Stock
Le groupe Stock du menu tient ce que votre société a en rayon, entre ce qu'elle achète et ce qu'elle vend : un niveau par article, le journal de ce qui a bougé, un seuil qui vous prévient, et l'inventaire qui remet le compteur sur ce que vous avez compté.
Le stock appartient à la société, et non au compte. Deux sociétés d'un même compte qui vendent la même référence tiennent donc chacune le sien, sous une seule fiche d'article : la marchandise a été payée par une entité légale et figure à son bilan.
L'état du stock
Ouvrez Stock, État du stock. L'écran liste les produits de votre catalogue, avec pour chacun sa référence, son libellé, son unité, la quantité en rayon et la date de son dernier mouvement.
Deux repères se lisent d'un coup d'œil :
- un article passé sous son seuil est signalé, le seuil affiché à côté de la quantité ;
- un article vendu avant d'être entré montre sa quantité négative, telle qu'elle est : la marchandise part le matin et le bon de réception est saisi le soir.
Le stock suit les articles dont la Nature est Produit. Un article de nature Service se facture sans marchandise à compter, si bien que votre catalogue est souvent plus long que cette liste.
La fiche d'un article
Cliquez une ligne pour ouvrir sa fiche. Vous y trouvez la quantité du moment, le seuil, le journal des mouvements et les trois gestes qui font bouger le stock à la main.
Le journal des mouvements
Chaque ligne porte sa date, sa nature, la variation, le niveau obtenu après elle, le document en cause s'il y en a un, et la personne qui l'a posée.
| Nature | Ce qui la pose |
|---|---|
| Réception | vous, à l'entrée de la marchandise |
| Sortie | vous, pour une casse, un prélèvement ou un envoi |
| Inventaire | vous, en saisissant ce que vous avez compté |
| Facturé | l'émission d'une facture qui porte cet article |
| Avoir | l'avoir qui reprend la marchandise |
Un mouvement se conserve tel qu'il a été posé. Une erreur de saisie se corrige par un mouvement inverse, et les deux restent lisibles côte à côte : le niveau dit combien il en reste, le journal dit pourquoi.
Poser une entrée ou une sortie
Dans l'encadré Entrée ou sortie : Nature, Quantité, et Note pour votre repère. La quantité se saisit toujours positive, et c'est la nature qui donne le sens.
Faire un inventaire
Saisissez dans Compté en rayon ce que vous avez effectivement compté. L'écart avec le niveau enregistré s'écrit tout seul, en un mouvement de nature Inventaire : vous comptez des cartons, la soustraction est faite pour vous, contre la valeur du moment.
Régler le seuil d'alerte
Prévenir sous pose la quantité à partir de laquelle l'article est signalé sur l'état du stock. Laissez le champ vide pour ne plus être prévenu sur cet article.
Ce qui se passe quand vous facturez
Le décrément est automatique et vit dans l'émission : au moment où une facture prend son numéro, chaque ligne portant un article de nature Produit sort la quantité facturée du stock de la société. L'avoir qui reprend la marchandise la remet.
Le niveau est verrouillé le temps du geste, si bien que deux factures émises en même temps sur la même référence s'attendent l'une l'autre et que les deux sorties sont comptées.
Le stock se lit sous zéro, ce qui vous laisse facturer une marchandise dont le bon de réception n'est pas encore saisi. L'article est alors signalé sur l'état du stock, et la réception le ramène à l'endroit.