Uw post
De post opent op suite.simafri.com, toepassing Mails. De linkerkolom toont uw postbussen en hun mappen, de middelste lijst draagt de gesprekken, lezen doet u rechts.
De mappen van de postbus
| Map | Wat erin zit |
|---|---|
| Inbox | wat binnenkomt en wat u nog niet heeft opgeborgen |
| Verzonden | wat deze postbus heeft verlaten |
| Concepten | wat u bent beginnen schrijven |
| Archief | wat u heeft opgeborgen, en wat doorzoekbaar blijft |
| Spam | wat de filtering opzij heeft gezet, of wat u heeft gemeld |
| Prullenbak | wat u weggooit, na dertig dagen definitief verwijderd |
Het opbergen geldt voor het hele gesprek: een draad wordt in één keer opgeborgen, met al zijn antwoorden. Komt er een nieuw antwoord binnen, dan keert de draad terug naar de Inbox, zodat u het ziet. «Terug naar de inbox» haalt hem op elk moment terug.
Uw mappen
Berg uw post op in uw eigen mappen, zoals in uw vorige programma: Klanten, Boekhouding, Klanten / LCS.
- Aanmaken: de + naast Uw mappen, in de linkerkolom. Een map kan andere mappen bevatten, tot tien niveaus diep.
- Opbergen: open een draad en kies Verplaatsen naar…, of sleep de draad vanuit de lijst naar de map.
- Hernoemen, verplaatsen, verwijderen: open de map en daarna het tandwiel naast de naam. Een verwijderde map stuurt zijn gesprekken naar de Prullenbak, waar u ze dertig dagen lang terugvindt.
Komt er een antwoord binnen in een opgeborgen gesprek, dan keert het gesprek terug naar de Inbox en blijft het in zijn map: u ziet wat nieuw is, en uw ordening blijft op haar plaats. Archiveren zet het gewoon terug in zijn map.
Uw mappen horen bij de postbus: de collega's die hem samen met u lezen, zien en gebruiken ze ook, op het web net als in hun e-mailprogramma, waar ze aankomen met hun namen en hun boomstructuur.
Schrijven
Nieuw bericht opent het opstellen; een antwoord neemt de geadresseerden van het laatste bericht van de draad over. U beschikt over kopieën (Cc), blinde kopieën (Bcc) en het doorsturen, dat de bijlagen meeneemt.
Uw handtekening stelt u in bij Postinstellingen, per postbus.
Zoeken
Het zoekveld doorloopt onderwerp, tekst, afzender en de namen van bijgevoegde bestanden, in de hele postbus. Berichten in de prullenbak blijven vindbaar tot ze definitief worden verwijderd.
De andere namen van een postbus
Een postbus kan op meerdere adressen antwoorden. Bij Postinstellingen voegt De andere namen van deze postbus een alias toe: post naar contact@uwbedrijf.com komt dan in dezelfde postbus aan, zonder tweede wachtwoord en zonder tweede instelling.
Een postbus die meerdere mensen lezen
Een gedeelde postbus, zoals contact@, wordt aan meerdere mensen toevertrouwd. Elk ziet hem in de eigen kolom, en gelezen en ongelezen blijft persoonlijk: een bericht als gelezen markeren wist dat niet voor uw collega's.
Het scherm van de postbus toont wie hem leest en legt elke wijziging vast, met datum en auteur.
Antwoorden tijdens een afwezigheid
In Postinstellingen stuurt het onderdeel Automatisch antwoord een bericht aan iedereen die tijdens uw afwezigheid naar de postbus schrijft:
- vink Automatisch antwoord versturen aan;
- schrijf het bericht en, als u wilt, een onderwerp (zonder onderwerp neemt het antwoord dat van het ontvangen bericht over, gemarkeerd als automatisch antwoord);
- stel zo nodig een begin en een einde in, in uw eigen tijdzone;
- sla op.
Zolang het actief is, herinnert een banner bovenaan de postbus eraan, met een knop Uitschakelen die uw tekst bewaart voor de volgende keer.
Elke afzender ontvangt het hoogstens één keer per week, vanaf het adres waarnaar hij schreef. Verzendlijsten, automatische berichten en ongewenste post blijven buiten beschouwing, zodat twee automatische antwoorden elkaar nooit eindeloos beantwoorden. De antwoorden tellen mee in de verzendingen van de dag (hieronder), zonder ooit de plaats van uw eigen berichten in te nemen. Bij een postbus die meerdere mensen lezen, kan ieder van hen het instellen.
De accounthouder kan het ook voor elk adres instellen in my.simafri.com, op de kaart Automatische antwoorden: handig voor een postbus waarvan de persoon de webmail niet opent.
Wat een postbus per dag verstuurt
| Teller | Waarde |
|---|---|
| Berichten per dag, voor het hele account | 500 |
| Berichten per dag, voor één adres | 100 |
| Geadresseerden per bericht | 20 |
Deze waarden beschermen de verzendreputatie van uw domein. Voor een grotere behoefte, eenmalig of blijvend, schrijft u naar support@simafri.com: de limiet wordt op uw account verhoogd.
Wanneer het niveau bereikt is
Uw post blijft binnenkomen, en er wordt niets verwijderd. Een melding waarschuwt u ruim op tijd en stelt daarna voor ruimte vrij te maken of naar het hogere niveau te gaan. Zie Opslag en facturatie.
Uw post beheerd door uw AI-assistent
Uw e-mail koppelt u aan uw AI-assistent (Claude, ChatGPT en de andere assistenten die MCP spreken): hij leest uw postbussen, zoekt, antwoordt, schrijft, bergt op en plant uw verzendingen in, met uw rechten. Koppelen kost een minuut: zie Uw AI-assistent koppelen.