Ruimte vrijmaken

Uw niveau komt vrij met eenvoudige handelingen, en de ruimte is meteen terug. Hier leest u waar u eerst kijkt en wat u daarna doet, van het snelste tot het grondigste. Ondertussen blijft uw post binnenkomen en wordt er niets zonder u gewist.

Zien wat weegt

De meter van het account staat in de kolom van de suite en in de eigenschappen van de schijf die op uw computer is gekoppeld. Hij telt de post en haar bijlagen op, de bestanden van uw drives, uw agenda's en uw adresboeken.

De gigabytes zitten bijna altijd aan de kant van de bestanden:

Wat ruimte inneemt op het niveau	Orde van grootte
De bestanden van uw drives	tot 64 MB per bestand
De bijlagen van uw post	enkele megabytes per bericht
De agenda's en de adresboeken	enkele honderden kilobytes in totaal

Twee manieren om de zwaarste stukken te vinden:

• Uw bestanden op grootte sorteren. Koppel uw drives in Windows Verkenner of in de Finder (handleiding) en sorteer op de kolom Grootte: de grote documenten komen bovenaan, over alle drives heen.
• De omvangrijke berichten vinden. Het zoeken in een postbus doorloopt ook de namen van bijgevoegde bestanden: zoek op .zip, .mp4 of .psd om in één keer de berichten te verzamelen die ze dragen.

De prullenbak legen

Wat in de prullenbak wacht neemt ruimte in op het niveau tot het definitief verwijderd is: dat is vaak de eerste gigabyte die terugkomt.

• Uw bestanden. Open de Prullenbak van de Drive en kies Definitief verwijderen voor wat u niet bewaart: de ruimte is meteen terug. Zonder handeling van uw kant vertrekt wat daar staat na dertig dagen.
• Uw post. De Prullenbak en de map Spam van elke postbus legen zichzelf dertig dagen nadat een draad daar is beland. Om de ruimte dezelfde dag terug te krijgen, opent u de postbus in uw e-mailprogramma (instellingen) en voert u Prullenbak legen uit: daar is het verwijderen definitief, en het geldt voor het hele gesprek.

De concepten doornemen

Een concept houdt zijn bijlagen zolang het bestaat, zodat u het volledig terugvindt op een ander apparaat. Een ronde door Concepten, te beginnen bij de oudste, geeft dus het gewicht terug van de bestanden die eraan hingen.

Bijlagen lichter maken

Wat u verstuurt blijft in Verzonden staan, bijlagen inbegrepen: een bestand dat tussen twee postbussen van het account wordt uitgewisseld, staat er dus twee keer in. Twee gewoonten maken over een jaar veel verschil.

• Grote bestanden via een link versturen. Zet het document op uw drive, en Delen maakt een adres dat u in uw bericht plakt. Het bestand bestaat maar één keer op uw niveau, hoeveel geadresseerden er ook zijn, het gaat tot 64 MB, en de link krijgt een vervaldatum van 1, 7, 30 of 90 dagen. Zie Uw bestanden.
• Een postbus toevertrouwen in plaats van door te sturen. Een postbus als contact@ wordt door meerdere mensen gelezen: het bericht wordt één keer bewaard voor het hele team, en ieder houdt zijn eigen gelezen en ongelezen. Zie Uw post.

Een oude geschiedenis bij u houden

Oudere jaargangen laten zich prima offline opbergen, en het niveau krijgt in één keer terug wat zij innamen:

1. kopieer in uw e-mailprogramma de gewenste mappen of jaargangen naar een lokale map (Thunderbird: Lokale mappen; Outlook: een gegevensbestand);
2. open de kopie zonder verbinding om te controleren dat ze volledig is;
3. verwijder die berichten uit de postbus en leeg daarna de prullenbak van het programma.

Voor een groot volume legt imapsync dezelfde weg af naar een andere IMAP-postbus, in beide richtingen: het commando staat op Een postbus binnenhalen, laatste onderdeel.

Wat geen ruimte inneemt

• De adressen van uw team. De gebruikers zijn onbeperkt, en een adres erbij wordt nergens geteld.
• De andere namen van een postbus. Een alias brengt post in een postbus die al bestaat, en draagt zijn eigen naam zonder eigen ruimte te hebben.
• De codering van bijlagen. Een bijlage telt voor haar werkelijke grootte, die uw computer toont.

Wanneer u meer ruimte wilt

Vanuit my.simafri.com, rubriek Simafri Suite, komt een hoger niveau of een blok van 50 GB er met een paar klikken bij: één verlengingsdatum, alleen het resterende deel van het jaar voor een uitbreiding onderweg, en de ruimte meteen open voor al uw postbussen. Zie Opslag en facturatie.

Een handje hulp

Schrijf naar support@simafri.com met uw domeinnaam erbij: we kijken samen met u wat het niveau vult en waar u begint.