Αγορές και προμηθευτές

Η ομάδα Achats (Αγορές) τηρεί το άλλο μισό των βιβλίων σας: αυτό που οφείλει η εταιρεία. Εδώ καταχωρίζετε τα τιμολόγια που λαμβάνετε, διαπιστώνετε τις εξερχόμενες πληρωμές σας και εξάγετε τον εκπιπτόμενο ΦΠΑ για τον λογιστή σας.

Οι προμηθευτές σας

Ο προμηθευτής είναι συναλλασσόμενος, όπως και ο πελάτης, με την ίδια καρτέλα: το Achats, Fournisseurs (Αγορές, Προμηθευτές) δείχνει εκείνους των οποίων η Nature (είδος) είναι Fournisseur, και το Nouveau fournisseur (Νέος προμηθευτής) δημιουργεί έναν. Τη διεύθυνση, το ΑΦΜ ΦΠΑ, το συνήθες νόμισμα και την προθεσμία πληρωμής τα συμπληρώνετε μία φορά, και η καρτέλα εξυπηρετεί έπειτα όλα τα τιμολόγιά του.

Οι δύο ομάδες παραμένουν χωριστές: ο επιλογέας μιας προσφοράς προτείνει τους πελάτες σας, εκείνος ενός ληφθέντος τιμολογίου τους προμηθευτές σας.

Καταχώριση ληφθέντος τιμολογίου

Ανοίξτε το Achats, Factures reçues (Αγορές, Ληφθέντα τιμολόγια) και στη συνέχεια Saisir une facture (Καταχώριση τιμολογίου). Η κεφαλίδα συμπληρώνεται πριν από τις γραμμές, με το τιμολόγιο του προμηθευτή μπροστά σας:

• Fournisseur (προμηθευτής),
• Numéro du fournisseur (αριθμός του προμηθευτή): ο αριθμός που είναι τυπωμένος στο τιμολόγιό του, αντιγραμμένος αυτούσιος,
• Total TTC annoncé (αναγραφόμενο σύνολο με ΦΠΑ): το σύνολο που είναι τυπωμένο στο κάτω μέρος του τιμολογίου του,
• Devise (νόμισμα),
• Date de la facture, Reçue le, Échéance (ημερομηνία τιμολογίου, ελήφθη στις, λήξη),
• Notre référence και Observations (ο κωδικός μας και παρατηρήσεις): οι εσωτερικοί σας κωδικοί.

Το αναγραφόμενο σύνολο γίνεται ο στόχος σας: η οθόνη δείχνει διαρκώς τι απομένει να αναλυθεί, και το κουμπί Enregistrer (Αποθήκευση) ανάβει όταν ο λογαριασμός βγαίνει.

Ανάλυση του τιμολογίου

Προσθέστε έπειτα τις γραμμές σας στο Ventilation (Ανάλυση): Désignation (περιγραφή), Montant HT (ποσό χωρίς ΦΠΑ), TVA (%) (ΦΠΑ) και Montant de TVA (ποσό ΦΠΑ).

Δύο τρόποι για να προχωρήσετε γρήγορα:

• το Ventiler tout le reste à un seul taux (Ανάλυση όλου του υπολοίπου σε έναν συντελεστή) συμπληρώνει με ένα κουμπί ένα τιμολόγιο ενιαίου συντελεστή, και ο λογαριασμός βγαίνει ακριβώς,
• το ποσό ΦΠΑ σας προτείνεται από τον συντελεστή, και διατηρείτε την ελευθερία να καταχωρίσετε εκείνο του χαρτιού.

Αυτή είναι η αρχή του υποσυστήματος: το τιμολόγιο του προμηθευτή σας υπερισχύει. Τα ποσά καταχωρίζονται όπως είναι τυπωμένα, μαζί με τον φόρο, ακόμη κι όταν η στρογγυλοποίησή του διαφέρει από τη δική σας κατά ένα λεπτό, ώστε το αποθηκευμένο παραστατικό να απαιτεί ακριβώς όσα απαιτεί ο προμηθευτής και να εξοφλείται ακριβώς.

