Orçamentos, faturas e notas de crédito
Os três documentos de venda vivem no mesmo sítio, em Ventes, Documents (Vendas, Documentos): o orçamento, a fatura e a nota de crédito. O menu dá-lhe o atalho para cada um dos três, e o ecrã permite cruzar um tipo com um estado.
Preparar um documento
- abra Ventes, Documents, depois Nouveau devis (Novo orçamento) ou Nouvelle facture (Nova fatura);
- preencha o cabeçalho: Client (cliente), Devise du document (moeda do documento), Date du document (data do documento) e, se desejar, Référence du client (referência do cliente), Observations (observações) e Conditions de règlement (condições de pagamento);
- acrescente as linhas: Article du catalogue (artigo do catálogo, facultativo), Désignation (designação), Détail (detalhe), Unité (unidade), Quantité (quantidade), Prix unitaire HT (preço unitário sem IVA), TVA (%) (IVA);
- cada linha é acrescentada com Ajouter la ligne (Acrescentar a linha) e retira-se enquanto o documento for um rascunho.
Chamar um artigo do catálogo retoma a sua designação, a sua unidade, o seu preço na moeda do documento e o seu IVA por omissão. Continua livre de ajustar cada linha.
O rascunho e depois a emissão
Um documento novo é um Brouillon (rascunho): altera-se e elimina-se livremente, e ainda não tem número. Quando está pronto, o botão Émettre (Emitir) fixa-o.
Na emissão acontecem cinco coisas ao mesmo tempo:
- o número é retirado da série da sociedade, do tipo de documento e do exercício, na forma
FAC-2026-00001; - o vencimento é calculado a partir do prazo de pagamento do cliente e, na sua falta, do da sociedade;
- a taxa de câmbio do dia é recolhida e fixada, quando a moeda do documento difere da moeda de contabilidade;
- a identidade de faturação do cliente e as suas menções legais são copiadas tal como estão nesse dia;
- os totais ficam fechados.
A série é contínua: os números sucedem-se sem falhas, um rascunho abandonado não consome nenhum número, e o exercício leva o ano da sua abertura (um exercício de outubro de 2026 a setembro de 2027 é o exercício 2026).
Um documento emitido continua consultável, imprimível e exportável; corrige-se por uma nota de crédito, o que deixa ambos os documentos legíveis.
O IVA, linha a linha
O imposto é calculado em cada linha e depois somado. É isso que faz com que a coluna da direita da sua fatura, somada à mão, caia exatamente no rodapé, e que o imposto de um escalão de IVA seja a soma dos impostos das suas linhas.
As taxas introduzem-se em percentagem, decimais incluídas, e são impressas tal e qual no documento.
Transformar um orçamento em fatura
A partir do orçamento, Transformer en facture (Transformar em fatura) cria uma fatura nova, aos preços do orçamento, com as linhas copiadas. O orçamento conserva o seu número e o seu exemplar, a fatura recebe o seu, e a ligação entre os dois fica escrita nos dois sentidos.
Emitir uma nota de crédito
A partir da fatura, Établir un avoir (Emitir uma nota de crédito) abre uma nota na sua própria série:
- a nota total anula a fatura;
- a nota parcial deixa-a emitida e reduz o seu saldo;
- os montantes de uma nota de crédito escrevem-se positivos, como no papel: é o seu tipo que diz que retira.
Imprimir e enviar
O botão PDF, no documento, entrega a peça pronta a enviar, no idioma e com o modelo da sociedade que emite. Envia-a ao seu cliente e pode juntar-lhe uma ligação de pagamento online: ver Recebimentos e avisos de cobrança.
Faturar em várias moedas
Cada documento tem a sua moeda, e a sua sociedade mantém a contabilidade na sua. A taxa recolhida no dia da emissão fica ligada ao documento, pelo que o contravalor de uma fatura já enviada não se move. A diferença entre essa taxa e a do dia em que o dinheiro chega é constatada no momento da imputação.
Exportar para o contabilista
A partir dos ecrãs de venda, o botão Exporter en CSV (Exportar para CSV) entrega quatro ficheiros em formato de folha de cálculo: documentos, entidades, catálogo e recebimentos.
Os ficheiros abrem diretamente numa folha de cálculo, os montantes saem exatos, sem separador de milhares nem símbolo, com a moeda numa coluna à parte e a taxa de câmbio fixada na sua forma exata. O seu contabilista refaz o cálculo e chega ao mesmo número.