Ga naar de hoofdinhoud

Betalingen en herinneringen

De menugroep Encaissement (Ontvangsten) bundelt wat geld binnenbrengt: de betalingen die u registreert, de herinneringen voor uw vervallen facturen en de online betaalmiddelen.

Een betaling registreren​

Open Encaissement, Règlements (Ontvangsten, Betalingen) en daarna Saisir un règlement (Een betaling registreren):

  • Client (klant): de relatie die heeft betaald;
  • Montant reçu en Devise (ontvangen bedrag en valuta): wat er werkelijk is binnengekomen;
  • Moyen (middel): Virement (overschrijving), Espèces (contant), Mobile money (mobiel geld), Chèque (cheque), Carte bancaire (kaart) of Autre (andere);
  • Reçu le (ontvangen op): de datum van de ontvangst;
  • Référence en Notes (referentie en notities): uw kenmerk, het nummer van het borderel of het rekeninguittreksel;
  • Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (meteen toewijzen aan de openstaande facturen, de oudste eerst): vink aan om in één keer toe te wijzen.

Een betaling bestaat voordat zij aan een factuur wordt gekoppeld. Dat helpt wanneer geld binnenkomt voordat bekend is waarop het slaat: u registreert het eerst en wijst het later toe.

Een betaling toewijzen aan uw facturen​

Voeg vanaf de betaling één toewijzing toe per aangezuiverde factuur: Facture (factuur), daarna Montant à imputer (toe te wijzen bedrag). Eén overschrijving kan zo drie facturen aanzuiveren en een voorschot laten staan.

Twee regels sturen de toewijzing, en beide werken voor u:

  • de toewijzing is begrensd tot het saldo van de factuur, zodat een factuur nooit onder nul gaat;
  • het overschot blijft beschikbaar op de betaling, zichtbaar, en wordt later aan een volgende factuur toegewezen.

Met andere woorden, het toegewezen bedrag plus wat beschikbaar blijft, is altijd gelijk aan het ontvangen bedrag.

De automatische toewijzing bedient de openstaande facturen van dezelfde relatie, de oudste eerst: dat is de handelsgebruikte volgorde, en het voorkomt dat een oude vordering in de herinneringen belandt terwijl de recente worden aangezuiverd.

Het wisselkoersverschil​

Wanneer de factuur en de betaling niet in de boekhoudvaluta van de vennootschap staan, draagt de factuur de koers van haar uitreiking en de betaling die van de dag waarop het geld is binnengekomen. Het verschil tussen beide wordt bij de toewijzing vastgesteld, vastgezet, uitgedrukt in de boekhoudvaluta, en komt terug in uw exports voor uw boekhouder.

Uw vervallen facturen aanmanen​

Open Encaissement, Relances (Ontvangsten, Herinneringen). Het scherm bundelt drie zaken: uw vervallen facturen, de reeds opgemaakte herinneringen en de instelling van de vennootschap.

Uw drempels instellen​

  • Paliers, en jours après l'échéance (drempels, in dagen na de vervaldag): 7, 15, 30 plaatst bijvoorbeeld een herinnering zeven dagen na de vervaldag, een tweede op de vijftiende dag en een derde op de dertigste. De waarden worden gesorteerd en ontdubbeld;
  • Relancer automatiquement (automatisch aanmanen): de schakelaar die de doorloop op gang brengt.

De drempels zijn de uwe: elke vennootschap plaatst de hare, volgens wat zij met haar klanten hanteert.

De doorloop​

Staat de instelling er, dan loopt de doorloop eenmaal per dag, vóór de kantoren opengaan, en noteert elke verschuldigde herinnering: de betrokken factuur, de bereikte drempel en het te vorderen saldo. De knop Balayer maintenant (Nu doorlopen) start dezelfde doorloop op aanvraag.

Drie nuttige eigenschappen:

  • een drempel wordt maar één keer geplaatst per factuur, ook als de doorloop dezelfde dag opnieuw loopt;
  • alle bereikte drempels worden geplaatst: een factuur die veertig dagen vervallen is, heeft de drempels 7, 15 en 30 gepasseerd, en alle drie worden genoteerd;
  • een intussen aangezuiverde factuur wordt niet aangemaand, en het saldo dat op een herinnering staat, blijft dat van de dag waarop zij is geplaatst.

Online ontvangen​

De rang Eigenaar beschikt over het scherm Encaissement, Moyens de paiement (Ontvangsten, Betaalmiddelen), waar het betaalkanaal van de vennootschap wordt ingesteld.

Een kanaal instellen​

  • Voie (weg): "Carte bancaire, page de paiement hébergée" (kaart, gehoste betaalpagina) met uw eigen sleutels, of "Système d'encaissement externe" (extern ontvangstsysteem) als u elders al ontvangt;
  • Mode (modus): Essai (test), om de keten van begin tot eind na te gaan, daarna Production (productie);
  • Clé secrète du prestataire en Secret de signature des rappels (geheime sleutel van de dienstverlener en ondertekeningsgeheim van de meldingen): uw sleutels, gekopieerd uit uw account bij uw dienstverlener;
  • Page de paiement externe en Système externe (externe betaalpagina en extern systeem): voor de gedelegeerde weg;
  • het vakje voor het bereik houdt dit kanaal voor de huidige vennootschap, wat helpt wanneer twee van uw vennootschappen elk op hun eigen rekening ontvangen.

Het scherm toont daarna het adresse de rappel, à coller chez le prestataire (meldingsadres, te plakken bij uw dienstverlener): daarlangs komt de betaling in het ERP terug.

Uw sleutels worden bij het opslaan verzegeld, en het scherm toont er alleen de laatste vier tekens van, genoeg om te herkennen welke is ingesteld. Uw betalingen verlopen bij uw dienstverlener, met uw sleutels, en het geld komt op uw rekening.

Kies onder Liens de paiement (Betaallinks) een openstaande factuur en klik op Émettre un lien (Een link uitgeven). U krijgt een adres om aan uw klant door te geven, die online betaalt zonder een account te moeten aanmaken.

De link draagt één enkele factuur, blijft dertig dagen geldig en kan op elk moment worden ingetrokken.

Wat er gebeurt wanneer uw klant betaalt​

De betaling komt terug via het meldingsadres, en het ERP noteert de betaling voor het werkelijk betaalde bedrag en wijst haar daarna toe aan de factuur binnen de grens van haar saldo. Een voorschot laat de factuur dus openstaan voor het verschil, en een hogere betaling laat het overschot beschikbaar voor het vervolg.

De lijst Rappels reçus (Ontvangen meldingen) bewaart het spoor van elke gebeurtenis en haar afloop, zodat u op elk moment de geschiedenis heeft van wat er is gebeurd.