Befizetések és emlékeztetők

A menü Encaissement (Befizetések) csoportja gyűjti össze azt, ami pénzt hoz: az Ön által rögzített befizetéseket, a lejárt számlák emlékeztetőit és az online fizetési módokat.

Befizetés rögzítése

Nyissa meg az Encaissement, Règlements (Befizetések, Kiegyenlítések) menüpontot, majd a Saisir un règlement (Befizetés rögzítése) gombot:

• Client (ügyfél): a partner, aki fizetett;
• Montant reçu és Devise (kapott összeg és pénznem): ami valóban megérkezett;
• Moyen (mód): Virement (átutalás), Espèces (készpénz), Mobile money (mobilpénz), Chèque (csekk), Carte bancaire (kártya) vagy Autre (egyéb);
• Reçu le (beérkezés dátuma): a befizetés napja;
• Référence és Notes (hivatkozás és jegyzetek): az Ön jelölése, a bizonylat vagy a számlakivonat száma;
• Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (azonnali párosítás a nyitott számlákkal, a legrégebbivel kezdve): pipálja be az egy lépésben történő párosításhoz.

A befizetés azelőtt létezik, hogy számlához kapcsolnák. Ez akkor segít, amikor a pénz azelőtt érkezik, hogy tudni lehetne, mire vonatkozik: előbb rögzíti, később párosítja.

Befizetés párosítása a számlákkal

A befizetés lapján adjon hozzá egy párosítást minden kiegyenlített számlához: Facture (számla), majd Montant à imputer (párosítandó összeg). Egyetlen átutalás így három számlát is kiegyenlíthet, és előleget hagyhat.

Két szabály irányítja a párosítást, és mindkettő Önért dolgozik:

• a párosítás a számla egyenlegére korlátozott, így a számla soha nem megy nulla alá;
• a többlet elérhető marad a befizetésen, láthatóan, és később egy következő számlára párosul.

Más szóval a párosított rész és a szabadon maradó rész együtt mindig a kapott összeget adja.

Az automatikus párosítás ugyanazon partner nyitott számláit szolgálja ki, a legrégebbivel kezdve: ez a kereskedelmi szokás, és megakadályozza, hogy egy régi követelés emlékeztetőbe kerüljön, miközben az újabbak kiegyenlítődnek.

Az árfolyam-különbözet

Amikor a számla és a befizetés nem a társaság könyvvezetési pénznemében van, a számla a kiállításának árfolyamát viseli, a befizetés pedig a pénz beérkezésének napi árfolyamát. A kettő különbsége a párosításkor kerül megállapításra, rögzül, a könyvvezetési pénznemben fejeződik ki, és megjelenik a könyvelőnek szánt exportokban.

Lejárt számlák megsürgetése

Nyissa meg az Encaissement, Relances (Befizetések, Emlékeztetők) menüpontot. A képernyő három dolgot gyűjt össze: a lejárt számláit, a már elkészült emlékeztetőket és a társaság beállítását.

A fokozatok beállítása

• Paliers, en jours après l'échéance (fokozatok, az esedékesség utáni napokban): például a 7, 15, 30 az esedékesség után hét nappal helyez el egy emlékeztetőt, a másodikat a tizenötödik, a harmadikat a harmincadik napon. Az értékek rendeződnek, az ismétlődések kiesnek;
• Relancer automatiquement (automatikus emlékeztetés): a kapcsoló, amely elindítja az átvizsgálást.

A fokozatok az Önéi: minden társaság a sajátjait állítja be aszerint, ahogyan az ügyfeleivel bánik.

A napi átvizsgálás

Ha a beállítás a helyén van, az átvizsgálás naponta egyszer fut le, az irodák nyitása előtt, és rögzíti minden esedékes emlékeztetőt: az érintett számlát, az elért fokozatot és a követelendő egyenleget. A Balayer maintenant (Átvizsgálás most) gomb ugyanezt igény szerint indítja.

Három hasznos tulajdonság:

• egy fokozat számlánként csak egyszer kerül elhelyezésre, még akkor is, ha az átvizsgálás aznap újra lefut;
• minden elért fokozat elhelyezésre kerül: egy negyven napja lejárt számla átlépte a 7., a 15. és a 30. fokozatot, és mindhárom rögzül;
• a közben kiegyenlített számlát nem sürgeti meg, és az emlékeztetőn szereplő egyenleg annak a napnak az egyenlege marad, amelyen elhelyezték.

Online fizetés fogadása

A Tulajdonos szint rendelkezik az Encaissement, Moyens de paiement (Befizetések, Fizetési módok) képernyővel, ahol a társaság fizetési csatornája beállítható.

Csatorna beállítása

• Voie (útvonal): „Carte bancaire, page de paiement hébergée" (kártya, üzemeltetett fizetési oldal) a saját kulcsaival, vagy „Système d'encaissement externe" (külső fizetési rendszer), ha máshol már fogad fizetéseket;
• Mode (mód): Essai (teszt), a teljes lánc ellenőrzéséhez, majd Production (éles);
• Clé secrète du prestataire és Secret de signature des rappels (a szolgáltató titkos kulcsa és az értesítések aláírási titka): az Ön kulcsai, a szolgáltatónál vezetett fiókjából másolva;
• Page de paiement externe és Système externe (külső fizetési oldal és külső rendszer): az átadott útvonalhoz;
• a hatókör jelölőnégyzete az aktuális társaság számára tartja fenn ezt a csatornát, ami akkor segít, amikor két társasága mindegyike a saját számlájára fogad fizetést.

A képernyő ezután megmutatja az adresse de rappel, à coller chez le prestataire (értesítési cím, a szolgáltatónál beillesztendő) adatot: ezen keresztül tér vissza a fizetés az ERP-be.

Kulcsai mentéskor lezárásra kerülnek, és a képernyő csak az utolsó négy karakterüket mutatja, épp annyit, hogy felismerje, melyik van beállítva. Fizetései a szolgáltatójánál, az Ön kulcsaival zajlanak, és a pénz az Ön számlájára érkezik.

Fizetési hivatkozás kiállítása

A Liens de paiement (Fizetési hivatkozások) résznél válasszon egy nyitott számlát, és kattintson az Émettre un lien (Hivatkozás kiállítása) gombra. Kap egy címet, amelyet továbbít az ügyfelének, aki online fizet anélkül, hogy fiókot kellene létrehoznia.

A hivatkozás egyetlen számlát visz, harminc napig érvényes, és bármikor visszavonható.

Mi történik, amikor az ügyfél fizet

A fizetés az értesítési címen tér vissza, és az ERP a ténylegesen kifizetett összeggel rögzíti a befizetést, majd az egyenlege erejéig párosítja a számlával. Az előleg tehát a különbözet erejéig nyitva hagyja a számlát, a nagyobb befizetés pedig a többletet a folytatásra hagyja elérhetően.

A Rappels reçus (Beérkezett értesítések) lista minden esemény és annak kimenetele nyomát megőrzi, így bármikor a rendelkezésére áll a történtek előzménye.