Presupuestos, facturas y abonos
Sus tres documentos de venta viven en el mismo sitio, en Ventes, Documents (Ventas, Documentos): el presupuesto, la factura y el abono. El menú le da el acceso directo a cada uno de los tres, y la pantalla le permite cruzar un tipo con un estado.
Preparar un documento
- abra Ventes, Documents y después Nouveau devis (Nuevo presupuesto) o Nouvelle facture (Nueva factura);
- complete la cabecera: Client (cliente), Devise du document (moneda del documento), Date du document (fecha del documento) y, si lo desea, Référence du client (referencia del cliente), Observations (observaciones) y Conditions de règlement (condiciones de pago);
- añada sus líneas: Article du catalogue (artículo del catálogo, opcional), Désignation (denominación), Détail (detalle), Unité (unidad), Quantité (cantidad), Prix unitaire HT (precio unitario sin impuestos), TVA (%) (IVA);
- cada línea se añade con Ajouter la ligne (Añadir la línea), y se retira mientras el documento sea un borrador.
Llamar a un artículo del catálogo recoge su denominación, su unidad, su precio en la moneda del documento y su IVA por defecto. Usted puede ajustar cada línea.
El borrador y después la emisión
Un documento nuevo es un Brouillon (borrador): se modifica y se elimina libremente, y todavía no lleva número. Cuando está listo, el botón Émettre (Emitir) lo fija.
En la emisión ocurren cinco cosas a la vez:
- se extrae el número de la serie de la sociedad, del tipo de documento y del ejercicio, con la forma
FAC-2026-00001; - el vencimiento se calcula a partir del plazo de pago del cliente y, en su defecto, del de la sociedad;
- se toma y se fija el tipo de cambio del día, cuando la moneda del documento difiere de la moneda de contabilidad;
- la identidad de facturación del cliente y sus menciones legales se copian tal como están ese día;
- los totales quedan cerrados.
La serie es continua: los números se suceden sin saltos, un borrador abandonado no consume ningún número, y el ejercicio lleva el año de su apertura (un ejercicio que va de octubre de 2026 a septiembre de 2027 es el ejercicio 2026).
Un documento emitido sigue siendo consultable, imprimible y exportable; se corrige mediante un abono, lo que deja legibles ambos documentos.
El IVA, línea a línea
El impuesto se calcula en cada línea y después se suma. Es lo que hace que la columna de la derecha de su factura, sumada a mano, coincida exactamente con el pie, y que el impuesto de un tramo de IVA sea la suma de los impuestos de sus líneas.
Los tipos se introducen en porcentaje, decimales incluidos, y se imprimen tal cual en el documento.
Transformar un presupuesto en factura
Desde la ficha del presupuesto, Transformer en facture (Transformar en factura) crea una factura nueva, a los precios del presupuesto, con sus líneas copiadas. El presupuesto conserva su número y su ejemplar, la factura toma el suyo, y el vínculo entre ambos queda escrito en los dos sentidos.
Establecer un abono
Desde la ficha de la factura, Établir un avoir (Establecer un abono) abre un abono en su propia serie:
- el abono total anula la factura;
- el abono parcial la deja emitida y reduce su saldo;
- los importes de un abono se escriben en positivo, como en papel: es su tipo el que indica que resta.
Imprimir y enviar
El botón PDF, en la ficha del documento, entrega el documento listo para enviar, en el idioma y con la plantilla de la sociedad que emite. Usted se lo envía a su cliente y puede añadirle un enlace de pago en línea: consulte Cobros y avisos de vencimiento.
Facturar en varias monedas
Cada documento lleva su moneda, y su sociedad lleva su contabilidad en la suya. El tipo tomado el día de la emisión queda unido al documento, de modo que el contravalor de una factura ya enviada no se mueve. La diferencia entre ese tipo y el del día en que llega el dinero se constata al imputar el cobro.
Exportar para su asesor contable
Desde sus pantallas de venta, el botón Exporter en CSV (Exportar a CSV) le entrega cuatro archivos en formato de hoja de cálculo: documentos, terceros, catálogo y cobros.
Los archivos se abren directamente en una hoja de cálculo, los importes salen exactos, sin separador de miles ni símbolo, con la moneda en una columna aparte y el tipo de cambio fijado en su forma exacta. Su asesor contable rehace el cálculo y obtiene el mismo número.