Συχνές ερωτήσεις

Πού συνδέομαι;

Στο erp.simafri.com, με τη διεύθυνση email και τον κωδικό σας. Τη συνδρομή και τα τιμολόγια Simafri τα παρακολουθείτε στο my.simafri.com. Βλ. Ξεκινώντας.

Πώς διορθώνω ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί;

Εκδίδοντας από την καρτέλα του ένα πιστωτικό σημείωμα: πλήρες για να το ακυρώσετε, μερικό για να μειώσετε το υπόλοιπό του. Και τα δύο παραστατικά παραμένουν ευανάγνωστα το ένα δίπλα στο άλλο, ακριβώς όπως το περιμένει ένας έλεγχος. Βλ. Προσφορές, τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα.

Μπορώ να αλλάξω ένα έγγραφο πριν φύγει;

Ναι, όσο είναι Brouillon (πρόχειρο): τροποποιείται και διαγράφεται ελεύθερα και δεν φέρει ακόμη αριθμό. Το κουμπί Émettre (Έκδοση) το παγιώνει και του δίνει τον αριθμό του.

Πώς αριθμούνται τα τιμολόγιά μου;

Με συνεχή σειρά, ιδιαίτερη για την εταιρεία σας, το είδος εγγράφου και τη χρήση, με τη μορφή FAC-2026-00001. Οι αριθμοί διαδέχονται ο ένας τον άλλον χωρίς κενά, και ένα εγκαταλελειμμένο πρόχειρο δεν καταναλώνει κανέναν αριθμό.

Μπορώ να τιμολογώ σε περισσότερα νομίσματα;

Ναι. Κάθε έγγραφο φέρει το νόμισμά του, η ισοτιμία παγιώνεται την ημέρα της έκδοσης, και η εταιρεία σας τηρεί τα βιβλία της στο δικό της νόμισμα. Η συναλλαγματική διαφορά διαπιστώνεται στον συμψηφισμό και εμφανίζεται στις εξαγωγές σας.

Πώς στέλνω ένα τιμολόγιο στον πελάτη μου;

Το κουμπί PDF της καρτέλας δίνει το παραστατικό έτοιμο για αποστολή, στη γλώσσα και με το πρότυπο της εταιρείας σας. Για να πληρωθείτε διαδικτυακά, επισυνάψτε έναν σύνδεσμο πληρωμής που εκδίδεται από τα Μέσα πληρωμής. Βλ. Εισπράξεις και οχλήσεις.

Πώς εισπράττω με κάρτα;

Ρυθμίστε το κανάλι είσπραξης στο Encaissement, Moyens de paiement (Εισπράξεις, Μέσα πληρωμής) με τα δικά σας κλειδιά παρόχου και έπειτα εκδώστε σύνδεσμο πληρωμής για το ανεξόφλητο τιμολόγιο. Ο πελάτης πληρώνει διαδικτυακά, τα χρήματα φτάνουν στον λογαριασμό σας, και η είσπραξη καταγράφεται και συμψηφίζεται από μόνη της.

Ένας πελάτης έδωσε προκαταβολή, τι γίνεται;

Το ποσό που πράγματι καταβλήθηκε καταγράφεται, συμψηφίζεται εντός του υπολοίπου, και το τιμολόγιο παραμένει ανεξόφλητο κατά τη διαφορά. Αντίστροφα, μια μεγαλύτερη καταβολή αφήνει το πλεόνασμα διαθέσιμο στην είσπραξη για επόμενο τιμολόγιο.

Πώς οχλώ για τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγιά μου;

Ρυθμίστε τις βαθμίδες στο Encaissement, Relances (Εισπράξεις, Οχλήσεις), για παράδειγμα 7, 15, 30 ημέρες μετά τη λήξη, και ενεργοποιήστε το Relancer automatiquement. Η σάρωση καταγράφει κάθε μέρα τις οφειλόμενες οχλήσεις, με το τιμολόγιο, τη βαθμίδα και το υπόλοιπο προς απαίτηση. Το κουμπί Balayer maintenant (Σάρωση τώρα) την εκτελεί κατόπιν αιτήματος.

