Existências
O grupo Stock (Existências) do menu guarda o que a sua sociedade tem em armazém, entre o que compra e o que vende: um nível por artigo, o diário do que se moveu, um limiar que o avisa e o inventário que repõe o contador no que contou.
As existências pertencem à sociedade, e não à conta. Duas sociedades da mesma conta que vendem a mesma referência mantêm, por isso, cada uma as suas, sob uma única ficha de artigo: a mercadoria foi paga por uma entidade jurídica e figura no seu balanço.
O estado das existências
Abra Stock, État du stock (Existências, Estado das existências). O ecrã lista os produtos do seu catálogo, cada um com a sua referência, a sua designação, a sua unidade, a quantidade em armazém e a data do último movimento.
Dois sinais leem-se num relance:
- um artigo que desceu abaixo do seu limiar é assinalado, com o limiar ao lado da quantidade;
- um artigo vendido antes de entrar mostra a quantidade em negativo, tal como está: a mercadoria sai de manhã e a guia é registada à tarde.
As existências seguem os artigos cuja Nature (natureza) é Produit (produto). Um artigo de natureza Service (serviço) fatura-se sem mercadoria a contar, pelo que o seu catálogo é muitas vezes mais longo do que esta lista.
A ficha de um artigo
Clique numa linha para abrir a ficha. Encontra aí a quantidade do momento, o limiar, o diário dos movimentos e os três gestos que movem as existências à mão.
O diário dos movimentos
Cada linha traz a sua data, a sua natureza, a variação, o nível atingido depois dela, o documento na origem quando existe, e a pessoa que a registou.
| Natureza | Quem a regista |
|---|---|
| Réception (Receção) | você, à entrada da mercadoria |
| Sortie (Saída) | você, por quebra, levantamento ou envio |
| Inventaire (Inventário) | você, ao registar o que contou |
| Facturé (Faturado) | a emissão de uma fatura que leva este artigo |
| Avoir (Nota de crédito) | a nota de crédito que recupera a mercadoria |
Um movimento conserva-se tal como foi registado. Um erro de introdução corrige-se por um movimento inverso, e os dois ficam legíveis lado a lado: o nível diz quanto resta, o diário diz porquê.
Registar uma entrada ou uma saída
Na caixa Entrée ou sortie (Entrada ou saída): Nature (natureza), Quantité (quantidade) e Note (nota) para a sua referência. A quantidade regista-se sempre positiva, e é a natureza que dá o sentido.
Fazer um inventário
Em Compté en rayon (Contado em armazém), indique o que contou efetivamente. A diferença face ao nível registado escreve-se sozinha, como movimento de natureza Inventaire: você conta caixas, a subtração é feita por si, contra o valor do momento.
Regular o limiar de aviso
Prévenir sous (Avisar abaixo de) fixa a quantidade a partir da qual o artigo é assinalado no estado das existências. Deixe o campo vazio para deixar de ser avisado sobre este artigo.
O que acontece quando fatura
A saída é automática e vive na emissão: no momento em que uma fatura toma o seu número, cada linha que leva um artigo de natureza Produit retira a quantidade faturada das existências da sociedade. A nota de crédito que recupera a mercadoria volta a colocá-la.
O nível fica bloqueado durante o gesto, pelo que duas faturas emitidas ao mesmo tempo sobre a mesma referência esperam uma pela outra e as duas saídas são ambas contadas.
As existências leem-se abaixo de zero, o que lhe permite faturar mercadoria cuja guia ainda não foi registada. O artigo fica então assinalado no estado das existências, e a receção repõe-o em ordem.