Boekhoudexport

De groep Comptabilité (Boekhouding) is wat de software verlaat richting uw accountant: het journaal van een periode, in sluitende boekingen, onder de nummers van uw rekeningschema. De verkopen, de inkopen en de bank van de periode worden uit uw eigen stukken afgeleid.

Het inrichten gebeurt één keer, in twee handelingen, en de export is daarna aan elk maandeinde een kwestie van één klik.

Uw rekeningschema laden

Open Comptabilité, Plan et cartographie (Boekhouding, Schema en koppeling), een scherm dat openstaat voor de rang Eigenaar. Het schema is dat van uw accountant, ongewijzigd geladen: een CSV-bestand met twee kolommen, het rekeningnummer en dan de omschrijving, met een optionele kopregel.

Elk land heeft zijn schema en elk kantoor zijn gewoonten, zodat de nummers van u komen en van nergens anders. Hetzelfde bestand opnieuw laden werkt de omschrijvingen bij en voegt nieuwe rekeningen toe; er wordt niets weggehaald, want een rekening die in het nieuwe bestand ontbreekt, blijft staan omdat ze mogelijk reeds geëxporteerde boekingen draagt.

Uw rekeningen koppelen

De koppeling zegt welke rekening uit uw schema welke rol speelt. Het is het stuk dat verbindt wat de software kan («dit is een verkoop») met de manier waarop uw kantoor het boekt.

Zes rollen worden verwacht om te kunnen exporteren:

Rol	Wat ze draagt
Clients (Debiteuren)	wat uw klanten u verschuldigd zijn
Fournisseurs (Crediteuren)	wat u uw leveranciers verschuldigd bent
Ventes (Omzet)	de opbrengst van uw uitgegeven facturen
Achats et charges (Inkoop en kosten)	de kosten van uw ontvangen facturen
TVA collectée (Af te dragen btw)	de belasting op uw verkopen
TVA déductible (Voorbelasting)	de belasting op uw inkopen

Vier andere worden naar uw gewoonte ingesteld: Caisse (Kas), Banque (par défaut) (Bank, standaard), Gains de change (Koerswinsten) en Pertes de change (Koersverliezen).

Kies bij Associer un rôle à un compte (Een rol aan een rekening koppelen) de rol, de rekening en desgewenst een tarief. Het tarief is optioneel: leeg gelaten dekt de regel de hele rol; ingevuld geldt ze alleen voor dat tarief, en de export valt voor de overige terug op de regel zonder tarief. Het wordt in basispunten ingevoerd, 2000 staat voor 20 %. Zo krijgt een kantoor dat per tarief een omzetrekening voert, precies zijn uitsplitsing.

Het scherm zegt u op elk moment wat er nog ontbreekt, vóór de export en niet na drieduizend stukken.

Het nummer van uw bankrekeningen

Het onderste deel van hetzelfde scherm toont uw bankrekeningen, elk met een eigen nummer in het schema. De koppeling wordt hier beslist, met uw kantoor, en niet op het bankscherm.

Hier betaalt het afletteren zich terug: een betaling die is afgeletterd tegen een mutatie van die rekening, wordt onder die rekening geboekt, en de overige vallen op de rol Banque (par défaut). Zie Bank en afletteren.

Het journaal exporteren

Open Comptabilité, Export comptable (Boekhouding, Boekhoudexport), stel Du (Van) en Au (Tot) in en klik Exporter le journal (Journaal exporteren). De periode wordt u voorgesteld op het lopende boekjaar, dat begint in de maand die uw vennootschap heeft gekozen, wat evengoed geldt voor wie in een andere maand dan december afsluit.

U krijgt een CSV-bestand, één regel per boekingsregel, in tijdsvolgorde, met deze kolommen:

journal, journal_libelle, date, piece, compte, compte_libelle, tiers, libelle, debit, credit, devise_de_tenue, devise_origine, montant_origine.

Er staan drie journalen in: de verkopen (VE), de inkopen (AC) en de bank (BQ).

Wat de kwaliteit van het bestand borgt

• De boekingen sluiten: debet is gelijk aan credit op elke boeking. De export controleert het en zegt het u, in plaats van een bestand af te leveren dat de software van uw kantoor zou weigeren;
• de bedragen staan in de boekhoudvaluta van de vennootschap, met de oorspronkelijke valuta en het oorspronkelijke bedrag in aparte kolommen wanneer het stuk in een andere valuta is uitgegeven;
• de omrekening gebeurt door verdeling over de belastingschijven, en niet tarief per tarief, zodat de som van de regels precies terugvalt op het bij uitgifte vastgelegde totaal;
• de boekingen worden bij elke export uit uw stukken afgeleid: zij zeggen altijd wat uw facturen zeggen, zonder een tweede boek dat met het eerste in de pas moet blijven;
• de stukreferentie, de rekeningomschrijving en de naam van de relatie reizen met elke regel mee, genoeg om de herkomst van een boeking terug te vinden zonder het u opnieuw te vragen.

Dit bestand is het journaal dat uw kantoor overneemt om uw boeken te voeren en uw overzichten op te stellen, onder zijn eigen verantwoordelijkheid.