importe recibido.
La imputación automática atiende a las facturas pendientes del mismo tercero, la más antigua primero: es el uso comercial, y evita que un crédito antiguo pase a avisos mientras se saldan los recientes.
La diferencia de cambio
Cuando la factura y el cobro no están en la moneda de contabilidad de la sociedad, la factura lleva el tipo de su emisión y el cobro el del día en que llegó el dinero. La diferencia entre ambos se constata en el momento de la imputación, queda fijada, se expresa en la moneda de contabilidad y aparece en sus exportaciones para su asesor contable.
Reclamar sus facturas vencidas
Abra Encaissement, Relances (Cobros, Avisos de vencimiento). La pantalla reúne tres cosas: sus facturas vencidas, los avisos ya emitidos y el ajuste de la sociedad.
Configurar sus escalones
- Paliers, en jours après l'échéance (escalones, en días después del vencimiento): por ejemplo
7, 15, 30sitúa un aviso siete días después del vencimiento, un segundo el decimoquinto día y un tercero el trigésimo. Los valores se ordenan y se depuran; - Relancer automatiquement (reclamar automáticamente): el interruptor que pone en marcha el barrido.
Los escalones son suyos: cada sociedad fija los propios, según lo que practique con sus clientes.
El barrido
Con el ajuste en su sitio, el barrido pasa una vez al día, antes de la apertura de las oficinas, y registra cada aviso debido: la factura afectada, el escalón alcanzado y el saldo a reclamar. El botón Balayer maintenant (Barrer ahora) lanza el mismo paso cuando usted lo desea.
Tres propiedades útiles de conocer:
- un escalón se sitúa una sola vez por factura, aunque el barrido vuelva a pasar el mismo día;
- se sitúan todos los escalones alcanzados: una factura vencida desde hace cuarenta días ha pasado los escalones 7, 15 y 30, y los tres quedan registrados;
- una factura saldada mientras tanto no se reclama, y el saldo indicado en un aviso sigue siendo el del día en que se situó.
Cobrar en línea
El rango Propietario dispone de la pantalla Encaissement, Moyens de paiement (Cobros, Medios de pago), donde se configura el canal de cobro de la sociedad.
Configurar un canal
- Voie (vía): «Carte bancaire, page de paiement hébergée» (tarjeta, página de pago alojada) con sus propias claves, o «Système d'encaissement externe» (sistema de cobro externo) si ya cobra en otro sitio;
- Mode (modo): Essai (prueba), para comprobar la cadena de principio a fin, y después Production (producción);
- Clé secrète du prestataire y Secret de signature des rappels (clave secreta del proveedor y secreto de firma de las notificaciones): sus claves, copiadas desde su cuenta con su proveedor;
- Page de paiement externe y Système externe (página de pago externa y sistema externo): para la vía delegada;
- la casilla de alcance reserva este canal a la sociedad actual, lo que resulta útil cuando dos de sus sociedades cobran cada una en su propia cuenta.
La pantalla muestra después la adresse de rappel, à coller chez le prestataire (dirección de notificación, para pegar en su proveedor): es por ella por donde el pago vuelve al ERP.
Sus claves quedan selladas en cuanto se guardan, y la pantalla solo muestra sus cuatro últimos caracteres, lo justo para reconocer cuál está puesta. Sus pagos se realizan en su proveedor, con sus claves, y el dinero llega a su cuenta.
Emitir un enlace de pago
En Liens de paiement (Enlaces de pago), elija una factura pendiente y pulse Émettre un lien (Emitir un enlace). Obtiene una dirección para enviar a su cliente, que paga en línea sin tener que crear una cuenta.
El enlace lleva una sola factura, es válido treinta días y se revoca en cualquier momento.
Qué ocurre cuando su cliente paga
El pago vuelve por la dirección de notificación y el ERP registra el cobro por el importe realmente abonado, y después lo imputa a la factura dentro del límite de su saldo. Un anticipo deja por tanto la factura pendiente por la diferencia, y un pago mayor deja el excedente disponible para lo que venga.
La lista Rappels reçus (Notificaciones recibidas) conserva el rastro de cada evento y de su resultado, lo que le da en todo momento el historial de lo ocurrido.