Beszerzés és szállítók
Az Achats (Beszerzés) csoport a könyvei másik felét viszi: azt, amivel a társaság tartozik. Itt rögzíti a beérkező számlákat, állapítja meg a kimenő kifizetéseket és nyeri ki a levonható áfát a könyvelője számára.
Az Ön szállítói
A szállító éppúgy partner, mint az ügyfél, ugyanazzal a törzsadatlappal: az Achats, Fournisseurs (Beszerzés, Szállítók) azokat mutatja, akiknek a Nature (jelleg) mezője Fournisseur, a Nouveau fournisseur (Új szállító) pedig újat hoz létre. A címet, az adószámot, a szokásos pénznemet és a fizetési határidőt egyszer tölti ki, és a törzsadatlap ezután minden számlájához szolgál.
A két kör elkülönül: egy árajánlat választója az ügyfeleit kínálja, egy bejövő számláé a szállítóit.
Bejövő számla rögzítése
Nyissa meg az Achats, Factures reçues (Beszerzés, Bejövő számlák) menüpontot, majd a Saisir une facture (Számla rögzítése) gombot. A fejlécet a sorok előtt tölti ki, a szállító számlájával maga előtt:
- Fournisseur (szállító);
- Numéro du fournisseur (a szállító száma): a számláján nyomtatott szám, szó szerint átmásolva;
- Total TTC annoncé (feltüntetett bruttó végösszeg): a számlája alján nyomtatott végösszeg;
- Devise (pénznem);
- Date de la facture, Reçue le, Échéance (a számla kelte, beérkezés dátuma, esedékesség);
- Notre référence és Observations (saját hivatkozásunk és megjegyzések): az Ön belső jelölései.
A feltüntetett végösszeg lesz a célja: a képernyő folyamatosan mutatja, mennyi van még felosztásra, és az Enregistrer (Mentés) gomb akkor gyullad ki, amikor a számítás kijön.
A számla felosztása
Ezután adja hozzá a sorokat a Ventilation (Felosztás) résznél: Désignation (megnevezés), Montant HT (nettó összeg), TVA (%) (áfa) és Montant de TVA (áfaösszeg).
Két mód a gyors haladásra:
- a Ventiler tout le reste à un seul taux (A teljes maradék felosztása egyetlen kulcsra) egyetlen gombbal kitölti az egykulcsos számlát, és a számítás pontosan kijön;
- az áfaösszeget a kulcsból felkínálja a rendszer, Ön pedig szabadon beírhatja a papíron szereplőt.
Ez a modul alapelve: a szállítója számlája az irányadó. Az összegeket úgy rögzíti, ahogyan nyomtatva vannak, adóval együtt, akkor is, ha az ő kerekítése egy fillérrel eltér az Önétől, így a mentett bizonylat pontosan azt követeli, amit a szállító követel, és pontosan kiegyenlíthető.
A végösszeg kettős rögzítése az ellenőrzés: elkapja az elfelejtett sort, a két felcserélt számjegyet és az egy sorral lejjebb választott kulcsot.
A bejövő számla életútja
| Állapot | Mit tehet |
|---|---|
| Brouillon (piszkozat) | javítás, kiegészítés, törlés; semmilyen egyenleget nem terhel |
| Enregistrée (mentve) | kifizetés; szerepel a szállító egyenlegében |
| Annulée (érvénytelenítve) | megőrzés a nyomával együtt |
Már kifizetett számla érvénytelenítéséhez előbb bontsa fel a párosítását, majd használja az Annuler la facture (Számla érvénytelenítése) gombot. A kiment pénz így látható marad a könyveiben.
Az árfolyam a számla keltének napján
Ha a számla a társaság könyvvezetési pénznemétől eltérő pénznemben szól, a számla keltének árfolyama érvényes, nem a rögzítés napjáé. Egy áprilisi számla, amelyet júniusban rögzítenek, a könyveiben tehát annyit ér, amennyit áprilisban ért.
Az árfolyam-különbözet később, a párosításkor kerül megállapításra, amikor kifizeti.
Szállító kifizetése
Nyissa meg az Achats, Règlements payés (Beszerzés, Kimenő kifizetések) menüpontot, majd a Saisir un règlement (Kifizetés rögzítése) gombot:
- Fournisseur, Montant payé, Devise (szállító, kifizetett összeg, pénznem);
- Moyen (mód): Virement (átutalás), Espèces (készpénz), Mobile money (mobilpénz), Chèque (csekk), Carte bancaire (kártya) vagy Autre (egyéb);
- Payé le, Référence, Notes (kifizetés dátuma, hivatkozás, jegyzetek);
- Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (azonnali párosítás a nyitott számlákkal, a legrégebbivel kezdve).
A modell a befizetéseké, fordított irányban: egy csoportos átutalás több számlát egyenlít ki, és előleget hagy. A párosítás minden számla egyenlegére korlátozott, a többlet pedig elérhető marad a kifizetésen a következőhöz.
Amit itt rögzít, az a bankjával végrehajtott átutalás megállapítása: az Ön és a szállítói bankszámlaadatai Önnél maradnak.
A levonható áfa kinyerése
Ez a modul létének értelme: a beszerzési exportok táblázatkezelő formátumban jönnek ki, bejövő számlák és kifizetések, kulcsonként egy soros áfatáblázattal, abban a formában, ahogyan a bevallást kitöltik. Egy kétkulcsos számla így két sorban jelenik meg, átvételre készen, és a könyvelője úgy könyveli, hogy semmit nem kell újra felosztania.