Compras e fornecedores
O grupo Achats (Compras) conduz a outra metade dos seus livros: o que a sociedade deve. Aqui regista as faturas que recebe, constata os pagamentos efetuados e extrai o IVA dedutível para o seu contabilista.
Os seus fornecedores
Um fornecedor é uma entidade, como um cliente, com a mesma ficha: Achats, Fournisseurs (Compras, Fornecedores) mostra aqueles cuja Nature (natureza) é Fournisseur, e Nouveau fournisseur (Novo fornecedor) cria um. Preenche a morada, o n.º de IVA, a moeda habitual e o prazo de pagamento uma só vez, e a ficha serve depois a todas as faturas dele.
As duas populações mantêm-se distintas: o seletor de um orçamento propõe os seus clientes, o de uma fatura recebida propõe os seus fornecedores.
Registar uma fatura recebida
Abra Achats, Factures reçues (Compras, Faturas recebidas), depois Saisir une facture (Registar uma fatura). O cabeçalho é preenchido antes das linhas, com a fatura do fornecedor à vista:
- Fournisseur (fornecedor);
- Numéro du fournisseur (número do fornecedor): o número impresso na fatura dele, copiado tal e qual;
- Total TTC annoncé (total com IVA indicado): o total impresso no rodapé da fatura dele;
- Devise (moeda);
- Date de la facture, Reçue le, Échéance (data da fatura, recebida a, vencimento);
- Notre référence e Observations (a nossa referência e observações): as suas referências internas.
O total indicado torna-se o seu objetivo: o ecrã mostra permanentemente o que falta repartir, e o botão Enregistrer (Guardar) acende quando a conta bate certo.
Repartir a fatura
Acrescente depois as linhas, em Ventilation (Repartição): Désignation (designação), Montant HT (montante sem IVA), TVA (%) (IVA) e Montant de TVA (montante de IVA).
Duas maneiras de avançar depressa:
- Ventiler tout le reste à un seul taux (Repartir todo o resto por uma única taxa) preenche com um botão uma fatura de taxa única, e a conta bate exatamente;
- o montante de IVA é-lhe proposto a partir da taxa, e mantém a mão para introduzir o do papel.
É o princípio do módulo: a fatura do seu fornecedor faz fé. Os montantes introduzem-se tal como estão impressos, imposto incluído, mesmo quando o arredondamento dele difere do seu num cêntimo, de modo que o documento guardado reclama exatamente o que o fornecedor reclama e se liquida exatamente.
A dupla introdução do total é o controlo: apanha a linha esquecida, dois algarismos trocados e a taxa escolhida uma linha abaixo.
O ciclo de uma fatura recebida
| Estado | O que pode fazer |
|---|---|
| Brouillon (rascunho) | corrigir, completar, eliminar; não pesa em nenhum saldo |
| Enregistrée (guardada) | pagá-la; consta do saldo do fornecedor |
| Annulée (anulada) | conservá-la com o seu rasto |
Para anular uma fatura já paga, desfaça primeiro a sua imputação e utilize depois Annuler la facture (Anular a fatura). O dinheiro saído continua assim visível nos seus livros.
O câmbio à data da fatura
Quando a fatura está numa moeda diferente da moeda de contabilidade da sociedade, a taxa recolhida é a da data da fatura, e não a do dia da introdução. Uma fatura de abril registada em junho vale assim, nos seus livros, o que valia em abril.
A diferença de câmbio é constatada depois na imputação, quando a paga.
Pagar a um fornecedor
Abra Achats, Règlements payés (Compras, Pagamentos efetuados), depois Saisir un règlement (Registar um pagamento):
- Fournisseur, Montant payé, Devise (fornecedor, montante pago, moeda);
- Moyen (meio): Virement (transferência), Espèces (numerário), Mobile money (dinheiro móvel), Chèque (cheque), Carte bancaire (cartão) ou Autre (outro);
- Payé le, Référence, Notes (pago a, referência, notas);
- Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (imputar de imediato às faturas em dívida, a mais antiga primeiro).
O modelo é o do recebimento, tomado no sentido inverso: uma transferência agrupada liquida várias faturas e deixa um adiantamento. A imputação está limitada ao saldo de cada fatura, e o excedente continua disponível no pagamento para a seguinte.
O que introduz aqui é a constatação da transferência que fez com o seu banco: os seus dados bancários e os dos seus fornecedores ficam consigo.
Extrair o IVA dedutível
É a razão de ser do módulo: as suas exportações de compras saem em formato de folha de cálculo, faturas recebidas e pagamentos, com um quadro de IVA de uma linha por taxa, a forma sob a qual se preenche uma declaração. Uma fatura com duas taxas sai assim em duas linhas, pronta a retomar, e o seu contabilista lança-a sem voltar a dividir nada.