Ένα τιμολόγιο προμηθευτή δεν συμφωνεί στο λεπτό με τον υπολογισμό μου, τι κάνω;

Καταχωρίστε τα ποσά όπως είναι τυπωμένα στο τιμολόγιό του, μαζί με τον φόρο: το χαρτί του υπερισχύει. Το αποθηκευμένο παραστατικό απαιτεί τότε ακριβώς όσα απαιτεί εκείνος και εξοφλείται ακριβώς. Βλ. Αγορές και προμηθευτές.

Πώς δίνω πρόσβαση σε συνεργάτη;

Στη βαθμίδα Ιδιοκτήτης ανοίξτε Le compte, Accès (Ο λογαριασμός, Προσβάσεις) και έπειτα Ouvrir un accès (Άνοιγμα πρόσβασης): το όνομά του, την ηλεκτρονική του διεύθυνση, τη βαθμίδα (Propriétaire, Gestionnaire ή Opérateur) και τις εταιρείες της εμβέλειας. Ένας κωδικός κληρώνεται και εμφανίζεται μία φορά, προς παράδοση, και το πρόσωπο τον αλλάζει έπειτα από το Mon accès (Η πρόσβασή μου). Δείτε Ο λογαριασμός σας και οι εταιρείες σας.

Πώς αλλάζω τον κωδικό μου;

Κάτω από το όνομά σας, στο κάτω μέρος του αριστερού μενού, ανοίξτε Mon accès (Η πρόσβασή μου): δίνετε τον τρέχοντα κωδικό σας και έπειτα τον νέο δύο φορές, τουλάχιστον δώδεκα χαρακτήρες. Οι υπόλοιπες συνεδρίες σας κλείνουν τότε. Είναι η ενέργεια που κάνει την πρόσβασή σας πραγματικά δική σας, αφού τον κωδικό που λάβατε τον κλήρωσε κάποιος άλλος.

Κάποιος αποχωρεί από την επιχείρηση, πώς του κλείνω την πόρτα;

Από το Le compte, Accès ανοίξτε την καρτέλα του και χρησιμοποιήστε Suspendre l'accès (Αναστολή πρόσβασης): η τρέχουσα συνεδρία του κλείνει, και η πόρτα είναι κλειστή ήδη από την επόμενη σύνδεση. Το Rétablir (Αποκατάσταση) την ξανανοίγει αργότερα με φρέσκο κωδικό. Ο λογαριασμός σας κρατά πάντα έναν ενεργό ιδιοκτήτη, και τον καθένα τον αναστέλλει κάποιος άλλος και όχι ο ίδιος.

Ένας συνεργάτης έχασε τον κωδικό του, τι κάνω;

Ανοίξτε την καρτέλα του στο Le compte, Accès και έπειτα Donner un nouveau mot de passe (Δώσε νέο κωδικό): ο νέος εμφανίζεται μία φορά, προς παράδοση, και οι ανοιχτές συνεδρίες του κλείνουν. Για τον τελευταίο ιδιοκτήτη του λογαριασμού το αναλαμβάνει το κανάλι υποστήριξης Simafri.

Πώς παρακολουθώ το απόθεμά μου;

Ανοίξτε Stock, État du stock (Απόθεμα, Κατάσταση αποθέματος): τα προϊόντα του καταλόγου σας, η ποσότητά τους στο ράφι και η τελευταία κίνηση. Η καρτέλα ενός είδους φέρει το ημερολόγιο, τη χειροκίνητη εισαγωγή ή εξαγωγή, την απογραφή και το όριο Prévenir sous (Ειδοποίηση κάτω από). Κατά την έκδοση τιμολογίου, η τιμολογημένη ποσότητα βγαίνει μόνη της. Δείτε Απόθεμα.

