Banca e riconciliazione

Il gruppo Banque (Banca) mette a confronto due cose: ciò che la vostra banca ha passato e ciò che la vostra società ha registrato. La riconciliazione è il gesto che le collega, ed è ciò che rende i vostri libri verificabili.

Tre scarti vivono senza essere visti finché non è avvenuta, e nessuno cambia la dimensione di un totale: un incasso annotato due volte, un assegno mai presentato, un bonifico mai arrivato. Riconciliare li fa emergere lo stesso giorno.

Dichiarare un conto bancario

Aprite Banque, Comptes en banque (Banca, Conti bancari), schermata aperta al rango Proprietario, poi Nouveau compte (Nuovo conto):

• Nom du compte (Nome del conto): quello con cui lo riconoscete, per esempio Compte courant o Livret EUR;
• Banque (Banca): l'istituto che lo tiene;
• IBAN ou numéro de compte (IBAN o numero di conto): facoltativo, serve a ritrovare il conto su un estratto cartaceo;
• Devise du compte (Valuta del conto): quella in cui la banca lo tiene, e nella quale arriveranno i suoi estratti.

Un conto si ritira dall'elenco quando è chiuso, e si riprende poi se lo riaprite. I suoi estratti e i suoi movimenti restano leggibili in entrambi i casi.

Caricare un estratto conto

Da Banque, Rapprochement (Banca, Riconciliazione) o dalla scheda di un conto, Verser un relevé (Caricare un estratto) apre il modulo di importazione. L'estratto si carica in formato CSV, così come lo esporta la vostra banca, con i nomi delle colonne sulla prima riga.

Dire come leggere il file

Metà del modulo descrive l'alfabeto della vostra banca, perché due scritture si leggono perfettamente a schermo pur designando due cose diverse:

• Comment la banque écrit ses dates (Come la banca scrive le date): 31/12/2026 (giorno, mese, anno), 12/31/2026 (mese, giorno, anno), 2026-12-31 (anno, mese, giorno), 31.12.2026 (giorno, mese, anno) o 31/12/26 (anno a due cifre). È questa scelta a decidere il mese, dato che 01/02/2026 è il 1° febbraio qui e il 2 gennaio altrove;
• Séparateur des décimales (Separatore decimale): la virgola (1 234,56) o il punto (1,234.56). L'altro segno viene allora letto come separatore delle migliaia.

Il separatore delle colonne, invece, viene riconosciuto da solo.

Nominare le colonne

• Colonne des dates (Colonna delle date) e Colonne des libellés (Colonna delle causali): i nomi esatti riportati sulla prima riga del vostro file;
• Colonne des références (Colonna dei riferimenti): facoltativa e molto utile, perché un riferimento aiuta a ritrovare l'incasso o il pagamento corrispondente;
• Les montants (Gli importi): una sola colonna, negativa per gli addebiti, oppure due colonne, dare e avere. A seconda della scelta, compilate Colonne des montants (Colonna degli importi), oppure Colonne des débits (Colonna dei dare) e Colonne des crédits (Colonna degli avere).

I due saldi, e ciò che provano

Solde avant ces mouvements (Saldo prima di questi movimenti) e Solde après ces mouvements (Saldo dopo questi movimenti) sono facoltativi, e sono loro a permettere di rifiutare un file troncato: la somma dei movimenti deve collegare esattamente i due, altrimenti l'estratto viene rifiutato. È il controllo che intercetta un export tagliato da una paginazione, un filtro di date rimasto sullo schermo della banca, o una colonna dei dare letta come avere.

Indicateli insieme, perché l'uno senza l'altro non prova nulla. Il saldo iniziale vi viene proposto dall'ultimo estratto verificato del conto. Un estratto caricato senza i suoi saldi entra normalmente, e la scheda del conto indica che non è stato verificato.

Il file viene letto e controllato per intero prima che entri una sola riga, e una riga già caricata viene riconosciuta e messa da parte: caricare due volte lo stesso estratto non raddoppia nulla.

Riconciliare i movimenti

Aprite Banque, Rapprochement (Banca, Riconciliazione). I movimenti in attesa sono presentati dal più vecchio al più recente, perché un movimento rimasto solo a lungo è quello che ha più da dire.

Sotto ogni movimento, la schermata propone gli incassi e i pagamenti che potrebbe designare:

• di stesso importo e stessa valuta;
• a sette giorni di distanza dalla data valuta;
• nel verso giusto: un avere incontra solo un incasso, un dare solo un pagamento effettuato;
• e non già riconciliati con un altro movimento.

Scegliete voi, e voi soltanto. Due clienti che pagano 1.200 EUR lo stesso giorno sono il caso ordinario, e siete voi a sapere chi è chi. Un incasso o un pagamento si riconcilia una sola volta.

I tre stati di un movimento

La scheda di un conto ordina i movimenti in tre schede, ciascuna con il suo conteggio:

Stato	Che cosa significa
À rapprocher (Da riconciliare)	il movimento attende l'incasso o il pagamento corrispondente
Rapproché (Riconciliato)	è collegato a un incasso o a un pagamento, con il nome della controparte accanto
Écarté (Messo da parte)	è stato trattato fuori dallo storno, con la ragione che avete scritto

Écarter (Mettere da parte) chiede una ragione, ed è ciò che permette a un elenco di svuotarsi: spese di tenuta conto o interessi passivi non hanno alcuna fattura di fronte. Sei mesi dopo, la ragione dice ancora perché la riga è stata trattata. Reprendre (Riprendere) riporta un movimento messo da parte nel lavoro da fare, e Défaire (Disfare) scollega un movimento riconciliato.

Quando gli importi non tornano al centesimo

Una riconciliazione non esige l'uguaglianza al centesimo: una banca preleva le sue spese sul bonifico, e il vostro cliente riceve 997 per un pagamento di 1.000. Lo scarto viene mostrato sulla scheda del conto, accanto al movimento, e i vostri libri conservano le due cifre così come sono. Quando il movimento e l'incasso sono in due valute, i due importi sono mostrati fianco a fianco.

Che cosa vi porta poi la riconciliazione

Un incasso non dice, da solo, attraverso quale banca è arrivato: solo la riconciliazione lo sa. Una volta riconciliato, si scrive nel vostro giornale contabile sotto il vero conto bancario. Vedi Esportazione contabile.