Existencias
El grupo Stock (Existencias) del menú guarda lo que su sociedad tiene en almacén, entre lo que compra y lo que vende: un nivel por artículo, el diario de lo que se ha movido, un umbral que le avisa, y el inventario que devuelve el contador a lo que usted ha contado.
Las existencias pertenecen a la sociedad, y no a la cuenta. Dos sociedades de una misma cuenta que venden la misma referencia llevan por tanto cada una las suyas, bajo una sola ficha de artículo: la mercancía la ha pagado una entidad jurídica y figura en su balance.
El estado de las existencias
Abra Stock, État du stock (Existencias, Estado de las existencias). La pantalla enumera los productos de su catálogo, cada uno con su referencia, su denominación, su unidad, la cantidad en almacén y la fecha de su último movimiento.
Dos señales se leen de un vistazo:
- un artículo que ha bajado por debajo de su umbral aparece señalado, con el umbral junto a la cantidad;
- un artículo vendido antes de entrar muestra su cantidad en negativo, tal cual: la mercancía sale por la mañana y el albarán se registra por la tarde.
Las existencias siguen a los artículos cuya Nature (naturaleza) es Produit (producto). Un artículo de naturaleza Service (servicio) se factura sin mercancía que contar, de modo que su catálogo suele ser más largo que esta lista.
La ficha de un artículo
Pulse una línea para abrir su ficha. Encontrará la cantidad del momento, el umbral, el diario de movimientos y los tres gestos que mueven las existencias a mano.
El diario de movimientos
Cada línea lleva su fecha, su naturaleza, la variación, el nivel alcanzado tras ella, el documento que la origina si lo hay, y la persona que la ha registrado.
| Naturaleza | Quién la registra |
|---|---|
| Réception (Recepción) | usted, a la entrada de la mercancía |
| Sortie (Salida) | usted, por una rotura, una retirada o un envío |
| Inventaire (Inventario) | usted, al registrar lo que ha contado |
| Facturé (Facturado) | la emisión de una factura que lleva este artículo |
| Avoir (Abono) | el abono que recupera la mercancía |
Un movimiento se conserva tal como se registró. Un error de captura se corrige con un movimiento inverso, y ambos quedan legibles uno junto a otro: el nivel dice cuánto queda, el diario dice por qué.
Registrar una entrada o una salida
En el recuadro Entrée ou sortie (Entrada o salida): Nature (naturaleza), Quantité (cantidad) y Note (nota) para su propia referencia. La cantidad se registra siempre en positivo, y es la naturaleza la que da el sentido.
Hacer un inventario
En Compté en rayon (Contado en almacén), indique lo que ha contado realmente. La diferencia con el nivel registrado se escribe sola, como movimiento de naturaleza Inventaire: usted cuenta cajas, la resta se hace por usted, contra el valor del momento.
Ajustar el umbral de aviso
Prévenir sous (Avisar por debajo de) fija la cantidad a partir de la cual el artículo se señala en el estado de las existencias. Deje el campo vacío para dejar de recibir el aviso de este artículo.
Lo que ocurre cuando usted factura
La salida es automática y vive en la emisión: en el momento en que una factura toma su número, cada línea que lleva un artículo de naturaleza Produit saca la cantidad facturada de las existencias de la sociedad. El abono que recupera la mercancía la devuelve.
El nivel queda bloqueado durante el gesto, de modo que dos facturas emitidas a la vez sobre la misma referencia se esperan la una a la otra y ambas salidas quedan contadas.
Las existencias se leen por debajo de cero, lo que le permite facturar una mercancía cuyo albarán aún no se ha registrado. El artículo queda entonces señalado en el estado de las existencias, y la recepción lo devuelve a su sitio.