Könyvelési export
A Comptabilité (Könyvelés) csoport az, ami a programból a könyvelője felé indul: egy időszak naplója, kiegyenlített tételekben, az Ön számlatükrének számai alatt. Az időszak értékesítései, beszerzései és banki tételei az Ön bizonylataiból származnak.
A beállítás egyszer történik, két lépésben, az export pedig ezután minden hónap végén egy kattintás dolga.
A számlatükör betöltése
Nyissa meg a Comptabilité, Plan et cartographie (Könyvelés, Számlatükör és megfeleltetés) képernyőt, amely a Tulajdonos rangnak nyílik meg. A számlatükör a könyvelőjéé, változtatás nélkül betöltve: egy CSV fájl két oszloppal, a számla száma, majd a megnevezése, a fejléc nem kötelező.
Minden országnak megvan a maga számlatükre és minden irodának a maga szokása, így a számok Öntől jönnek és sehonnan máshonnan. Ugyanannak a fájlnak az újbóli betöltése frissíti a megnevezéseket és hozzáadja az új számlákat; semmit nem veszünk el, mert az új fájlból hiányzó számla a helyén marad, hiszen már exportált tételeket hordozhat.
A számlák megfeleltetése
A megfeleltetés mondja meg, hogy a számlatükör melyik számlája melyik szerepet játssza. Ez az a darab, amely összeköti azt, amit a program tud («ez egy értékesítés»), azzal, ahogyan a könyvelője lekönyveli.
Az exporthoz hat szerepet várunk:
| Szerep | Mit hordoz |
|---|---|
| Clients (Vevők) | amivel ügyfelei tartoznak Önnek |
| Fournisseurs (Szállítók) | amivel Ön tartozik szállítóinak |
| Ventes (Árbevétel) | a kiállított számlák bevétele |
| Achats et charges (Beszerzések és ráfordítások) | a bejövő számlák költsége |
| TVA collectée (Fizetendő áfa) | az értékesítések adója |
| TVA déductible (Levonható áfa) | a beszerzések adója |
További négy a szokásai szerint állítható be: Caisse (Pénztár), Banque (par défaut) (Bank, alapértelmezett), Gains de change (Árfolyamnyereség) és Pertes de change (Árfolyamveszteség).
Az Associer un rôle à un compte (Szerep hozzárendelése számlához) mezőben válassza ki a szerepet, a számlát, és ha kívánja, egy kulcsot. A kulcs nem kötelező: üresen hagyva a sor a teljes szerepet fedi; kitöltve csak arra a kulcsra érvényes, az export pedig a többinél visszaesik a kulcs nélküli sorra. Bázispontban adjuk meg, 2000 húsz százalékot jelent. Így egy iroda, amely kulcsonként vezet árbevételszámlát, pontosan a maga bontását kapja.
A képernyő bármikor megmondja, mi hiányzik még, az export előtt, és nem háromezer bizonylat után.
Bankszámláinak száma
Ugyanennek a képernyőnek az alsó része felsorolja bankszámláit, mindegyiket a maga számával a számlatükörben. A hozzárendelést itt döntjük el, a könyvelőjével, és nem a bank képernyőjén.
Itt térül meg az egyeztetés: az e számla egy tételével egyeztetett kifizetés e számla alatt íródik be, a többi pedig a Banque (par défaut) szerepre esik. Lásd Bank és egyeztetés.
A napló exportálása
Nyissa meg a Comptabilité, Export comptable (Könyvelés, Könyvelési export) menüpontot, állítsa be a Du (Ettől) és Au (Eddig) mezőket, majd kattintson az Exporter le journal (Napló exportálása) gombra. Az időszakot a folyó üzleti évre ajánljuk fel, arra, amely a társasága által választott hónapban nyílik, ami éppúgy érvényes azokra, akik nem decemberben zárnak.
Egy CSV fájlt kap, tételsoronként egy sorral, időrendben, ezekkel az oszlopokkal:
journal, journal_libelle, date, piece, compte, compte_libelle, tiers, libelle, debit, credit, devise_de_tenue, devise_origine, montant_origine.
Három napló van benne: az értékesítés (VE), a beszerzés (AC) és a bank (BQ).
Mi tartja a fájl minőségét
- A tételek kiegyenlítettek: a tartozik egyenlő a követellel mindegyiknél. Az export ezt ellenőrzi és megmondja Önnek, ahelyett hogy olyan fájlt adna át, amelyet a könyvelője programja elutasítana;
- az összegek a társaság könyvvezetési pénznemében vannak, az eredeti pénznemmel és az eredeti összeggel külön oszlopokban, ha a bizonylatot más pénznemben állították ki;
- az átváltás felosztással történik az adókulcsok szerinti sávokra, és nem kulcsonként, így a sorok összege pontosan a kiállításkor rögzített végösszegre esik vissza;
- a tételek minden exportnál a bizonylataiból származnak: mindig azt mondják, amit a számlái mondanak, második könyv nélkül, amelyet az elsővel kellene összhangban tartani;
- a bizonylat hivatkozása, a számla megnevezése és a partner neve minden sorral együtt utazik, ami elég egy tétel eredetének visszakereséséhez anélkül, hogy Önt kellene újra megkérdezni.
Ez a fájl az a napló, amelyet könyvelője átvesz, hogy vezesse könyveit és elkészítse kimutatásait, a saját felelősségére.