Przejdź do głównej zawartości

Wpłaty i wezwania do zapłaty

Grupa Encaissement (Wpłaty) w menu gromadzi to, co wprowadza pieniądze: wpłaty, które rejestrujesz, wezwania do zapłaty faktur przeterminowanych i internetowe metody płatności.

Rejestracja wpłaty​

Otwórz Encaissement, Règlements (Wpłaty, Płatności), następnie Saisir un règlement (Zarejestruj wpłatę):

  • Client (klient): kontrahent, który zapłacił;
  • Montant reçu i Devise (kwota otrzymana i waluta): to, co faktycznie wpłynęło;
  • Moyen (sposób): Virement (przelew), Espèces (gotówka), Mobile money (płatność mobilna), Chèque (czek), Carte bancaire (karta) lub Autre (inny);
  • Reçu le (otrzymano dnia): data wpływu;
  • Référence i Notes (oznaczenie i notatki): Twoje oznaczenie, numer dowodu lub wyciągu;
  • Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (rozlicz od razu na fakturach wymagalnych, najstarsza pierwsza): zaznacz, aby rozliczyć jednym ruchem.

Wpłata istnieje zanim zostanie powiązana z fakturą. Przydaje się to, gdy pieniądze wpływają, zanim wiadomo, czego dotyczą: najpierw je rejestrujesz, rozliczasz później.

Rozliczenie wpłaty na fakturach​

Z karty wpłaty dodaj po jednym rozliczeniu na każdą regulowaną fakturę: Facture (faktura), a potem Montant à imputer (kwota do rozliczenia). Jeden przelew może w ten sposób uregulować trzy faktury i zostawić zaliczkę.

Rozliczeniem rządzą dwie zasady i obie działają na Twoją korzyść:

  • rozliczenie jest ograniczone do salda faktury, więc faktura nigdy nie schodzi poniżej zera;
  • nadwyżka pozostaje dostępna na wpłacie, widoczna, i rozlicza się później na kolejnej fakturze.

Innymi słowy, to, co rozliczone, plus to, co pozostaje dostępne, zawsze równa się kwocie otrzymanej.

Rozliczenie automatyczne obsługuje faktury wymagalne tego samego kontrahenta, najstarszą jako pierwszą: taki jest zwyczaj handlowy i dzięki temu stara należność nie trafia do wezwań, gdy nowsze są regulowane.

Różnica kursowa​

Gdy faktura i wpłata nie są w walucie ksiąg spółki, faktura nosi kurs swojego wystawienia, a wpłata kurs z dnia wpływu pieniędzy. Różnica między nimi jest ustalana przy rozliczeniu, utrwalana, wyrażona w walucie ksiąg i wychodzi w eksportach dla księgowego.

Wezwania do zapłaty​

Otwórz Encaissement, Relances (Wpłaty, Wezwania do zapłaty). Ekran gromadzi trzy rzeczy: faktury przeterminowane, wezwania już wystawione i ustawienie spółki.

Ustawienie progów​

  • Paliers, en jours après l'échéance (progi, w dniach po terminie zapłaty): na przykład 7, 15, 30 stawia wezwanie siedem dni po terminie, drugie piętnastego dnia, trzecie trzydziestego. Wartości są sortowane i pozbawiane duplikatów;
  • Relancer automatiquement (wzywaj automatycznie): przełącznik, który uruchamia przegląd.

Progi są Twoje: każda spółka ustawia własne, zgodnie z tym, co stosuje wobec swoich klientów.

Przegląd​

Gdy ustawienie jest na miejscu, przegląd przechodzi raz dziennie, przed otwarciem biur, i zapisuje każde należne wezwanie: fakturę, osiągnięty próg i saldo do żądania. Przycisk Balayer maintenant (Przejrzyj teraz) uruchamia to samo przejście na żądanie.

Trzy przydatne właściwości:

  • próg stawia się tylko raz na fakturę, nawet jeśli przegląd przejdzie ponownie tego samego dnia;
  • stawiane są wszystkie osiągnięte progi: faktura przeterminowana od czterdziestu dni minęła progi 7, 15 i 30, i wszystkie trzy zostają zapisane;
  • faktura uregulowana w międzyczasie nie jest wzywana, a saldo zapisane na wezwaniu pozostaje tym z dnia jego postawienia.

Płatności online​

Poziom Właściciel ma ekran Encaissement, Moyens de paiement (Wpłaty, Metody płatności), na którym ustawia się kanał płatności spółki.

Ustawienie kanału​

  • Voie (tor): „Carte bancaire, page de paiement hébergée" (karta, hostowana strona płatności) z własnymi kluczami albo „Système d'encaissement externe" (zewnętrzny system płatności), jeśli już przyjmujesz płatności gdzie indziej;
  • Mode (tryb): Essai (próbny), aby sprawdzić cały łańcuch, potem Production (produkcyjny);
  • Clé secrète du prestataire i Secret de signature des rappels (klucz tajny dostawcy i sekret podpisu powiadomień): Twoje klucze, skopiowane z konta u dostawcy;
  • Page de paiement externe i Système externe (zewnętrzna strona płatności i system zewnętrzny): dla toru delegowanego;
  • pole zakresu rezerwuje ten kanał dla bieżącej spółki, co przydaje się, gdy dwie Twoje spółki przyjmują płatności każda na własne konto.

Ekran pokazuje następnie adresse de rappel, à coller chez le prestataire (adres powiadomień, do wklejenia u dostawcy): tędy płatność wraca do ERP.

Twoje klucze są zapieczętowane zaraz po zapisaniu, a ekran pokazuje tylko ich cztery ostatnie znaki, na tyle, by rozpoznać, który jest ustawiony. Płatności odbywają się u Twojego dostawcy, z Twoimi kluczami, a pieniądze trafiają na Twoje konto.

Wystawienie linku do płatności​

W Liens de paiement (Linki do płatności) wybierz fakturę wymagalną i kliknij Émettre un lien (Wystaw link). Otrzymujesz adres do przekazania klientowi, który płaci online bez zakładania konta.

Link niesie jedną fakturę, jest ważny trzydzieści dni i można go w każdej chwili unieważnić.

Co się dzieje, gdy klient zapłaci​

Płatność wraca adresem powiadomień, a ERP zapisuje wpłatę na kwotę faktycznie zapłaconą, po czym rozlicza ją na fakturze do wysokości jej salda. Zaliczka pozostawia więc fakturę wymagalną o różnicę, a wpłata wyższa pozostawia nadwyżkę dostępną na dalszy ciąg.

Lista Rappels reçus (Otrzymane powiadomienia) zachowuje ślad każdego zdarzenia i jego wyniku, dając Ci w każdej chwili historię tego, co się wydarzyło.