A sua conta e as suas sociedades
O Simafri ERP distingue duas coisas, e essa distinção serve-lhe todos os dias:
- a conta é a sua casa: a subscrição, os acessos e as definições comuns;
- a sociedade é a entidade legal que emite os documentos. A sua conta reúne tantas quantas tiver.
O que cada sociedade tem
Cada sociedade guarda o que lhe pertence em próprio, o que permite a duas entidades de um mesmo grupo trabalhar lado a lado sem se misturarem:
| O que a sociedade tem | O que isso lhe dá |
|---|---|
| a sua moeda de contabilidade | livros mantidos na moeda do seu país |
| a sua jurisdição | as menções esperadas pelo país do emitente |
| as suas menções legais e o seu logótipo | a sua identidade jurídica e visual em cada documento |
| as suas séries de numeração | uma numeração contínua que lhe pertence |
| o mês de abertura do exercício | séries que seguem o seu exercício, e não apenas o ano civil |
Estes elementos definem-se em La société, Réglages (A sociedade, Definições), ecrã aberto ao nível Proprietário. Ver Primeiros passos.
Mudar de sociedade
O seletor no topo do menu da esquerda lista as sociedades da sua conta, com a moeda de cada uma. Escolhe aquela em que vai trabalhar e todos os ecrãs acompanham. A entrada Changer de société (Mudar de sociedade) devolve a mesma lista.
Para abrir mais uma sociedade, dirija o pedido ao seu canal de apoio Simafri: é acrescentada à sua conta e aparece no seu seletor.
Partilhar entidades e catálogo
A definição de partilha pertence à conta e lê-se em Réglages, no quadro «Partage entre les sociétés du compte» (Partilha entre as sociedades da conta). Duas opções, tomadas em separado para as entidades e para o catálogo:
- Commun à toutes les sociétés (comum a todas as sociedades): um cliente introduzido uma vez serve todas as suas sociedades;
- Propre à chaque société (próprio de cada sociedade): cada sociedade mantém a sua lista.
Esta definição atua na criação de uma entidade ou de um artigo. Para a fazer evoluir, ou para redistribuir o que já existe, use o seu canal de apoio Simafri.
Os acessos da sua equipa
Cada pessoa tem o seu acesso, com a sua palavra-passe, o que permite ao registo da sua conta dizer quem fez o quê. Um acesso tem um nível e um âmbito de sociedades.
| Nível | O que abre |
|---|---|
| Propriétaire (Proprietário) | toda a conta: os acessos, as Definições da sociedade, os Meios de pagamento, as Contas bancárias e o Plano de contas |
| Gestionnaire (Gestor) | a gestão do dia a dia: documentos, terceiros, catálogo, recebimentos, existências e reconciliação |
| Opérateur (Operador) | o trabalho dentro do perímetro concedido |
O âmbito de um acesso abrange ou todas as sociedades da conta, incluindo as abertas mais tarde, ou apenas as sociedades indicadas: é assim que um contabilista que só trata uma das suas cinco sociedades vê apenas essa.
O seu nome e o seu nível aparecem no fundo do menu da esquerda, por cima de Mon accès (O meu acesso) e de Se déconnecter (Terminar sessão).
Abrir um acesso
O grupo Le compte, Accès (A conta, Acessos) do menu, aberto ao nível Proprietário, lista as pessoas que mantêm os livros da sua conta. Ouvrir un accès (Abrir um acesso) pede quatro coisas:
- Nom de la personne (Nome da pessoa): aquele que aparecerá no diário, sob cada um dos seus gestos;
- Adresse électronique (Endereço eletrónico): aquele com que se ligará;
- Rang (Nível): Propriétaire, Gestionnaire ou Opérateur;
- Périmètre (Perímetro): marque as sociedades em causa, ou não marque nada para abrir todas as sociedades da conta, incluindo as que venham a ser criadas.
A palavra-passe é sorteada e mostrada uma só vez, no ecrã seguinte. Transmite-a à pessoa, que depois a muda a partir de Mon accès: a palavra-passe de alguém pertence-lhe, e ninguém a escolhe em seu lugar.
Um endereço eletrónico vale para uma só conta de cliente. Quem trabalhe também para outro cliente da Simafri liga-se a cada um com um endereço próprio.
Regular, suspender, restabelecer
A ficha de uma pessoa, aberta a partir da lista, tem tudo o resto:
- Rang et périmètre (Nível e perímetro) alteram-se e guardam-se num gesto;
- Donner un nouveau mot de passe (Dar uma nova palavra-passe) responde à palavra-passe perdida: a nova é mostrada uma só vez, para transmitir, e as sessões abertas dessa pessoa fecham-se;
- Suspendre l'accès (Suspender o acesso) fecha a sessão em curso e fecha a porta logo na ligação seguinte;
- Rétablir (Restabelecer) reabre o acesso e entrega uma palavra-passe nova, também para transmitir.
Duas regras mantêm a sua conta aberta, e ambas o servem: o último proprietário ativo continua proprietário e ativo, e cada um é suspenso por alguém que não ele próprio. Passar o testemunho continua possível assim que houver um segundo proprietário.
O primeiro acesso da sua conta é aberto pela Simafri na entrega. Se o último proprietário perder a palavra-passe, o seu canal de apoio Simafri entrega-lhe uma nova.
O meu acesso
Sob o seu nome, no fundo do menu, Mon accès (O meu acesso) está aberto a todos os níveis:
- Votre nom (O seu nome) corrige-se, tal como aparece no diário sob cada um dos seus gestos;
- Votre mot de passe (A sua palavra-passe) muda-se dando a atual, e depois a nova duas vezes. Conte com doze caracteres no mínimo. As suas outras sessões fecham-se então.
É o ecrã que torna o seu acesso verdadeiramente seu: a que recebeu na abertura foi sorteada pela pessoa que lho abriu.
O seu endereço eletrónico e o seu nível regulam-se, esses, a partir de Le compte, Accès, por um proprietário da conta.
A sua subscrição e as suas faturas Simafri
A sua subscrição do ERP é acompanhada na sua área de cliente my.simafri.com, secção Faturação: as suas proformas por pagar, as suas faturas e as suas notas de crédito, todas descarregáveis em PDF.
- Pagar: abra a proforma em causa e escolha Ver e pagar. O pagamento é feito online por cartão, PayPal ou transferência bancária, consoante os meios disponíveis no seu país;
- Renovar: a proforma de renovação é emitida antes do vencimento e aparece na sua área de cliente; basta liquidá-la;
- Conhecer o detalhe e o preço da sua oferta: constam do seu orçamento e da sua área de cliente, e o apoio Simafri confirma-lhos.
Para qualquer questão sobre um pagamento, uma fatura ou um vencimento, utilize o seu canal de apoio Simafri: o seu pedido fica ligado ao seu processo.