Inkoop en leveranciers
De groep Achats (Inkoop) voert de andere helft van uw boeken: wat de vennootschap verschuldigd is. Hier voert u de facturen in die u ontvangt, stelt u uw uitgaande betalingen vast en haalt u de aftrekbare btw eruit voor uw boekhouder.
Uw leveranciers
Een leverancier is een relatie, net als een klant, met dezelfde fiche: Achats, Fournisseurs (Inkoop, Leveranciers) toont degenen van wie de Nature (aard) Fournisseur is, en Nouveau fournisseur (Nieuwe leverancier) maakt er een aan. Het adres, het btw-nummer, de gebruikelijke valuta en de betaaltermijn vult u één keer in, en de fiche dient daarna voor al zijn facturen.
De twee groepen blijven gescheiden: de keuzelijst op een offerte biedt uw klanten, die op een ontvangen factuur uw leveranciers.
Een ontvangen factuur invoeren
Open Achats, Factures reçues (Inkoop, Ontvangen facturen) en daarna Saisir une facture (Een factuur invoeren). De hoofding wordt vóór de regels ingevuld, met de factuur van uw leverancier voor u:
- Fournisseur (leverancier);
- Numéro du fournisseur (nummer van de leverancier): het nummer dat op zijn factuur staat, letterlijk overgenomen;
- Total TTC annoncé (opgegeven totaal inclusief btw): het totaal dat onderaan zijn factuur is afgedrukt;
- Devise (valuta);
- Date de la facture, Reçue le, Échéance (factuurdatum, ontvangen op, vervaldag);
- Notre référence en Observations (onze referentie en opmerkingen): uw interne kenmerken.
Het opgegeven totaal wordt uw doel: het scherm toont voortdurend wat er nog uit te splitsen valt, en de knop Enregistrer (Opslaan) licht op wanneer de telling klopt.
De factuur uitsplitsen
Voeg daarna uw regels toe onder Ventilation (Uitsplitsing): Désignation (omschrijving), Montant HT (bedrag excl. btw), TVA (%) (btw) en Montant de TVA (btw-bedrag).
Twee manieren om vlot te werken:
- Ventiler tout le reste à un seul taux (De hele rest op één tarief uitsplitsen) vult met één knop een factuur met één tarief in, en de telling klopt exact;
- het btw-bedrag wordt u voorgesteld vanuit het tarief, en u houdt de hand om dat van het papier in te voeren.
Dat is het beginsel van de module: de factuur van uw leverancier telt. De bedragen worden ingevoerd zoals ze zijn afgedrukt, belasting inbegrepen, ook wanneer zijn afronding een cent van de uwe verschilt, zodat het opgeslagen stuk exact vordert wat uw leverancier vordert, en exact wordt aangezuiverd.
Het totaal twee keer invoeren is de controle: het vangt de vergeten regel, twee omgewisselde cijfers en het tarief dat een regel te laag is gekozen.
De cyclus van een ontvangen factuur
| Status | Wat u kunt doen |
|---|---|
| Brouillon (ontwerp) | corrigeren, aanvullen, verwijderen; weegt op geen enkel saldo |
| Enregistrée (opgeslagen) | betalen; zij staat in het saldo van de leverancier |
| Annulée (geannuleerd) | bewaren met haar spoor |
Om een reeds betaalde factuur te annuleren, maakt u eerst haar toewijzing ongedaan en gebruikt u daarna Annuler la facture (De factuur annuleren). Het uitgegane geld blijft zo zichtbaar in uw boeken.
De koers op de factuurdatum
Wanneer de factuur in een andere valuta staat dan de boekhoudvaluta van de vennootschap, wordt de koers van de factuurdatum genomen, niet die van de dag van invoer. Een aprilfactuur die in juni wordt ingevoerd, is in uw boeken dus waard wat zij in april waard was.
Het wisselkoersverschil wordt later bij de toewijzing vastgesteld, wanneer u haar betaalt.
Een leverancier betalen
Open Achats, Règlements payés (Inkoop, Uitgaande betalingen) en daarna Saisir un règlement (Een betaling registreren):
- Fournisseur, Montant payé, Devise (leverancier, betaald bedrag, valuta);
- Moyen (middel): Virement (overschrijving), Espèces (contant), Mobile money (mobiel geld), Chèque (cheque), Carte bancaire (kaart) of Autre (andere);
- Payé le, Référence, Notes (betaald op, referentie, notities);
- Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (meteen toewijzen aan de openstaande facturen, de oudste eerst).
Het model is dat van de ontvangsten, in de andere richting genomen: een gegroepeerde overschrijving zuivert meerdere facturen aan en laat een voorschot staan. De toewijzing is begrensd tot het saldo van elke factuur, en het overschot blijft beschikbaar op de betaling voor de volgende.
Wat u hier invoert, is de vaststelling van de overschrijving die u met uw bank heeft uitgevoerd: uw bankgegevens en die van uw leveranciers blijven bij u.
De aftrekbare btw eruit halen
Daarvoor bestaat de module: uw inkoopexports komen in spreadsheetformaat, ontvangen facturen en betalingen, met een btw-tabel van één regel per tarief, de vorm waarin een aangifte wordt ingevuld. Een factuur met twee tarieven komt er dus in twee regels uit, klaar om over te nemen, en uw boekhouder boekt haar zonder nog iets op te delen.