Devis, factures et avoirs
Vos trois documents de vente vivent au même endroit, dans Ventes, Documents : le devis, la facture et l'avoir. Le menu vous donne le raccourci vers chacun des trois, et l'écran vous laisse croiser un type et un état.
Établir un document
- ouvrez Ventes, Documents, puis Nouveau devis ou Nouvelle facture ;
- renseignez l'en-tête : Client, Devise du document, Date du document, et si vous le souhaitez Référence du client, Observations et Conditions de règlement ;
- ajoutez vos lignes : Article du catalogue (facultatif), Désignation, Détail, Unité, Quantité, Prix unitaire HT, TVA (%) ;
- chaque ligne s'ajoute avec Ajouter la ligne, et se retire d'un geste tant que le document est au brouillon.
Appeler un article du catalogue reprend sa désignation, son unité, son prix dans la devise du document et sa TVA par défaut. Vous restez libre d'ajuster chaque ligne.
Le brouillon, puis l'émission
Un document neuf est un Brouillon : il se modifie et se supprime librement, et il ne porte pas encore de numéro. Quand il est prêt, le bouton Émettre le fige.
À l'émission, cinq choses arrivent d'un coup :
- le numéro est tiré dans la série de la société, du type et de l'exercice, sous la forme
FAC-2026-00001; - l'échéance se calcule depuis le délai de paiement du client, à défaut celui de la société ;
- le taux de change du jour est relevé et figé, quand la devise du document diffère de la devise de tenue ;
- l'identité de facturation du client et vos mentions légales sont recopiées telles qu'elles sont ce jour-là ;
- les totaux sont arrêtés.
La série est continue : les numéros se suivent sans trou, un brouillon abandonné ne consomme aucun rang, et l'exercice porte l'année de son ouverture (un exercice qui court d'octobre 2026 à septembre 2027 est l'exercice 2026).
Un document émis reste consultable, imprimable et exportable ; il se corrige par un avoir, ce qui laisse les deux pièces lisibles.
La TVA, ligne par ligne
La taxe se calcule sur chaque ligne, puis s'additionne. C'est ce qui fait que la colonne de droite de votre facture, additionnée à la main, retombe exactement sur le pied de page, et que le tableau de TVA d'un palier vaut la somme des taxes de ses lignes.
Les taux se saisissent en pourcentage, décimales comprises, et sont imprimés tels quels sur la pièce.
Transformer un devis en facture
Depuis la fiche du devis, Transformer en facture crée une facture neuve, aux prix du devis, avec ses lignes recopiées. Le devis garde son numéro et son exemplaire, la facture prend le sien, et le lien entre les deux est écrit dans les deux sens.
Établir un avoir
Depuis la fiche de la facture, Établir un avoir ouvre un avoir dans sa propre série :
- l'avoir total annule la facture ;
- l'avoir partiel la laisse émise et diminue son solde ;
- les montants d'un avoir s'écrivent positifs, comme sur le papier : c'est son type qui dit qu'il retire.
Imprimer et transmettre
Le bouton PDF, sur la fiche du document, rend la pièce prête à envoyer, dans la langue et sous le gabarit de la société qui émet. Vous l'adressez à votre client, et vous pouvez y joindre un lien de paiement en ligne : voir Règlements et relances.
Facturer en plusieurs devises
Chaque document porte sa devise, et votre société tient ses comptes dans la sienne. Le taux relevé le jour de l'émission reste attaché au document, si bien que la contre-valeur d'une facture déjà partie ne bouge plus. L'écart entre ce taux et celui du jour où l'argent arrive est constaté au moment du lettrage.
Exporter vers votre comptable
Depuis vos écrans de vente, le bouton Exporter en CSV vous rend quatre fichiers au format tableur : documents, tiers, catalogue et règlements.
Les fichiers s'ouvrent directement dans un tableur, les montants sortent exacts, sans séparateur de milliers ni symbole, avec la devise dans une colonne à part et le taux de change figé sous sa forme exacte. Votre expert-comptable refait le calcul et retombe sur le même nombre.