Εισπράξεις και οχλήσεις

Η ομάδα Encaissement (Εισπράξεις) του μενού συγκεντρώνει ό,τι φέρνει χρήματα: τις εισπράξεις που καταχωρίζετε, τις οχλήσεις για τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγιά σας και τα διαδικτυακά μέσα πληρωμής.

Καταχώριση είσπραξης

Ανοίξτε το Encaissement, Règlements (Εισπράξεις, Πληρωμές) και στη συνέχεια Saisir un règlement (Καταχώριση είσπραξης):

• Client (πελάτης): ο συναλλασσόμενος που πλήρωσε,
• Montant reçu και Devise (ποσό που εισπράχθηκε και νόμισμα): αυτό που πραγματικά ήρθε,
• Moyen (μέσο): Virement (έμβασμα), Espèces (μετρητά), Mobile money (κινητά χρήματα), Chèque (επιταγή), Carte bancaire (κάρτα) ή Autre (άλλο),
• Reçu le (εισπράχθηκε στις): η ημερομηνία της είσπραξης,
• Référence και Notes (κωδικός και σημειώσεις): ο δικός σας κωδικός, ο αριθμός του παραστατικού ή του αντιγράφου κίνησης,
• Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (άμεσος συμψηφισμός με τα ανεξόφλητα τιμολόγια, το παλαιότερο πρώτο): επιλέξτε το για συμψηφισμό με μία κίνηση.

Μια είσπραξη υπάρχει πριν συνδεθεί με τιμολόγιο. Αυτό βοηθά όταν τα χρήματα φτάνουν πριν γίνει γνωστό σε τι αντιστοιχούν: πρώτα την καταχωρίζετε και τη συμψηφίζετε αργότερα.

Συμψηφισμός είσπραξης με τα τιμολόγια

Από την καρτέλα της είσπραξης, προσθέστε έναν συμψηφισμό για κάθε τιμολόγιο που εξοφλείται: Facture (τιμολόγιο) και έπειτα Montant à imputer (ποσό προς συμψηφισμό). Ένα έμβασμα μπορεί έτσι να εξοφλήσει τρία τιμολόγια και να αφήσει προκαταβολή.

Δύο κανόνες διέπουν τον συμψηφισμό, και οι δύο δουλεύουν για εσάς:

• ο συμψηφισμός είναι περιορισμένος στο υπόλοιπο του τιμολογίου, ώστε ένα τιμολόγιο να μην πέφτει ποτέ κάτω από το μηδέν,
• το πλεόνασμα παραμένει διαθέσιμο στην είσπραξη, ορατό, και συμψηφίζεται αργότερα με επόμενο τιμολόγιο.

Με άλλα λόγια, το συμψηφισμένο συν ό,τι μένει διαθέσιμο ισούται πάντα με το ποσό που εισπράχθηκε.

Ο αυτόματος συμψηφισμός εξυπηρετεί τα ανεξόφλητα τιμολόγια του ίδιου συναλλασσόμενου, το παλαιότερο πρώτο: αυτή είναι η εμπορική πρακτική και αποτρέπει μια παλιά απαίτηση να περάσει σε όχληση ενώ οι πρόσφατες εξοφλούνται.

Η συναλλαγματική διαφορά

Όταν το τιμολόγιο και η είσπραξη δεν είναι στο νόμισμα τήρησης βιβλίων της εταιρείας, το τιμολόγιο φέρει την ισοτιμία της έκδοσής του και η είσπραξη εκείνη της ημέρας που έφτασαν τα χρήματα. Η διαφορά μεταξύ τους διαπιστώνεται κατά τον συμψηφισμό, παγιώνεται, εκφράζεται στο νόμισμα τήρησης βιβλίων και εμφανίζεται στις εξαγωγές σας για τον λογιστή.

Όχληση για τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια

Ανοίξτε το Encaissement, Relances (Εισπράξεις, Οχλήσεις). Η οθόνη συγκεντρώνει τρία πράγματα: τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγιά σας, τις οχλήσεις που έχουν ήδη συνταχθεί και τη ρύθμιση της εταιρείας.

Ρύθμιση των βαθμίδων

• Paliers, en jours après l'échéance (βαθμίδες, σε ημέρες μετά τη λήξη): για παράδειγμα 7, 15, 30 τοποθετεί μια όχληση επτά ημέρες μετά τη λήξη, μια δεύτερη τη δέκατη πέμπτη ημέρα και μια τρίτη την τριακοστή. Οι τιμές ταξινομούνται και καθαρίζονται από διπλότυπα,
• Relancer automatiquement (αυτόματη όχληση): ο διακόπτης που θέτει σε λειτουργία τη σάρωση.

Οι βαθμίδες είναι δικές σας: κάθε εταιρεία θέτει τις δικές της, σύμφωνα με όσα εφαρμόζει στους πελάτες της.

