Bank en afletteren

De groep Banque (Bank) zet twee dingen tegenover elkaar: wat uw bank heeft verwerkt en wat uw vennootschap heeft ingevoerd. Het afletteren is de handeling die beide verbindt, en die uw boeken controleerbaar maakt.

Drie verschillen leven ongezien zolang dat niet gebeurd is, en geen ervan verandert de omvang van een totaal: een dubbel geboekte ontvangst, een nooit aangeboden cheque, een overschrijving die nooit is aangekomen. Afletteren brengt ze dezelfde dag aan het licht.

Een bankrekening aangeven

Open Banque, Comptes en banque (Bank, Bankrekeningen), een scherm dat openstaat voor de rang Eigenaar, en dan Nouveau compte (Nieuwe rekening):

• Nom du compte (Naam van de rekening): die waaronder u haar herkent, bijvoorbeeld Compte courant of Livret EUR;
• Banque (Bank): de instelling die haar aanhoudt;
• IBAN ou numéro de compte (IBAN of rekeningnummer): optioneel, en handig om de rekening op een papieren afschrift terug te vinden;
• Devise du compte (Valuta van de rekening): die waarin de bank haar aanhoudt, en waarin haar afschriften zullen binnenkomen.

Een rekening wordt uit de lijst gehaald zodra ze gesloten is, en later weer teruggenomen als u haar heropent. Haar afschriften en haar mutaties blijven in beide gevallen leesbaar.

Een afschrift inlezen

Vanuit Banque, Rapprochement (Bank, Afletteren) of vanaf de kaart van een rekening opent Verser un relevé (Een afschrift inlezen) het importformulier. Het afschrift wordt ingelezen als CSV, precies zoals uw bank het exporteert, met de kolomnamen op de eerste regel.

Zeggen hoe het bestand gelezen moet worden

De helft van het formulier beschrijft het alfabet van uw bank, want twee schrijfwijzen lezen perfect op het scherm en betekenen toch twee verschillende dingen:

• Comment la banque écrit ses dates (Hoe de bank haar datums schrijft): 31/12/2026 (dag, maand, jaar), 12/31/2026 (maand, dag, jaar), 2026-12-31 (jaar, maand, dag), 31.12.2026 (dag, maand, jaar) of 31/12/26 (jaartal in twee cijfers). Deze keuze bepaalt de maand, want 01/02/2026 is hier 1 februari en elders 2 januari;
• Séparateur des décimales (Decimaalteken): de komma (1 234,56) of de punt (1,234.56). Het andere teken wordt dan als duizendtalscheiding gelezen.

Het kolomscheidingsteken wordt daarentegen vanzelf herkend.

De kolommen benoemen

• Colonne des dates (Datumkolom) en Colonne des libellés (Omschrijvingskolom): de exacte namen op de eerste regel van uw bestand;
• Colonne des références (Referentiekolom): optioneel en zeer nuttig, want een referentie helpt de bijbehorende betaling terug te vinden;
• Les montants (De bedragen): één enkele kolom, negatief voor debiteringen, of twee kolommen, debet en credit. Vul naargelang uw keuze Colonne des montants (Bedragkolom) in, of Colonne des débits (Debetkolom) en Colonne des crédits (Creditkolom).

De twee saldi, en wat zij bewijzen

Solde avant ces mouvements (Saldo voor deze mutaties) en Solde après ces mouvements (Saldo na deze mutaties) zijn optioneel, en juist zij maken het mogelijk een afgekapt bestand te weigeren: de som van de mutaties moet beide precies verbinden, anders wordt het afschrift geweigerd. Dat is de controle die een door paginering afgekapte export opvangt, een datumfilter dat op het scherm van de bank is blijven staan, of een debetkolom die als credit is gelezen.

Geef ze samen op, want de een zonder de ander bewijst niets. Het beginsaldo wordt u voorgesteld op basis van het laatste geverifieerde afschrift van de rekening. Een afschrift dat zonder saldi wordt ingelezen, komt gewoon binnen, en de kaart van de rekening vermeldt dat het niet geverifieerd is.

Het bestand wordt in zijn geheel gelezen en gecontroleerd voordat er ook maar één regel binnenkomt, en een reeds ingelezen regel wordt herkend en terzijde gelegd: hetzelfde afschrift tweemaal inlezen verdubbelt niets.

Uw mutaties afletteren

Open Banque, Rapprochement (Bank, Afletteren). De wachtende mutaties staan van oud naar nieuw, want een mutatie die lang alleen is gebleven, heeft het meest te zeggen.

Onder elke mutatie stelt het scherm de betalingen voor die zij zou kunnen aanduiden:

• van hetzelfde bedrag en dezelfde valuta;
• binnen zeven dagen van de valutadatum;
• in de juiste richting: een creditering ontmoet alleen een ontvangst, een debitering alleen een gedane betaling;
• en nog niet afgeletterd tegen een andere mutatie.

U kiest, en u alleen. Twee klanten die op dezelfde dag 1 200 EUR betalen, is het gewone geval, en u weet wie wie is. Een betaling wordt maar één keer afgeletterd.

De drie toestanden van een mutatie

De kaart van een rekening ordent de mutaties in drie tabbladen, elk met zijn aantal:

Toestand	Wat het betekent
À rapprocher (Af te letteren)	de mutatie wacht op de bijbehorende betaling
Rapproché (Afgeletterd)	ze is verbonden met een betaling, met de naam van de relatie ernaast
Écarté (Terzijde gelegd)	ze is buiten de afletterlijst afgehandeld, met de reden die u hebt genoteerd

Écarter (Terzijde leggen) vraagt om een reden, en dat is wat een lijst laat leeglopen: kosten voor rekeningbeheer of debetrente hebben geen factuur tegenover zich. Zes maanden later zegt de reden nog steeds waarom de regel is afgehandeld. Reprendre (Terugnemen) brengt een terzijde gelegde mutatie terug in het openstaande werk, en Défaire (Ongedaan maken) ontkoppelt een afgeletterde mutatie.

Wanneer de bedragen niet op de cent kloppen

Afletteren vereist geen gelijkheid op de cent: een bank houdt haar kosten in op de overschrijving, en uw klant ontvangt 997 voor een betaling van 1 000. Het verschil wordt getoond op de kaart van de rekening, naast de mutatie, en uw boeken houden beide cijfers zoals ze zijn. Staan de mutatie en de betaling in twee valuta's, dan worden beide bedragen naast elkaar getoond.

Wat het afletteren u daarna oplevert

Een betaling zegt op zichzelf niet via welke bank ze is binnengekomen: alleen het afletteren weet het. Eenmaal afgeletterd wordt ze in uw boekhoudjournaal geboekt onder de echte bankrekening. Zie Boekhoudexport.