Règlements et relances

Le groupe Encaissement du menu réunit ce qui fait rentrer l'argent : les règlements que vous constatez, les relances de vos factures échues, et les moyens de paiement en ligne.

Saisir un règlement

Ouvrez Encaissement, Règlements, puis Saisir un règlement :

• Client : le tiers qui a payé ;
• Montant reçu et Devise : ce qui est réellement arrivé ;
• Moyen : Virement, Espèces, Mobile money, Chèque, Carte bancaire ou Autre ;
• Reçu le : la date de l'encaissement ;
• Référence et Notes : votre repère, le numéro du bordereau ou du relevé ;
• Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord : cochez pour lettrer d'un geste.

Un règlement existe avant d'être rattaché à une facture. C'est utile quand l'argent arrive sans que l'on sache encore à quoi il correspond : vous le constatez d'abord, vous l'imputez ensuite.

Imputer un règlement sur vos factures

Depuis la fiche du règlement, ajoutez une imputation par facture soldée : Facture, puis Montant à imputer. Un même virement peut ainsi solder trois factures et laisser un acompte.

Deux règles gouvernent le lettrage, et elles vous servent toutes les deux :

• l'imputation est plafonnée au solde de la facture, si bien qu'une facture ne descend jamais sous zéro ;
• le surplus reste disponible sur le règlement, visible, et s'impute plus tard sur une prochaine facture.

Autrement dit, la somme de ce qui est imputé et de ce qui reste disponible égale toujours le montant reçu.

Le lettrage automatique, lui, sert les factures dues du même tiers, la plus ancienne d'abord : c'est l'usage commercial, et cela évite qu'une vieille créance parte en relance pendant que les récentes se soldent.

L'écart de change

Quand la facture et le règlement ne sont pas dans la devise de tenue de la société, la facture porte le taux de son émission et le règlement celui du jour où l'argent est arrivé. L'écart entre les deux est constaté au moment du lettrage, figé, exprimé dans la devise de tenue, et il ressort dans vos exports pour votre expert-comptable.

Relancer vos factures échues

Ouvrez Encaissement, Relances. L'écran réunit trois choses : vos factures échues, les relances déjà émises, et le réglage de la société.

Régler vos paliers

• Paliers, en jours après l'échéance : par exemple 7, 15, 30 pose une relance sept jours après l'échéance, une deuxième au quinzième jour, une troisième au trentième. Les valeurs sont triées et dédoublonnées ;
• Relancer automatiquement : l'interrupteur qui met le balayage en route.

Les paliers sont les vôtres : chaque société pose les siens, selon ce qu'elle pratique avec ses clients.

Le balayage

Une fois le réglage en place, le balayage passe une fois par jour, avant l'ouverture des bureaux, et inscrit chaque relance due : la facture concernée, le rang du palier atteint et le solde à réclamer. Le bouton Balayer maintenant lance le même passage à la demande.

Trois propriétés utiles à connaître :

• un palier ne se pose qu'une fois par facture, même si le balayage repasse dans la journée ;
• tous les paliers atteints sont posés : une facture échue depuis quarante jours a franchi les paliers 7, 15 et 30, et les trois sont inscrits ;
• une facture réglée entre-temps n'est pas relancée, et le solde inscrit sur une relance reste celui du jour où elle a été posée.

Encaisser en ligne

Le rang Propriétaire dispose de l'écran Encaissement, Moyens de paiement, où se pose le rail d'encaissement de la société.

Poser un rail

• Voie : « Carte bancaire, page de paiement hébergée » avec vos propres clés, ou « Système d'encaissement externe » si vous encaissez déjà ailleurs ;
• Mode : Essai, pour vérifier la chaîne de bout en bout, puis Production ;
• Clé secrète du prestataire et Secret de signature des rappels : vos clés, que vous copiez depuis votre compte chez votre prestataire ;
• Page de paiement externe et Système externe : pour la voie déléguée ;
• la case de portée réserve ce rail à la société courante, ce qui est utile quand deux de vos sociétés encaissent chacune sur son propre compte.

L'écran affiche ensuite l'adresse de rappel à coller chez le prestataire : c'est par elle que le paiement revient dans l'ERP.

Vos clés sont scellées dès leur enregistrement, et l'écran n'en réaffiche que les quatre derniers caractères, de quoi reconnaître laquelle est posée. Vos paiements se font chez votre prestataire, avec vos clés, et l'argent arrive sur votre compte.

Émettre un lien de paiement

Dans Liens de paiement, choisissez une facture due et cliquez Émettre un lien. Vous obtenez une adresse à transmettre à votre client, qui règle en ligne sans avoir de compte à créer.

Le lien porte une seule facture, reste valable trente jours, et se révoque d'un geste à tout moment.

Ce qui se passe quand votre client paie

Le paiement revient par l'adresse de rappel, et l'ERP inscrit le règlement pour le montant réellement versé, puis l'impute sur la facture dans la limite de son solde. Un acompte laisse donc la facture due de la différence, et un versement plus élevé laisse le surplus disponible pour la suite.

La liste Rappels reçus garde la trace de chaque événement et de son issue, ce qui vous donne à tout moment l'historique de ce qui est arrivé.