Preventivi, fatture e note di credito
I tre documenti di vendita vivono nello stesso posto, in Ventes, Documents (Vendite, Documenti): il preventivo, la fattura e la nota di credito. Il menu Vi dà la scorciatoia a ciascuno dei tre, e la schermata Vi lascia incrociare un tipo con uno stato.
Preparare un documento
- aprite Ventes, Documents, poi Nouveau devis (Nuovo preventivo) o Nouvelle facture (Nuova fattura);
- compilate la testata: Client (cliente), Devise du document (valuta del documento), Date du document (data del documento) e, se lo desiderate, Référence du client (riferimento del cliente), Observations (osservazioni) e Conditions de règlement (condizioni di pagamento);
- aggiungete le righe: Article du catalogue (articolo del catalogo, facoltativo), Désignation (denominazione), Détail (dettaglio), Unité (unità), Quantité (quantità), Prix unitaire HT (prezzo unitario imponibile), TVA (%) (IVA);
- ogni riga si aggiunge con Ajouter la ligne (Aggiungi la riga) e si toglie finché il documento è una bozza.
Richiamare un articolo del catalogo ne riprende denominazione, unità, prezzo nella valuta del documento e IVA predefinita. Ogni riga resta adattabile.
La bozza, poi l'emissione
Un documento nuovo è un Brouillon (bozza): si modifica e si elimina liberamente, e non porta ancora un numero. Quando è pronto, il pulsante Émettre (Emetti) lo fissa.
All'emissione accadono cinque cose insieme:
- il numero viene estratto dalla serie della società, del tipo di documento e dell'esercizio, nella forma
FAC-2026-00001; - la scadenza si calcola dal termine di pagamento del cliente, in mancanza da quello della società;
- il tasso di cambio del giorno viene rilevato e fissato, quando la valuta del documento differisce dalla valuta di tenuta;
- l'identità di fatturazione del cliente e le Sue diciture legali sono copiate come sono quel giorno;
- i totali sono chiusi.
La serie è continua: i numeri si susseguono senza salti, una bozza abbandonata non consuma alcun numero, e l'esercizio porta l'anno della sua apertura (un esercizio che va da ottobre 2026 a settembre 2027 è l'esercizio 2026).
Un documento emesso resta consultabile, stampabile ed esportabile; si corregge con una nota di credito, il che lascia leggibili entrambi i documenti.
L'IVA, riga per riga
L'imposta si calcola su ogni riga, poi si somma. È quello che fa sì che la colonna di destra della fattura, sommata a mano, cada esattamente sul piede, e che l'imposta di una fascia IVA sia la somma delle imposte delle sue righe.
Le aliquote si inseriscono in percentuale, decimali compresi, e sono stampate tali e quali sul documento.
Trasformare un preventivo in fattura
Dalla scheda del preventivo, Transformer en facture (Trasforma in fattura) crea una fattura nuova, ai prezzi del preventivo, con le righe copiate. Il preventivo conserva il suo numero e la sua copia, la fattura prende il proprio, e il legame fra i due è scritto nei due sensi.
Stabilire una nota di credito
Dalla scheda della fattura, Établir un avoir (Stabilisci una nota di credito) apre una nota nella propria serie:
- la nota totale annulla la fattura;
- la nota parziale la lascia emessa e ne riduce il saldo;
- gli importi di una nota di credito si scrivono positivi, come sulla carta: è il tipo a dire che toglie.
Stampare e trasmettere
Il pulsante PDF, sulla scheda del documento, restituisce il documento pronto da inviare, nella lingua e con il modello della società che emette. Lo inviate al cliente e potete aggiungere un link di pagamento online: vedi Incassi e solleciti.
Fatturare in più valute
Ogni documento porta la sua valuta, e la società tiene i conti nella propria. Il tasso rilevato il giorno dell'emissione resta legato al documento, così il controvalore di una fattura già partita non si muove. La differenza fra quel tasso e quello del giorno in cui arriva il denaro è constatata al momento dell'imputazione.
Esportare per il commercialista
Dalle schermate di vendita, il pulsante Exporter en CSV (Esporta in CSV) Vi restituisce quattro file in formato foglio di calcolo: documenti, soggetti, catalogo e incassi.
I file si aprono direttamente in un foglio di calcolo, gli importi escono esatti, senza separatore delle migliaia né simbolo, con la valuta in una colonna a parte e il tasso di cambio fissato nella sua forma esatta. Il Suo commercialista rifà il calcolo e ritrova lo stesso numero.