Libérer de l'espace de stockage

Votre palier se libère par des gestes simples, et la place revient tout de suite. Voici où regarder d'abord, puis quoi faire, du plus rapide au plus profond. Pendant toute l'opération, votre courrier continue d'arriver et rien ne s'efface sans vous.

Voir ce qui pèse

La jauge du compte s'affiche dans le rail de la suite, et dans les propriétés du lecteur monté sur votre ordinateur. Elle additionne le courrier et ses pièces jointes, les fichiers de vos drives, vos agendas et vos carnets de contacts.

Les gigaoctets sont presque toujours du côté des fichiers :

Ce qui occupe le palier	Ordre de grandeur
Les fichiers de vos drives	jusqu'à 64 Mo par fichier
Les pièces jointes de votre courrier	quelques mégaoctets par message
Les agendas et les carnets de contacts	quelques centaines de kilo-octets en tout

Deux façons de retrouver les plus lourds :

• Trier vos fichiers par taille. Montez vos drives dans l'explorateur Windows ou le Finder (mode d'emploi), puis classez sur la colonne Taille : les gros documents remontent en tête, tous drives confondus.
• Retrouver les messages volumineux. La recherche d'une boîte balaie le nom des fichiers joints : cherchez .zip, .mp4 ou .psd pour rassembler d'un coup les messages qui en portent.

Vider les corbeilles

Ce qui attend à la corbeille occupe le palier jusqu'à sa suppression définitive : c'est souvent le premier gigaoctet à récupérer.

• Vos fichiers. Ouvrez la Corbeille du Drive, puis Supprimer définitivement sur ce que vous ne gardez pas : la place revient immédiatement. Sans geste de votre part, ce qui s'y trouve part au bout de trente jours.
• Votre courrier. La Corbeille et le dossier Spam de chaque boîte se vident tout seuls trente jours après qu'un fil y est arrivé. Pour récupérer la place le jour même, ouvrez la boîte dans votre logiciel de messagerie (réglages) et lancez Vider la corbeille : la suppression y est définitive et porte sur la conversation entière.

Trier les brouillons

Un brouillon garde ses pièces jointes tant qu'il existe, pour que vous le retrouviez complet sur un autre appareil. Une passe dans Brouillons, en commençant par les plus anciens, rend donc le poids des fichiers qui y étaient attachés.

Alléger les pièces jointes

Ce que vous envoyez reste dans vos Envoyés, pièces jointes comprises : un fichier échangé entre deux boîtes du compte y figure donc deux fois. Deux habitudes changent beaucoup de choses sur une année.

• Envoyer les gros fichiers par lien. Déposez le document sur votre drive, puis Partager fabrique une adresse à coller dans votre message. Le fichier n'existe qu'une fois dans votre palier, quel que soit le nombre de destinataires, il monte jusqu'à 64 Mo, et le lien porte une échéance de 1, 7, 30 ou 90 jours. Voir Vos fichiers.
• Confier une boîte plutôt que transférer. Une boîte comme contact@ se relève à plusieurs : le message y est conservé une seule fois pour toute l'équipe, et chacun garde son propre lu et non lu. Voir Votre courrier.

Sortir un historique et le garder chez vous

Les années anciennes se rangent très bien hors ligne, et le palier retrouve d'un coup ce qu'elles occupaient :

1. dans votre logiciel de messagerie, copiez les dossiers ou les années voulus vers un dossier local (Thunderbird : Dossiers locaux ; Outlook : un fichier de données) ;
2. ouvrez la copie hors connexion pour vérifier qu'elle est complète ;
3. supprimez ces messages de la boîte, puis videz la corbeille du logiciel.

Pour un volume important, imapsync fait le même trajet vers une autre boîte IMAP, dans un sens comme dans l'autre : la commande est sur Faire entrer une boîte, dernière section.

Ce qui ne prend pas de place

• Les adresses de votre équipe. Les utilisateurs sont illimités, et une adresse de plus ne se compte nulle part.
• Les autres noms d'une boîte. Un alias amène le courrier dans une boîte qui existe déjà, et il porte son propre nom sans avoir d'espace à lui.
• L'encodage des pièces jointes. Une pièce jointe compte pour sa taille réelle, celle que votre ordinateur affiche.

Quand vous voulez plus de place

Depuis my.simafri.com, rubrique Simafri Suite, un palier supérieur ou un bloc de 50 Go s'ajoute en quelques clics : une seule date de renouvellement, la fraction restante de l'année pour un ajout en cours de route, et la place ouverte tout de suite pour toutes vos boîtes. Voir Stockage et facturation.

Un coup de main

Écrivez à support@simafri.com en indiquant votre domaine : nous regardons avec vous ce qui occupe le palier et par quoi commencer.