Η διπλή καταχώριση του συνόλου είναι ο έλεγχος: πιάνει τη γραμμή που ξεχάστηκε, δύο ψηφία που μπερδεύτηκαν και τον συντελεστή που επιλέχθηκε μία γραμμή πιο κάτω.

Ο κύκλος ενός ληφθέντος τιμολογίου

Κατάσταση	Τι μπορείτε να κάνετε
Brouillon (πρόχειρο)	διόρθωση, συμπλήρωση, διαγραφή, δεν βαρύνει κανένα υπόλοιπο
Enregistrée (αποθηκευμένο)	πληρωμή, βρίσκεται στο υπόλοιπο του προμηθευτή
Annulée (ακυρωμένο)	διατήρηση με το ίχνος του

Για να ακυρώσετε ένα ήδη πληρωμένο τιμολόγιο, αναιρέστε πρώτα τον συμψηφισμό του και έπειτα χρησιμοποιήστε το Annuler la facture (Ακύρωση τιμολογίου). Τα χρήματα που βγήκαν παραμένουν έτσι ορατά στα βιβλία σας.

Η ισοτιμία της ημερομηνίας του τιμολογίου

Όταν το τιμολόγιο είναι σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα τήρησης βιβλίων της εταιρείας, λαμβάνεται η ισοτιμία της ημερομηνίας του τιμολογίου και όχι της ημέρας καταχώρισης. Ένα τιμολόγιο Απριλίου που καταχωρίζεται τον Ιούνιο αξίζει επομένως, στα βιβλία σας, όσο άξιζε τον Απρίλιο.

Η συναλλαγματική διαφορά διαπιστώνεται αργότερα, στον συμψηφισμό, όταν το πληρώνετε.

Πληρωμή προμηθευτή

Ανοίξτε το Achats, Règlements payés (Αγορές, Εξερχόμενες πληρωμές) και στη συνέχεια Saisir un règlement (Καταχώριση πληρωμής):

• Fournisseur, Montant payé, Devise (προμηθευτής, ποσό που πληρώθηκε, νόμισμα),
• Moyen (μέσο): Virement (έμβασμα), Espèces (μετρητά), Mobile money (κινητά χρήματα), Chèque (επιταγή), Carte bancaire (κάρτα) ή Autre (άλλο),
• Payé le, Référence, Notes (πληρώθηκε στις, κωδικός, σημειώσεις),
• Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (άμεσος συμψηφισμός με τα ανεξόφλητα τιμολόγια, το παλαιότερο πρώτο).

Το μοντέλο είναι εκείνο των εισπράξεων, ιδωμένο αντίστροφα: ένα ομαδικό έμβασμα εξοφλεί περισσότερα τιμολόγια και αφήνει προκαταβολή. Ο συμψηφισμός είναι περιορισμένος στο υπόλοιπο κάθε τιμολογίου, και το πλεόνασμα παραμένει διαθέσιμο στην πληρωμή για την επόμενη.

Αυτό που καταχωρίζετε εδώ είναι η διαπίστωση του εμβάσματος που κάνατε με την τράπεζά σας: τα τραπεζικά σας στοιχεία και εκείνα των προμηθευτών σας μένουν σε εσάς.

Εξαγωγή του εκπιπτόμενου ΦΠΑ

Αυτός είναι ο λόγος ύπαρξης του υποσυστήματος: οι εξαγωγές αγορών βγαίνουν σε μορφή υπολογιστικού φύλλου, ληφθέντα τιμολόγια και πληρωμές, με πίνακα ΦΠΑ με μία γραμμή ανά συντελεστή, τη μορφή με την οποία συμπληρώνεται μια δήλωση. Ένα τιμολόγιο με δύο συντελεστές βγαίνει έτσι σε δύο γραμμές, έτοιμο προς μεταφορά, και ο λογιστής σας το καταχωρίζει χωρίς να ξαναχωρίζει τίποτε.