Achats et fournisseurs
Le groupe Achats tient l'autre moitié de vos livres : ce que votre société doit. Vous y saisissez les factures que vous recevez, vous constatez vos règlements sortants, et vous en sortez la TVA déductible pour votre expert-comptable.
Vos fournisseurs
Un fournisseur est un tiers, comme un client, avec la même fiche : Achats, Fournisseurs vous montre ceux dont la Nature est Fournisseur, et Nouveau fournisseur en crée un. Vous renseignez son adresse, son N° TVA, sa devise habituelle et son délai de paiement une seule fois, et la fiche sert ensuite à toutes ses factures.
Les deux populations restent nettes : le sélecteur d'un devis propose vos clients, celui d'une facture reçue propose vos fournisseurs.
Saisir une facture reçue
Ouvrez Achats, Factures reçues, puis Saisir une facture. L'en-tête se saisit avant les lignes, la facture de votre fournisseur sous les yeux :
- Fournisseur ;
- Numéro du fournisseur : le numéro imprimé sur sa facture, recopié tel quel ;
- Total TTC annoncé : le total imprimé au pied de sa facture ;
- Devise ;
- Date de la facture, Reçue le, Échéance ;
- Notre référence et Observations : vos repères internes.
Le total annoncé devient votre but : l'écran affiche en permanence ce qu'il reste à ventiler, et le bouton Enregistrer s'allume quand le compte tombe juste.
Ventiler la facture
Ajoutez ensuite vos lignes, dans Ventilation : Désignation, Montant HT, TVA (%) et Montant de TVA.
Deux façons d'aller vite :
- Ventiler tout le reste à un seul taux remplit d'un bouton une facture à taux unique, et le compte tombe exactement ;
- le montant de TVA vous est proposé depuis le taux, et vous gardez la main pour saisir celui du papier.
C'est le principe du module : la facture de votre fournisseur fait foi. Les montants se saisissent tels qu'ils sont imprimés, y compris quand son arrondi diffère du vôtre au centime près, si bien que la pièce enregistrée réclame exactement ce que votre fournisseur réclame, et se solde exactement.
La double saisie du total, elle, est le contrôle : elle attrape la ligne oubliée, les deux chiffres inversés et le taux choisi une ligne trop bas.
Le cycle d'une facture reçue
| État | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|
| Brouillon | corriger, compléter, supprimer ; elle ne pèse sur aucun solde |
| Enregistrée | la régler ; elle est inscrite au solde du fournisseur |
| Annulée | la conserver avec sa trace |
Pour annuler une facture déjà réglée, défaites d'abord son lettrage, puis utilisez Annuler la facture. L'argent sorti reste ainsi visible dans vos livres.
Le change à la date de la facture
Quand la facture est libellée dans une autre devise que la devise de tenue de la société, le taux relevé est celui de la date de la facture, et non celui du jour de la saisie. Une facture d'avril saisie en juin vaut donc, dans vos livres, ce qu'elle valait en avril.
L'écart de change se constate ensuite au lettrage, quand vous la réglez.
Régler un fournisseur
Ouvrez Achats, Règlements payés, puis Saisir un règlement :
- Fournisseur, Montant payé, Devise ;
- Moyen : Virement, Espèces, Mobile money, Chèque, Carte bancaire ou Autre ;
- Payé le, Référence, Notes ;
- Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord.
Le modèle est celui de l'encaissement, pris dans l'autre sens : un virement groupé solde plusieurs factures et laisse un acompte. L'imputation est plafonnée au solde de chaque facture, et le surplus reste disponible sur le règlement pour la prochaine.
Ce que vous saisissez ici est le constat du virement que vous avez fait avec votre banque : vos coordonnées bancaires et celles de vos fournisseurs restent chez vous.
Sortir la TVA déductible
C'est la raison d'être du module : vos exports d'achats sortent au format tableur, factures reçues et règlements, avec un tableau de TVA une ligne par taux, la forme sous laquelle une déclaration se remplit. Une facture à deux taux ressort donc en deux lignes, prête à reprendre, et votre expert-comptable comptabilise sans redécouper quoi que ce soit.