Πώς ελέγχω ότι τα βιβλία μου λένε αυτό που καταχώρησε η τράπεζα;

Δηλώστε τον λογαριασμό στο Banque, Comptes en banque (Τράπεζα, Τραπεζικοί λογαριασμοί), φορτώστε το αντίγραφο κίνησής του σε μορφή CSV και έπειτα συμφωνήστε κάθε κίνηση με την αντίστοιχη πληρωμή στο Banque, Rapprochement (Τράπεζα, Συμφωνία). Η οθόνη σας προτείνει τις πληρωμές ίδιου ποσού με ακρίβεια επτά ημερών, και αποφασίζετε εσείς. Δείτε Τράπεζα και συμφωνία.

Μπορώ να φορτώσω δύο φορές το ίδιο αντίγραφο;

Ναι: μια ήδη φορτωμένη γραμμή αναγνωρίζεται και τίθεται στην άκρη, οπότε τίποτα δεν διπλασιάζεται. Το αρχείο εξάλλου διαβάζεται και ελέγχεται ολόκληρο πριν μπει έστω και μία γραμμή, και τα δύο υπόλοιπα της τράπεζας, όταν τα δίνετε, αποδεικνύουν ότι το αρχείο ήταν πλήρες.

Πώς βγάζω το λογιστικό μου ημερολόγιο;

Φορτώστε το λογιστικό σχέδιο του γραφείου σας στο Comptabilité, Plan et cartographie (Λογιστική, Σχέδιο και αντιστοίχιση), αντιστοιχίστε κάθε ρόλο στον λογαριασμό του και έπειτα, στο Comptabilité, Export comptable (Λογιστική, Λογιστική εξαγωγή), ρυθμίστε την περίοδο και πατήστε Exporter le journal (Εξαγωγή ημερολογίου). Λαμβάνετε ένα CSV σε ισοσκελισμένες εγγραφές, τρία ημερολόγια, στο νόμισμα τήρησης της εταιρείας. Δείτε Λογιστική εξαγωγή.

Πώς επισυνάπτω τη σάρωση ενός δικαιολογητικού σε τιμολόγιο;

Στην καρτέλα του παραστατικού ή του ληφθέντος τιμολογίου, το πλαίσιο Pièces jointes (Συνημμένα) δέχεται τα αρχεία σας: PDF, εικόνες, έγγραφα γραφείου και αρχεία κειμένου, καθένα έως 25 MiB. Το αρχείο μένει σε αυτό το παραστατικό και κατεβαίνει ξανά με ένα κλικ. Δείτε Συνημμένα και δικαιολογητικά.

Πώς προσθέτω εταιρεία στον λογαριασμό μου;

Απευθυνθείτε στο κανάλι υποστήριξης Simafri. Η εταιρεία προστίθεται στον λογαριασμό σας και εμφανίζεται στον επιλογέα στην κορυφή του μενού, με τις δικές της ρυθμίσεις, τα δικά της στοιχεία και τις δικές της σειρές αρίθμησης.

Πώς παραδίδω τις εγγραφές μου στον λογιστή μου;

Με το λογιστικό ημερολόγιο από το Comptabilité, Export comptable (Λογιστική, Λογιστική εξαγωγή), κάτω από τους αριθμούς του δικού του σχεδίου. Οι εξαγωγές σε μορφή υπολογιστικού φύλλου παραμένουν σε κάθε οθόνη λίστας (παραστατικά, συναλλασσόμενοι, κατάλογος, εισπράξεις, ληφθέντα τιμολόγια και πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν), με τον πίνακα ΦΠΑ μία γραμμή ανά συντελεστή. Τα ποσά βγαίνουν ακριβή, με το νόμισμα σε ξεχωριστή στήλη.

Πώς επικοινωνώ με τη Simafri;

Μέσω του καναλιού υποστήριξης Simafri. Κάθε επικοινωνία και κάθε αρχείο παραμένουν εκεί συνδεδεμένα με τον φάκελό σας, γεγονός που επιταχύνει την εξυπηρέτηση και αποτρέπει την απώλεια πληροφοριών.