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Incassi e solleciti

Il gruppo Encaissement (Incassi) del menu raccoglie quello che fa entrare il denaro: gli incassi che registrate, i solleciti delle fatture scadute e i mezzi di pagamento online.

Registrare un incasso​

Aprite Encaissement, Règlements (Incassi, Pagamenti), poi Saisir un règlement (Registra un incasso):

  • Client (cliente): il soggetto che ha pagato;
  • Montant reçu e Devise (importo ricevuto e valuta): quello che è realmente arrivato;
  • Moyen (mezzo): Virement (bonifico), Espèces (contanti), Mobile money (denaro mobile), Chèque (assegno), Carte bancaire (carta) o Autre (altro);
  • Reçu le (ricevuto il): la data dell'incasso;
  • Référence e Notes (riferimento e note): il Suo riferimento, il numero della distinta o dell'estratto conto;
  • Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (imputa subito sulle fatture aperte, la più vecchia per prima): spuntate per imputare in un solo gesto.

Un incasso esiste prima di essere collegato a una fattura. Serve quando il denaro arriva senza che si sappia ancora a che cosa corrisponde: lo registrate prima e lo imputate dopo.

Imputare un incasso alle fatture​

Dalla scheda dell'incasso, aggiungete un'imputazione per ogni fattura saldata: Facture (fattura), poi Montant à imputer (importo da imputare). Uno stesso bonifico può così saldare tre fatture e lasciare un acconto.

Due regole governano l'imputazione, ed entrambe lavorano per Voi:

  • l'imputazione è limitata al saldo della fattura, così una fattura non scende mai sotto zero;
  • l'eccedenza resta disponibile sull'incasso, visibile, e si imputa più tardi su una fattura successiva.

In altre parole, quello che è imputato più quello che resta disponibile è sempre uguale all'importo ricevuto.

L'imputazione automatica serve le fatture aperte dello stesso soggetto, la più vecchia per prima: è l'uso commerciale, ed evita che un credito vecchio finisca in sollecito mentre i recenti si saldano.

La differenza di cambio​

Quando fattura e incasso non sono nella valuta di tenuta della società, la fattura porta il tasso della sua emissione e l'incasso quello del giorno in cui il denaro è arrivato. La differenza fra i due è constatata al momento dell'imputazione, fissata, espressa nella valuta di tenuta, e compare nelle esportazioni per il commercialista.

Sollecitare le fatture scadute​

Aprite Encaissement, Relances (Incassi, Solleciti). La schermata raccoglie tre cose: le fatture scadute, i solleciti già emessi e l'impostazione della società.

Impostare i livelli​

  • Paliers, en jours après l'échéance (livelli, in giorni dopo la scadenza): per esempio 7, 15, 30 mette un sollecito sette giorni dopo la scadenza, un secondo al quindicesimo giorno, un terzo al trentesimo. I valori sono ordinati e ripuliti dai doppioni;
  • Relancer automatiquement (sollecita automaticamente): l'interruttore che avvia la scansione.

I livelli sono i Vostri: ogni società mette i propri, secondo quello che pratica con i suoi clienti.

La scansione​

Con l'impostazione a posto, la scansione passa una volta al giorno, prima dell'apertura degli uffici, e registra ogni sollecito dovuto: la fattura interessata, il livello raggiunto e il saldo da reclamare. Il pulsante Balayer maintenant (Esegui la scansione) lancia lo stesso passaggio quando volete.

Tre proprietà utili da conoscere:

  • un livello si mette una sola volta per fattura, anche se la scansione ripassa lo stesso giorno;
  • tutti i livelli raggiunti sono messi: una fattura scaduta da quaranta giorni ha superato i livelli 7, 15 e 30, e tutti e tre sono registrati;
  • una fattura saldata nel frattempo non è sollecitata, e il saldo scritto su un sollecito resta quello del giorno in cui è stato messo.

Incassare online​

Il rango Titolare dispone della schermata Encaissement, Moyens de paiement (Incassi, Mezzi di pagamento), dove si imposta il canale di incasso della società.

Impostare un canale​

  • Voie (via): «Carte bancaire, page de paiement hébergée» (carta, pagina di pagamento ospitata) con le Vostre chiavi, oppure «Système d'encaissement externe» (sistema di incasso esterno) se incassate già altrove;
  • Mode (modalità): Essai (prova), per verificare la catena da un capo all'altro, poi Production (produzione);
  • Clé secrète du prestataire e Secret de signature des rappels (chiave segreta del prestatore e segreto di firma delle notifiche): le Vostre chiavi, copiate dal Vostro conto presso il prestatore;
  • Page de paiement externe e Système externe (pagina di pagamento esterna e sistema esterno): per la via delegata;
  • la casella di ambito riserva il canale alla società corrente, utile quando due delle Vostre società incassano ciascuna sul proprio conto.

La schermata mostra poi l'adresse de rappel, à coller chez le prestataire (indirizzo di notifica, da incollare presso il prestatore): è da lì che il pagamento torna nell'ERP.

Le chiavi sono sigillate appena salvate, e la schermata ne mostra solo gli ultimi quattro caratteri, quanto basta a riconoscere quella in uso. I pagamenti avvengono presso il Vostro prestatore, con le Vostre chiavi, e il denaro arriva sul Vostro conto.

In Liens de paiement (Link di pagamento), scegliete una fattura aperta e cliccate Émettre un lien (Emetti un link). Ottenete un indirizzo da trasmettere al cliente, che paga online senza dover creare un account.

Il link porta una sola fattura, resta valido trenta giorni e si revoca in qualsiasi momento.

Che cosa succede quando il cliente paga​

Il pagamento torna dall'indirizzo di notifica e l'ERP registra l'incasso per l'importo realmente versato, poi lo imputa alla fattura entro il limite del suo saldo. Un acconto lascia quindi la fattura aperta per la differenza, e un versamento più alto lascia l'eccedenza disponibile per il seguito.

L'elenco Rappels reçus (Notifiche ricevute) conserva la traccia di ogni evento e del suo esito, e Vi dà in ogni momento la cronologia di quanto è accaduto.