Zakupy i dostawcy

Grupa Achats (Zakupy) prowadzi drugą połowę Twoich ksiąg: to, co spółka jest winna. Wprowadzasz tu faktury, które otrzymujesz, rejestrujesz płatności wychodzące i wyprowadzasz VAT naliczony dla księgowego.

Twoi dostawcy

Dostawca jest kontrahentem, tak jak klient, i ma tę samą kartę: Achats, Fournisseurs (Zakupy, Dostawcy) pokazuje tych, których Nature (rodzaj) to Fournisseur, a Nouveau fournisseur (Nowy dostawca) tworzy nowego. Adres, numer VAT, zwykłą walutę i termin płatności wpisujesz raz, a karta służy potem wszystkim jego fakturom.

Obie grupy pozostają rozdzielone: lista wyboru na ofercie proponuje klientów, a na fakturze otrzymanej dostawców.

Wprowadzenie faktury otrzymanej

Otwórz Achats, Factures reçues (Zakupy, Faktury otrzymane), następnie Saisir une facture (Wprowadź fakturę). Nagłówek wypełnia się przed liniami, mając fakturę dostawcy przed sobą:

• Fournisseur (dostawca);
• Numéro du fournisseur (numer dostawcy): numer wydrukowany na jego fakturze, przepisany bez zmian;
• Total TTC annoncé (deklarowana suma brutto): suma wydrukowana na dole jego faktury;
• Devise (waluta);
• Date de la facture, Reçue le, Échéance (data faktury, otrzymano dnia, termin zapłaty);
• Notre référence i Observations (nasze oznaczenie i uwagi): Twoje oznaczenia wewnętrzne.

Deklarowana suma staje się Twoim celem: ekran pokazuje na bieżąco, ile pozostaje do rozbicia, a przycisk Enregistrer (Zapisz) zapala się, gdy rachunek się zgadza.

Rozbicie faktury

Dodaj następnie linie w Ventilation (Rozbicie): Désignation (nazwa), Montant HT (kwota netto), TVA (%) (VAT) i Montant de TVA (kwota VAT).

Dwa sposoby na szybką pracę:

• Ventiler tout le reste à un seul taux (Rozbij całą resztę na jedną stawkę) wypełnia jednym przyciskiem fakturę o jednej stawce, a rachunek zgadza się dokładnie;
• kwota VAT jest Ci proponowana ze stawki, a Ty zachowujesz swobodę wpisania kwoty z papieru.

Taka jest zasada modułu: faktura Twojego dostawcy rozstrzyga. Kwoty wpisuje się tak, jak są wydrukowane, z podatkiem włącznie, także wtedy, gdy jego zaokrąglenie różni się od Twojego o grosz, dzięki czemu zapisany dokument żąda dokładnie tego, czego żąda dostawca, i reguluje się dokładnie.

Podwójne wpisanie sumy jest kontrolą: wyłapuje pominiętą linię, dwie przestawione cyfry i stawkę wybraną o linię niżej.

Cykl faktury otrzymanej

Stan	Co możesz zrobić
Brouillon (szkic)	poprawić, uzupełnić, usunąć; nie obciąża żadnego salda
Enregistrée (zapisana)	zapłacić ją; figuruje w saldzie dostawcy
Annulée (anulowana)	zachować ją wraz ze śladem

Aby anulować fakturę już zapłaconą, najpierw cofnij jej rozliczenie, a potem użyj Annuler la facture (Anuluj fakturę). Pieniądze, które wyszły, pozostają dzięki temu widoczne w księgach.

Kurs z dnia faktury

Gdy faktura jest w walucie innej niż waluta ksiąg spółki, pobierany jest kurs z daty faktury, a nie z dnia wprowadzenia. Faktura kwietniowa wprowadzona w czerwcu jest więc w księgach warta tyle, ile była warta w kwietniu.

Różnica kursowa jest ustalana później, przy rozliczeniu, gdy ją płacisz.

Zapłata dostawcy

Otwórz Achats, Règlements payés (Zakupy, Płatności wychodzące), następnie Saisir un règlement (Zarejestruj płatność):

• Fournisseur, Montant payé, Devise (dostawca, kwota zapłacona, waluta);
• Moyen (sposób): Virement (przelew), Espèces (gotówka), Mobile money (płatność mobilna), Chèque (czek), Carte bancaire (karta) lub Autre (inny);
• Payé le, Référence, Notes (zapłacono dnia, oznaczenie, notatki);
• Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (rozlicz od razu na fakturach wymagalnych, najstarsza pierwsza).

Model jest ten sam co przy wpłatach, wzięty w drugą stronę: przelew zbiorczy reguluje kilka faktur i zostawia zaliczkę. Rozliczenie jest ograniczone do salda każdej faktury, a nadwyżka pozostaje dostępna na płatności dla następnej.

To, co tu wpisujesz, jest stwierdzeniem przelewu wykonanego w Twoim banku: Twoje dane bankowe i dane dostawców pozostają u Ciebie.

Wyprowadzenie VAT naliczonego

To jest sens tego modułu: eksporty zakupów wychodzą w formacie arkusza kalkulacyjnego, faktury otrzymane i płatności, z zestawieniem VAT po jednej linii na stawkę, w takiej postaci, w jakiej wypełnia się deklarację. Faktura z dwiema stawkami wychodzi więc w dwóch liniach, gotowa do przeniesienia, a księgowy księguje ją bez ponownego dzielenia.