Προσφορές, τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα
Τα τρία έγγραφα πωλήσεων βρίσκονται στο ίδιο σημείο, στο Ventes, Documents (Πωλήσεις, Έγγραφα): η προσφορά, το τιμολόγιο και το πιστωτικό σημείωμα. Το μενού σας δίνει συντόμευση σε καθένα από τα τρία, και η οθόνη σας επιτρέπει να συνδυάσετε είδος και κατάσταση.
Σύνταξη εγγράφου
- ανοίξτε το Ventes, Documents και στη συνέχεια Nouveau devis (Νέα προσφορά) ή Nouvelle facture (Νέο τιμολόγιο),
- συμπληρώστε την κεφαλίδα: Client (πελάτης), Devise du document (νόμισμα του εγγράφου), Date du document (ημερομηνία εγγράφου) και, αν θέλετε, Référence du client (κωδικός πελάτη), Observations (παρατηρήσεις) και Conditions de règlement (όροι πληρωμής),
- προσθέστε τις γραμμές σας: Article du catalogue (είδος καταλόγου, προαιρετικό), Désignation (περιγραφή), Détail (λεπτομέρεια), Unité (μονάδα), Quantité (ποσότητα), Prix unitaire HT (τιμή μονάδας χωρίς ΦΠΑ), TVA (%) (ΦΠΑ),
- κάθε γραμμή προστίθεται με το Ajouter la ligne (Προσθήκη γραμμής) και αφαιρείται όσο το έγγραφο είναι πρόχειρο.
Η κλήση ενός είδους καταλόγου παίρνει την περιγραφή, τη μονάδα, την τιμή στο νόμισμα του εγγράφου και τον προεπιλεγμένο ΦΠΑ. Κάθε γραμμή παραμένει προσαρμόσιμη.
Το πρόχειρο και μετά η έκδοση
Ένα νέο έγγραφο είναι Brouillon (πρόχειρο): τροποποιείται και διαγράφεται ελεύθερα και δεν φέρει ακόμη αριθμό. Όταν είναι έτοιμο, το κουμπί Émettre (Έκδοση) το παγιώνει.
Κατά την έκδοση συμβαίνουν πέντε πράγματα ταυτόχρονα:
- ο αριθμός αντλείται από τη σειρά της εταιρείας, του είδους εγγράφου και της χρήσης, με τη μορφή
FAC-2026-00001, - η λήξη υπολογίζεται από την προθεσμία πληρωμής του πελάτη και, ελλείψει αυτής, από εκείνη της εταιρείας,
- η ισοτιμία της ημέρας λαμβάνεται και παγιώνεται, όταν το νόμισμα του εγγράφου διαφέρει από το νόμισμα τήρησης βιβλίων,
- τα στοιχεία τιμολόγησης του πελάτη και τα νόμιμα στοιχεία σας αντιγράφονται όπως είναι εκείνη την ημέρα,
- τα σύνολα κλείνουν.
Η σειρά είναι συνεχής: οι αριθμοί διαδέχονται ο ένας τον άλλον χωρίς κενά, ένα εγκαταλελειμμένο πρόχειρο δεν καταναλώνει κανέναν αριθμό, και η χρήση φέρει το έτος έναρξής της (μια χρήση από τον Οκτώβριο του 2026 έως τον Σεπτέμβριο του 2027 είναι η χρήση 2026).
Ένα εκδοθέν έγγραφο παραμένει διαθέσιμο για ανάγνωση, εκτύπωση και εξαγωγή, ενώ διορθώνεται με πιστωτικό σημείωμα, ώστε και τα δύο παραστατικά να παραμένουν ευανάγνωστα.
Ο ΦΠΑ, γραμμή προς γραμμή
Ο φόρος υπολογίζεται σε κάθε γραμμή και έπειτα αθροίζεται. Έτσι η δεξιά στήλη του τιμολογίου σας, αθροισμένη στο χέρι, πέφτει ακριβώς στο σύνολο του υποσέλιδου, και ο φόρος ενός συντελεστή είναι το άθροισμα των φόρων των γραμμών του.
Οι συντελεστές καταχωρίζονται σε ποσοστό, με τα δεκαδικά τους, και τυπώνονται έτσι στο παραστατικό.
Μετατροπή προσφοράς σε τιμολόγιο
Από την καρτέλα της προσφοράς, το Transformer en facture (Μετατροπή σε τιμολόγιο) δημιουργεί ένα ολοκαίνουργιο τιμολόγιο, στις τιμές της προσφοράς, με αντιγραμμένες τις γραμμές. Η προσφορά κρατά τον αριθμό και το αντίτυπό της, το τιμολόγιο παίρνει τον δικό του, και ο δεσμός μεταξύ τους καταγράφεται και προς τις δύο κατευθύνσεις.
Έκδοση πιστωτικού σημειώματος
Από την καρτέλα του τιμολογίου, το Établir un avoir (Έκδοση πιστωτικού) ανοίγει πιστωτικό σημείωμα στη δική του σειρά:
- το πλήρες πιστωτικό ακυρώνει το τιμολόγιο,
- το μερικό το αφήνει εκδοθέν και μειώνει το υπόλοιπό του,
- τα ποσά ενός πιστωτικού γράφονται θετικά, όπως στο χαρτί: ότι αφαιρεί το λέει το είδος του.
Εκτύπωση και αποστολή
Το κουμπί PDF, στην καρτέλα του εγγράφου, δίνει το παραστατικό έτοιμο για αποστολή, στη γλώσσα και με το πρότυπο της εταιρείας που εκδίδει. Το στέλνετε στον πελάτη σας και μπορείτε να επισυνάψετε σύνδεσμο διαδικτυακής πληρωμής: βλ. Εισπράξεις και οχλήσεις.
Τιμολόγηση σε περισσότερα νομίσματα
Κάθε έγγραφο φέρει το δικό του νόμισμα, και η εταιρεία σας τηρεί τα βιβλία της στο δικό της. Η ισοτιμία που λήφθηκε την ημέρα της έκδοσης παραμένει στο έγγραφο, ώστε η αντίστοιχη αξία ενός ήδη απεσταλμένου τιμολογίου να μην μεταβάλλεται. Η διαφορά ανάμεσα σε αυτήν την ισοτιμία και εκείνη της ημέρας που φτάνουν τα χρήματα διαπιστώνεται κατά τον συμψηφισμό της είσπραξης.
Εξαγωγή για τον λογιστή σας
Από τις οθόνες πωλήσεων, το κουμπί Exporter en CSV (Εξαγωγή σε CSV) σας δίνει τέσσερα αρχεία σε μορφή υπολογιστικού φύλλου: έγγραφα, συναλλασσόμενοι, κατάλογος και εισπράξεις.
Τα αρχεία ανοίγουν απευθείας σε υπολογιστικό φύλλο, τα ποσά βγαίνουν ακριβή, χωρίς διαχωριστικό χιλιάδων και χωρίς σύμβολο, με το νόμισμα σε ξεχωριστή στήλη και την παγιωμένη ισοτιμία στην ακριβή της μορφή. Ο λογιστής σας ξανακάνει τον υπολογισμό και καταλήγει στον ίδιο αριθμό.