Η καθημερινή σάρωση

Με τη ρύθμιση στη θέση της, η σάρωση περνά μία φορά την ημέρα, πριν ανοίξουν τα γραφεία, και καταγράφει κάθε οφειλόμενη όχληση: το σχετικό τιμολόγιο, τη βαθμίδα που συμπληρώθηκε και το υπόλοιπο προς απαίτηση. Το κουμπί Balayer maintenant (Σάρωση τώρα) εκτελεί την ίδια σάρωση κατόπιν αιτήματος.

Τρεις χρήσιμες ιδιότητες:

• μια βαθμίδα τοποθετείται μόνο μία φορά ανά τιμολόγιο, ακόμη κι αν η σάρωση περάσει ξανά την ίδια ημέρα,
• τοποθετούνται όλες οι βαθμίδες που συμπληρώθηκαν: ένα τιμολόγιο ληξιπρόθεσμο εδώ και σαράντα ημέρες έχει περάσει τις βαθμίδες 7, 15 και 30, και οι τρεις καταγράφονται,
• ένα τιμολόγιο που εξοφλήθηκε στο μεταξύ δεν οχλείται, και το υπόλοιπο που αναγράφεται σε μια όχληση παραμένει εκείνο της ημέρας που τοποθετήθηκε.

Είσπραξη μέσω διαδικτύου

Η βαθμίδα Ιδιοκτήτης διαθέτει την οθόνη Encaissement, Moyens de paiement (Εισπράξεις, Μέσα πληρωμής), όπου ρυθμίζεται το κανάλι είσπραξης της εταιρείας.

Ρύθμιση καναλιού

• Voie (οδός): «Carte bancaire, page de paiement hébergée» (κάρτα, φιλοξενούμενη σελίδα πληρωμής) με τα δικά σας κλειδιά, ή «Système d'encaissement externe» (εξωτερικό σύστημα είσπραξης) αν εισπράττετε ήδη αλλού,
• Mode (λειτουργία): Essai (δοκιμή), για να ελέγξετε την αλυσίδα από άκρη σε άκρη, και έπειτα Production (παραγωγή),
• Clé secrète du prestataire και Secret de signature des rappels (μυστικό κλειδί του παρόχου και μυστικό υπογραφής των ειδοποιήσεων): τα κλειδιά σας, αντιγραμμένα από τον λογαριασμό σας στον πάροχο,
• Page de paiement externe και Système externe (εξωτερική σελίδα πληρωμής και εξωτερικό σύστημα): για την ανατεθειμένη οδό,
• το πλαίσιο εμβέλειας δεσμεύει αυτό το κανάλι για την τρέχουσα εταιρεία, χρήσιμο όταν δύο από τις εταιρείες σας εισπράττουν καθεμία στον δικό της λογαριασμό.

Η οθόνη δείχνει στη συνέχεια τη adresse de rappel, à coller chez le prestataire (διεύθυνση ειδοποίησης, για επικόλληση στον πάροχο): από εκεί η πληρωμή επιστρέφει στο ERP.

Τα κλειδιά σας σφραγίζονται μόλις αποθηκευτούν, και η οθόνη δείχνει μόνο τους τέσσερις τελευταίους χαρακτήρες τους, όσο χρειάζεται για να αναγνωρίσετε ποιο είναι τοποθετημένο. Οι πληρωμές σας γίνονται στον πάροχό σας, με τα κλειδιά σας, και τα χρήματα φτάνουν στον λογαριασμό σας.

Έκδοση συνδέσμου πληρωμής

Στα Liens de paiement (Σύνδεσμοι πληρωμής), επιλέξτε ένα ανεξόφλητο τιμολόγιο και πατήστε Émettre un lien (Έκδοση συνδέσμου). Λαμβάνετε μια διεύθυνση για να διαβιβάσετε στον πελάτη σας, ο οποίος πληρώνει διαδικτυακά χωρίς να χρειάζεται λογαριασμό.

Ο σύνδεσμος φέρει ένα μόνο τιμολόγιο, ισχύει τριάντα ημέρες και ανακαλείται ανά πάσα στιγμή.

Τι συμβαίνει όταν ο πελάτης πληρώσει

Η πληρωμή επιστρέφει από τη διεύθυνση ειδοποίησης, και το ERP καταγράφει την είσπραξη για το ποσό που πράγματι καταβλήθηκε και έπειτα τη συμψηφίζει με το τιμολόγιο εντός του υπολοίπου του. Μια προκαταβολή αφήνει επομένως το τιμολόγιο ανεξόφλητο κατά τη διαφορά, ενώ μια μεγαλύτερη καταβολή αφήνει το πλεόνασμα διαθέσιμο για τη συνέχεια.

Ο κατάλογος Rappels reçus (Ειδοποιήσεις που ελήφθησαν) κρατά το ίχνος κάθε γεγονότος και της έκβασής του, ώστε να έχετε ανά πάσα στιγμή το ιστορικό όσων συνέβησαν.