Votre compte et vos sociétés
Simafri ERP distingue deux choses, et cette distinction vous sert tous les jours :
- le compte est votre maison : votre abonnement, vos accès et vos réglages communs ;
- la société est l'entité légale qui émet les documents. Votre compte en porte autant que vous en avez.
Ce que porte chaque société
Chaque société garde ce qui lui appartient en propre, ce qui laisse deux entités d'un même groupe travailler côte à côte sans se mélanger :
| Ce que la société porte | Ce que cela vous donne |
|---|---|
| sa devise de tenue | des livres tenus dans la devise de son pays |
| sa juridiction | les mentions attendues par le pays de l'émetteur |
| ses mentions légales et son logo | son identité juridique et visuelle sur chaque pièce |
| ses séries de numérotation | une numérotation continue qui lui appartient |
| le mois d'ouverture de son exercice | des séries qui suivent votre exercice, et pas seulement l'année civile |
Ces éléments se règlent dans La société, Réglages, écran ouvert au rang Propriétaire. Voir Bien démarrer.
Changer de société
Le sélecteur en haut du menu de gauche liste les sociétés de votre compte, avec la devise de chacune. Vous choisissez celle sur laquelle vous travaillez, et tous les écrans suivent. L'entrée Changer de société ramène à la même liste.
Pour ouvrir une société de plus, adressez la demande à votre canal de support Simafri : elle est ajoutée à votre compte et apparaît dans votre sélecteur.
Partager vos tiers et votre catalogue
Le réglage de partage appartient au compte et se lit dans Réglages, dans l'encadré « Partage entre les sociétés du compte ». Deux choix, pris séparément pour les tiers et pour le catalogue :
- Commun à toutes les sociétés : un client saisi une fois sert à toutes vos sociétés ;
- Propre à chaque société : chaque société tient sa propre liste.
Ce réglage agit à la création d'un tiers ou d'un article. Pour le faire évoluer, ou pour redistribuer ce qui existe déjà, passez par votre support Simafri.
Les accès de votre équipe
Chaque personne dispose de son propre accès, avec son mot de passe, ce qui laisse le journal de votre compte dire qui a fait quoi. Un accès porte un rang et un périmètre de sociétés.
| Rang | Ce qu'il ouvre |
|---|---|
| Propriétaire | tout le compte : les accès, les Réglages de la société, les Moyens de paiement, les Comptes en banque et le Plan comptable |
| Gestionnaire | la gestion au quotidien : documents, tiers, catalogue, règlements, stock et rapprochement |
| Opérateur | l'exécution sur le périmètre qui lui est accordé |
Le périmètre d'un accès couvre soit toutes les sociétés du compte, y compris celles ouvertes plus tard, soit les seules sociétés nommées : c'est ainsi qu'un comptable qui ne tient qu'une de vos cinq sociétés ne voit que celle-là.
Votre nom et votre rang s'affichent en bas du menu de gauche, au-dessus de Mon accès et de Se déconnecter.
Ouvrir un accès
Le groupe Le compte, Accès du menu, ouvert au rang Propriétaire, liste les personnes qui tiennent les livres de votre compte. Ouvrir un accès demande quatre choses :
- Nom de la personne : celui qui s'affichera dans le journal, sous chacun de ses gestes ;
- Adresse électronique : c'est avec elle qu'elle se connectera ;
- Rang : Propriétaire, Gestionnaire ou Opérateur ;
- Périmètre : cochez les sociétés concernées, ou ne cochez rien pour ouvrir toutes les sociétés du compte, y compris celles qui seront créées plus tard.
Le mot de passe est tiré au sort et affiché une seule fois, sur l'écran suivant. Vous le transmettez à la personne, qui le change ensuite depuis Mon accès : le mot de passe de quelqu'un lui appartient, et personne ne le choisit à sa place.
Une adresse électronique vaut pour un seul compte client. Une personne qui intervient aussi chez un autre client de Simafri se connecte à chacun avec une adresse à elle.
Régler, suspendre, rétablir
La fiche d'une personne, ouverte depuis la liste, porte tout le reste :
- Rang et périmètre se modifient et s'enregistrent d'un geste ;
- Donner un nouveau mot de passe répond au mot de passe perdu : le nouveau s'affiche une seule fois, à transmettre, et les sessions ouvertes de cette personne se ferment ;
- Suspendre l'accès ferme la session en cours et referme la porte dès la prochaine connexion ;
- Rétablir rouvre l'accès et rend un mot de passe neuf, à transmettre lui aussi.
Deux règles gardent votre compte ouvert, et elles vous servent toutes les deux : le dernier propriétaire actif reste propriétaire et actif, et chacun est suspendu par quelqu'un d'autre que lui-même. Passer la main reste possible dès qu'un second propriétaire est en place.
Le premier accès de votre compte est ouvert par Simafri à la livraison. Si le dernier propriétaire perd son mot de passe, votre canal de support Simafri lui en rend un.
Mon accès
Sous votre nom, en bas du menu, Mon accès est ouvert à tous les rangs :
- Votre nom se corrige, tel qu'il s'affiche dans le journal sous chacun de vos gestes ;
- Votre mot de passe se change en donnant l'actuel, puis le nouveau deux fois. Comptez douze caractères au moins. Vos autres sessions se ferment alors.
C'est l'écran qui rend votre accès vraiment vôtre : celui que vous avez reçu à l'ouverture a été tiré au sort par la personne qui vous l'a ouvert.
Votre adresse électronique et votre rang se règlent, eux, depuis Le compte, Accès, par un propriétaire du compte.
Votre abonnement et vos factures Simafri
Votre abonnement à l'ERP se suit dans votre espace client my.simafri.com, rubrique Facturation : vos proformas en attente de paiement, vos factures et vos avoirs, chacun téléchargeable en PDF.
- Régler : ouvrez la proforma, puis Voir et payer. Le règlement se fait en ligne par carte bancaire, PayPal ou virement bancaire, selon les moyens disponibles dans votre pays ;
- Renouveler : la proforma de renouvellement est émise avant l'échéance et apparaît dans votre espace client ; il vous suffit de la régler ;
- Connaître le détail et le prix de votre offre : ils figurent sur votre devis et dans votre espace client, et votre support Simafri vous les confirme.
Pour toute question sur un paiement, une facture ou une échéance, passez par votre canal de support Simafri : votre demande reste rattachée à votre dossier.