Skip to main content

Suoritukset ja muistutukset

Valikon ryhmä Encaissement (Suoritukset) kokoaa sen, mikä tuo rahaa sisään: kirjaamasi suoritukset, erääntyneiden laskujen muistutukset ja verkkomaksutavat.

Suorituksen kirjaaminen​

Avaa Encaissement, Règlements (Suoritukset, Maksut), sitten Saisir un règlement (Kirjaa suoritus):

  • Client (asiakas): kumppani, joka on maksanut;
  • Montant reçu ja Devise (saatu summa ja valuutta): se, mikä todella saapui;
  • Moyen (tapa): Virement (tilisiirto), Espèces (käteinen), Mobile money (mobiiliraha), Chèque (shekki), Carte bancaire (kortti) tai Autre (muu);
  • Reçu le (saatu pvm): suorituksen päivämäärä;
  • Référence ja Notes (viite ja muistiinpanot): oma tunnisteesi, tositteen tai tiliotteen numero;
  • Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (kohdista heti avoimille laskuille, vanhin ensin): rastita, niin kohdistus tapahtuu yhdellä kertaa.

Suoritus on olemassa ennen kuin se liitetään laskuun. Se auttaa, kun raha saapuu ennen kuin tiedetään, mihin se kuuluu: kirjaat sen ensin ja kohdistat myöhemmin.

Suorituksen kohdistaminen laskuille​

Suorituksen kortilta lisää yksi kohdistus kutakin kuitattavaa laskua kohti: Facture (lasku), sitten Montant à imputer (kohdistettava summa). Yksi tilisiirto voi näin kuitata kolme laskua ja jättää ennakon.

Kohdistusta ohjaa kaksi sääntöä, ja molemmat toimivat hyväksesi:

  • kohdistus on rajattu laskun saldoon, joten lasku ei koskaan mene nollan alle;
  • ylijäämä jää käytettäväksi suoritukselle, näkyviin, ja kohdistuu myöhemmin seuraavalle laskulle.

Toisin sanoen kohdistettu ja käytettävissä jäävä ovat yhteensä aina saatu summa.

Automaattinen kohdistus palvelee saman kumppanin avoimia laskuja, vanhin ensin: se on kauppatapa, ja se estää vanhaa saatavaa päätymästä muistutuksiin, kun uudemmat kuitataan.

Kurssiero​

Kun lasku ja suoritus eivät ole yhtiön kirjanpitovaluutassa, lasku kantaa lähetyshetkensä kurssin ja suoritus rahan saapumispäivän kurssin. Näiden ero todetaan kohdistuksessa, lukitaan, esitetään kirjanpitovaluutassa ja tulee esiin vienneissäsi kirjanpitäjälle.

Erääntyneiden laskujen muistuttaminen​

Avaa Encaissement, Relances (Suoritukset, Muistutukset). Näyttö kokoaa kolme asiaa: erääntyneet laskusi, jo tehdyt muistutukset ja yhtiön asetuksen.

Portaiden asettaminen​

  • Paliers, en jours après l'échéance (portaat, päivinä eräpäivän jälkeen): esimerkiksi 7, 15, 30 asettaa muistutuksen seitsemän päivää eräpäivän jälkeen, toisen viidentenätoista ja kolmannen kolmantenakymmenentenä päivänä. Arvot järjestetään ja kaksoiskappaleet poistetaan;
  • Relancer automatiquement (muistuta automaattisesti): kytkin, joka käynnistää läpikäynnin.

Portaat ovat sinun: jokainen yhtiö asettaa omansa sen mukaan, mitä se asiakkaidensa kanssa noudattaa.

Päivittäinen läpikäynti​

Kun asetus on paikallaan, läpikäynti kulkee kerran päivässä, ennen toimistojen avautumista, ja kirjaa jokaisen erääntyneen muistutuksen: kyseisen laskun, saavutetun portaan ja perittävän saldon. Painike Balayer maintenant (Käy läpi nyt) käynnistää saman läpikäynnin pyynnöstä.

Kolme hyödyllistä ominaisuutta:

  • porras asetetaan vain kerran laskua kohti, vaikka läpikäynti kulkisi uudelleen samana päivänä;
  • kaikki saavutetut portaat asetetaan: neljäkymmentä päivää erääntyneenä ollut lasku on ohittanut portaat 7, 15 ja 30, ja kaikki kolme kirjataan;
  • välillä kuitattua laskua ei muistuteta, ja muistutukseen merkitty saldo pysyy sen päivän saldona, jona se asetettiin.

Verkkomaksujen vastaanotto​

Omistaja-tasolla on näyttö Encaissement, Moyens de paiement (Suoritukset, Maksutavat), jolla asetetaan yhtiön maksukanava.

Kanavan asettaminen​

  • Voie (väylä): "Carte bancaire, page de paiement hébergée" (kortti, isännöity maksusivu) omilla avaimillasi, tai "Système d'encaissement externe" (ulkoinen maksujärjestelmä), jos otat maksuja jo vastaan muualla;
  • Mode (tila): Essai (testi), koko ketjun tarkistamiseen, sitten Production (tuotanto);
  • Clé secrète du prestataire ja Secret de signature des rappels (palveluntarjoajan salainen avain ja ilmoitusten allekirjoitussalaisuus): omat avaimesi, kopioituina tililtäsi palveluntarjoajalla;
  • Page de paiement externe ja Système externe (ulkoinen maksusivu ja ulkoinen järjestelmä): delegoitua väylää varten;
  • laajuuden valintaruutu varaa tämän kanavan nykyiselle yhtiölle, mikä auttaa, kun kaksi yhtiötäsi ottaa maksuja vastaan kumpikin omalle tililleen.

Näyttö näyttää tämän jälkeen adresse de rappel, à coller chez le prestataire (ilmoitusosoitteen, liitettäväksi palveluntarjoajalle): sitä kautta maksu palaa ERP:hen.

Avaimesi sinetöidään heti tallennettaessa, ja näyttö näyttää niistä vain neljä viimeistä merkkiä, sen verran että tunnistat, mikä on asetettu. Maksusi tapahtuvat palveluntarjoajallasi, sinun avaimillasi, ja raha saapuu sinun tilillesi.

Maksulinkin luominen​

Kohdassa Liens de paiement (Maksulinkit) valitse avoin lasku ja napsauta Émettre un lien (Luo linkki). Saat osoitteen välitettäväksi asiakkaallesi, joka maksaa verkossa ilman tilin luomista.

Linkki kantaa yhden ainoan laskun, on voimassa kolmekymmentä päivää ja on peruutettavissa milloin tahansa.

Mitä tapahtuu, kun asiakas maksaa​

Maksu palaa ilmoitusosoitteen kautta, ja ERP kirjaa suorituksen todella maksetun summan suuruisena ja kohdistaa sen laskulle sen saldon rajoissa. Ennakko jättää siis laskun avoimeksi erotuksen verran, ja suurempi maksu jättää ylijäämän käytettäväksi jatkoa varten.

Luettelo Rappels reçus (Saapuneet ilmoitukset) säilyttää jäljen jokaisesta tapahtumasta ja sen lopputuloksesta, joten sinulla on koska tahansa historia siitä, mitä on tapahtunut.