Exportação contabilística
O grupo Comptabilité (Contabilidade) é o que sai do programa para o seu contabilista: o diário de um período, em lançamentos equilibrados, sob os números do seu plano de contas. As vendas, as compras e o banco do período são retomados a partir dos seus documentos.
A preparação faz-se uma só vez, em dois gestos, e a exportação passa depois a ser um clique em cada fim de mês.
Carregar o seu plano de contas
Abra Comptabilité, Plan et cartographie (Contabilidade, Plano e mapeamento), ecrã aberto ao nível Proprietário. O plano é o do seu contabilista, carregado tal e qual: um ficheiro CSV de duas colunas, o número da conta e depois a sua designação, sendo o cabeçalho facultativo.
Cada país tem o seu plano e cada gabinete os seus hábitos, pelo que os números vêm de si e de mais lado nenhum. Carregar de novo o mesmo ficheiro atualiza as designações e acrescenta as contas novas; nada é retirado, pois uma conta ausente do novo ficheiro permanece por poder ter lançamentos já exportados.
Mapear as suas contas
O mapeamento diz qual conta do seu plano desempenha qual papel. É a peça que liga o que o programa sabe fazer («isto é uma venda») à forma como o seu gabinete o escreve.
São esperados seis papéis para poder exportar:
| Papel | O que carrega |
|---|---|
| Clients (Clientes) | o que os seus clientes lhe devem |
| Fournisseurs (Fornecedores) | o que deve aos seus fornecedores |
| Ventes (Vendas) | o proveito das faturas emitidas |
| Achats et charges (Compras e gastos) | o gasto das faturas recebidas |
| TVA collectée (IVA liquidado) | o imposto das suas vendas |
| TVA déductible (IVA dedutível) | o imposto das suas compras |
Outros quatro colocam-se conforme os seus usos: Caisse (Caixa), Banque (par défaut) (Banco, por defeito), Gains de change (Ganhos cambiais) e Pertes de change (Perdas cambiais).
Em Associer un rôle à un compte (Associar um papel a uma conta), escolha o papel, a conta e, se quiser, uma taxa. A taxa é facultativa: deixada vazia, a linha cobre o papel inteiro; preenchida, vale só para essa taxa, e a exportação cai na linha sem taxa para as restantes. Indica-se em pontos base, 2000 vale 20 %. É assim que um gabinete que mantém uma conta de vendas por taxa obtém exatamente a sua repartição.
O ecrã diz-lhe a todo o momento o que ainda falta, antes da exportação e não ao fim de três mil documentos.
O número das suas contas bancárias
A parte inferior do mesmo ecrã lista as suas contas bancárias, cada uma com o seu próprio número no plano. A ligação decide-se aqui, com o seu gabinete, e não no ecrã do banco.
É aqui que a reconciliação compensa: um recebimento reconciliado com um movimento dessa conta escreve-se sob essa conta, e os restantes caem no papel Banque (par défaut). Ver Banco e reconciliação.
Exportar o diário
Abra Comptabilité, Export comptable (Contabilidade, Exportação contabilística), regule Du (De) e Au (Até), e clique Exporter le journal (Exportar o diário). O período é-lhe proposto sobre o exercício em curso, aquele que abre no mês escolhido pela sua sociedade, o que vale igualmente para quem encerra noutro mês que não dezembro.
Obtém um ficheiro CSV, uma linha por linha de lançamento, por ordem de tempo, com estas colunas:
journal, journal_libelle, date, piece, compte, compte_libelle, tiers, libelle, debit, credit, devise_de_tenue, devise_origine, montant_origine.
Encontra aí três diários: as vendas (VE), as compras (AC) e o banco (BQ).
O que sustenta a qualidade do ficheiro
- Os lançamentos estão equilibrados: o débito iguala o crédito em cada um. A exportação verifica-o e diz-lho, em vez de entregar um ficheiro que o programa do seu gabinete recusaria;
- os montantes vêm na moeda de escrituração da sociedade, com a moeda de origem e o montante de origem em colunas à parte quando o documento foi emitido noutra moeda;
- a conversão faz-se por repartição pelos escalões de imposto, e não taxa a taxa, pelo que a soma das linhas cai exatamente sobre o total fixado na emissão;
- os lançamentos derivam dos seus documentos em cada exportação: dizem sempre o que dizem as suas faturas, sem um segundo livro a manter de acordo com o primeiro;
- a referência do documento, a designação da conta e o nome do terceiro viajam com cada linha, o suficiente para remontar à origem de um lançamento sem voltar a perguntar-lhe.
Este ficheiro é o diário que o seu gabinete retoma para manter os seus livros e produzir as suas demonstrações, sob a sua responsabilidade.