Offertes, facturen en creditnota's

Uw drie verkoopdocumenten wonen op dezelfde plek, onder Ventes, Documents (Verkoop, Documenten): de offerte, de factuur en de creditnota. Het menu geeft u de snelkoppeling naar elk van de drie, en het scherm laat u een soort met een status kruisen.

Een document opstellen

1. open Ventes, Documents en daarna Nouveau devis (Nieuwe offerte) of Nouvelle facture (Nieuwe factuur);
2. vul de hoofding in: Client (klant), Devise du document (valuta van het document), Date du document (datum van het document) en desgewenst Référence du client (referentie van de klant), Observations (opmerkingen) en Conditions de règlement (betalingsvoorwaarden);
3. voeg uw regels toe: Article du catalogue (catalogusartikel, optioneel), Désignation (omschrijving), Détail (detail), Unité (eenheid), Quantité (hoeveelheid), Prix unitaire HT (eenheidsprijs excl. btw), TVA (%) (btw);
4. elke regel wordt toegevoegd met Ajouter la ligne (Regel toevoegen) en kan worden verwijderd zolang het document een ontwerp is.

Een catalogusartikel oproepen neemt de omschrijving, de eenheid, de prijs in de valuta van het document en de standaard-btw over. Elke regel blijft aanpasbaar.

Het ontwerp, daarna de uitreiking

Een nieuw document is een Brouillon (ontwerp): het wordt vrij gewijzigd en verwijderd, en draagt nog geen nummer. Is het klaar, dan zet de knop Émettre (Uitreiken) het vast.

Bij de uitreiking gebeuren vijf dingen tegelijk:

• het nummer wordt getrokken uit de reeks van de vennootschap, de documentsoort en het boekjaar, in de vorm FAC-2026-00001;
• de vervaldag wordt berekend op de betaaltermijn van de klant, bij ontstentenis op die van de vennootschap;
• de wisselkoers van de dag wordt opgenomen en vastgezet, wanneer de valuta van het document verschilt van de boekhoudvaluta;
• de factuurgegevens van de klant en uw wettelijke vermeldingen worden gekopieerd zoals ze die dag luiden;
• de totalen worden afgesloten.

De reeks is doorlopend: de nummers volgen elkaar zonder gaten op, een verlaten ontwerp verbruikt geen enkel nummer, en het boekjaar draagt het jaar van zijn opening (een jaar dat van oktober 2026 tot september 2027 loopt, is boekjaar 2026).

Een uitgereikt document blijft raadpleegbaar, afdrukbaar en exporteerbaar; het wordt gecorrigeerd met een creditnota, waardoor beide stukken leesbaar blijven.

De btw, regel per regel

De belasting wordt op elke regel berekend en daarna opgeteld. Daardoor komt de rechterkolom van uw factuur, met de hand opgeteld, exact uit op het totaal onderaan, en is de belasting van één tarief de som van de belastingen van haar regels.

De tarieven worden in procent ingevoerd, decimalen inbegrepen, en zo ook op het stuk afgedrukt.

Een offerte omzetten in een factuur

Vanaf de offerte maakt Transformer en facture (Omzetten in factuur) een gloednieuwe factuur aan, tegen de prijzen van de offerte, met overgenomen regels. De offerte behoudt haar nummer en haar exemplaar, de factuur neemt het hare, en de band tussen beide staat in beide richtingen genoteerd.

Een creditnota opmaken

Vanaf de factuur opent Établir un avoir (Creditnota opmaken) een creditnota in haar eigen reeks:

• de volledige creditnota annuleert de factuur;
• de gedeeltelijke laat haar uitgereikt en vermindert haar saldo;
• de bedragen van een creditnota worden positief geschreven, zoals op papier: dat zij aftrekt, zegt haar soort.

Afdrukken en versturen

De knop PDF, op het document, levert het stuk klaar om te versturen, in de taal en met het sjabloon van de uitreikende vennootschap. U stuurt het naar uw klant en kunt er een online betaallink aan toevoegen: zie Betalingen en herinneringen.

Factureren in meerdere valuta's

Elk document draagt zijn valuta, en uw vennootschap voert haar boeken in de hare. De koers die op de dag van uitreiking is opgenomen, blijft aan het document hangen, zodat de tegenwaarde van een reeds verstuurde factuur niet beweegt. Het verschil tussen die koers en die van de dag waarop het geld binnenkomt, wordt vastgesteld bij de toewijzing van de betaling.

Exporteren voor uw boekhouder

Op uw verkoopschermen levert de knop Exporter en CSV (Exporteren naar CSV) vier bestanden in spreadsheetformaat: documenten, relaties, catalogus en betalingen.

De bestanden openen rechtstreeks in een spreadsheet, de bedragen komen er exact uit, zonder duizendtalscheiding en zonder symbool, met de valuta in een aparte kolom en de vastgezette koers in zijn exacte vorm. Uw boekhouder maakt de berekening opnieuw en komt op hetzelfde getal uit.