Recebimentos e avisos de cobrança

O grupo Encaissement (Recebimentos) do menu reúne o que faz entrar o dinheiro: os recebimentos que regista, os avisos das faturas vencidas e os meios de pagamento online.

Registar um recebimento

Abra Encaissement, Règlements (Recebimentos, Pagamentos), depois Saisir un règlement (Registar um recebimento):

• Client (cliente): a entidade que pagou;
• Montant reçu e Devise (montante recebido e moeda): o que realmente chegou;
• Moyen (meio): Virement (transferência), Espèces (numerário), Mobile money (dinheiro móvel), Chèque (cheque), Carte bancaire (cartão) ou Autre (outro);
• Reçu le (recebido a): a data do recebimento;
• Référence e Notes (referência e notas): a sua referência, o número do talão ou do extrato;
• Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (imputar de imediato às faturas em dívida, a mais antiga primeiro): marque para imputar de uma vez.

Um recebimento existe antes de ser ligado a uma fatura. É útil quando o dinheiro chega sem que ainda se saiba a que corresponde: regista-o primeiro e imputa-o depois.

Imputar um recebimento às faturas

A partir do recebimento, acrescente uma imputação por cada fatura liquidada: Facture (fatura), depois Montant à imputer (montante a imputar). Uma mesma transferência pode assim liquidar três faturas e deixar um adiantamento.

Duas regras governam a imputação, e ambas trabalham a seu favor:

• a imputação está limitada ao saldo da fatura, pelo que uma fatura nunca desce abaixo de zero;
• o excedente continua disponível no recebimento, visível, e é imputado mais tarde a uma próxima fatura.

Por outras palavras, o imputado mais o que fica disponível é sempre igual ao montante recebido.

A imputação automática serve as faturas em dívida da mesma entidade, a mais antiga primeiro: é o uso comercial, e evita que um crédito antigo siga para aviso enquanto os recentes se liquidam.

A diferença de câmbio

Quando a fatura e o recebimento não estão na moeda de contabilidade da sociedade, a fatura leva a taxa da sua emissão e o recebimento a do dia em que o dinheiro chegou. A diferença entre as duas é constatada no momento da imputação, fixada, expressa na moeda de contabilidade, e sai nas suas exportações para o contabilista.

Cobrar as faturas vencidas

Abra Encaissement, Relances (Recebimentos, Avisos de cobrança). O ecrã reúne três coisas: as suas faturas vencidas, os avisos já emitidos e a definição da sociedade.

Definir os patamares

• Paliers, en jours après l'échéance (patamares, em dias após o vencimento): por exemplo 7, 15, 30 coloca um aviso sete dias após o vencimento, um segundo ao décimo quinto dia e um terceiro ao trigésimo. Os valores são ordenados e sem duplicados;
• Relancer automatiquement (cobrar automaticamente): o interruptor que põe a varredura a funcionar.

Os patamares são os seus: cada sociedade define os próprios, conforme o que pratica com os seus clientes.

A varredura

Com a definição no lugar, a varredura passa uma vez por dia, antes da abertura dos escritórios, e regista cada aviso devido: a fatura em causa, o patamar atingido e o saldo a reclamar. O botão Balayer maintenant (Varrer agora) lança a mesma passagem quando quiser.

Três propriedades úteis de conhecer:

• um patamar é colocado uma só vez por fatura, mesmo que a varredura passe de novo no mesmo dia;
• todos os patamares atingidos são colocados: uma fatura vencida há quarenta dias passou os patamares 7, 15 e 30, e os três ficam registados;
• uma fatura liquidada entretanto não é cobrada, e o saldo inscrito num aviso continua a ser o do dia em que foi colocado.

Receber online

O nível Proprietário dispõe do ecrã Encaissement, Moyens de paiement (Recebimentos, Meios de pagamento), onde se configura o canal de recebimento da sociedade.

Configurar um canal

• Voie (via): «Carte bancaire, page de paiement hébergée» (cartão, página de pagamento alojada) com as suas próprias chaves, ou «Système d'encaissement externe» (sistema de recebimento externo) se já recebe noutro lado;
• Mode (modo): Essai (ensaio), para verificar a cadeia de ponta a ponta, depois Production (produção);
• Clé secrète du prestataire e Secret de signature des rappels (chave secreta do prestador e segredo de assinatura das notificações): as suas chaves, copiadas da sua conta no prestador;
• Page de paiement externe e Système externe (página de pagamento externa e sistema externo): para a via delegada;
• a caixa de âmbito reserva este canal à sociedade atual, o que é útil quando duas das suas sociedades recebem cada uma na sua própria conta.

O ecrã mostra depois o adresse de rappel, à coller chez le prestataire (endereço de notificação, para colar no prestador): é por ele que o pagamento volta ao ERP.

As suas chaves ficam seladas assim que são guardadas, e o ecrã mostra apenas os seus quatro últimos carateres, o suficiente para reconhecer qual está colocada. Os seus pagamentos ocorrem no seu prestador, com as suas chaves, e o dinheiro chega à sua conta.

Emitir uma ligação de pagamento

Em Liens de paiement (Ligações de pagamento), escolha uma fatura em dívida e clique em Émettre un lien (Emitir uma ligação). Obtém um endereço para enviar ao seu cliente, que paga online sem ter de criar uma conta.

A ligação leva uma única fatura, é válida trinta dias e revoga-se a qualquer momento.

O que acontece quando o cliente paga

O pagamento volta pelo endereço de notificação e o ERP regista o recebimento pelo montante realmente pago, imputando-o depois à fatura dentro do limite do seu saldo. Um adiantamento deixa assim a fatura em dívida pela diferença, e um pagamento maior deixa o excedente disponível para o que se seguir.

A lista Rappels reçus (Notificações recebidas) guarda o rasto de cada acontecimento e do seu desfecho, o que lhe dá a qualquer momento o histórico do que sucedeu.