Achiziții și furnizori

Grupul Achats (Achiziții) ține cealaltă jumătate a evidenței: ceea ce datorează societatea. Aici introduceți facturile pe care le primiți, constatați plățile efectuate și extrageți TVA deductibilă pentru contabilul dumneavoastră.

Furnizorii dumneavoastră

Un furnizor este un partener, la fel ca un client, cu aceeași fișă: Achats, Fournisseurs (Achiziții, Furnizori) îi arată pe cei a căror Nature (natură) este Fournisseur, iar Nouveau fournisseur (Furnizor nou) creează unul. Adresa, codul TVA, moneda obișnuită și termenul de plată le completați o singură dată, iar fișa servește apoi tuturor facturilor lui.

Cele două populații rămân distincte: selectorul unei oferte propune clienții, cel al unei facturi primite propune furnizorii.

Introducerea unei facturi primite

Deschideți Achats, Factures reçues (Achiziții, Facturi primite), apoi Saisir une facture (Introdu o factură). Antetul se completează înaintea liniilor, cu factura furnizorului în față:

• Fournisseur (furnizor);
• Numéro du fournisseur (numărul furnizorului): numărul tipărit pe factura lui, copiat ca atare;
• Total TTC annoncé (total cu TVA declarat): totalul tipărit la baza facturii lui;
• Devise (monedă);
• Date de la facture, Reçue le, Échéance (data facturii, primită la, scadență);
• Notre référence și Observations (referința noastră și observații): reperele dumneavoastră interne.

Totalul declarat devine ținta dumneavoastră: ecranul arată permanent cât a rămas de defalcat, iar butonul Enregistrer (Salvează) se aprinde când socoteala iese.

Defalcarea facturii

Adăugați apoi liniile în Ventilation (Defalcare): Désignation (denumire), Montant HT (sumă fără TVA), TVA (%) (TVA) și Montant de TVA (sumă TVA).

Două moduri de a înainta repede:

• Ventiler tout le reste à un seul taux (Defalcă tot restul la o singură cotă) completează dintr-un buton o factură cu o singură cotă, iar socoteala iese exact;
• suma TVA vă este propusă pornind de la cotă, iar dumneavoastră păstrați mâna liberă să o introduceți pe cea de pe hârtie.

Acesta este principiul modulului: factura furnizorului dumneavoastră face dovada. Sumele se introduc așa cum sunt tipărite, cu taxă cu tot, chiar și când rotunjirea lui diferă de a dumneavoastră cu un ban, astfel încât piesa salvată cere exact ceea ce cere furnizorul și se achită exact.

Dubla introducere a totalului este controlul: prinde linia uitată, două cifre inversate și cota aleasă cu o linie mai jos.

Ciclul unei facturi primite

Stare	Ce puteți face
Brouillon (ciornă)	corectare, completare, ștergere; nu apasă niciun sold
Enregistrée (salvată)	plata ei; figurează în soldul furnizorului
Annulée (anulată)	păstrarea ei cu urma sa

Pentru a anula o factură deja plătită, desfaceți mai întâi stingerea ei, apoi folosiți Annuler la facture (Anulează factura). Banii ieșiți rămân astfel vizibili în evidența dumneavoastră.

Cursul la data facturii

Când factura este într-o altă monedă decât moneda de ținere a evidenței societății, se ia cursul datei facturii, nu cel al zilei de introducere. O factură din aprilie introdusă în iunie valorează deci, în evidența dumneavoastră, cât valora în aprilie.

Diferența de curs se constată mai târziu, la stingere, când o plătiți.

Plata unui furnizor

Deschideți Achats, Règlements payés (Achiziții, Plăți efectuate), apoi Saisir un règlement (Înregistrează o plată):

• Fournisseur, Montant payé, Devise (furnizor, sumă plătită, monedă);
• Moyen (mijloc): Virement (virament), Espèces (numerar), Mobile money (bani mobili), Chèque (cec), Carte bancaire (card) sau Autre (altul);
• Payé le, Référence, Notes (plătit la, referință, note);
• Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (stinge imediat facturile scadente, cea mai veche prima).

Modelul este cel al încasărilor, luat în sens invers: un virament grupat achită mai multe facturi și lasă un avans. Stingerea este plafonată la soldul fiecărei facturi, iar surplusul rămâne disponibil pe plată pentru următoarea.

Ceea ce introduceți aici este constatarea viramentului pe care l-ați făcut cu banca dumneavoastră: datele dumneavoastră bancare și cele ale furnizorilor rămân la dumneavoastră.

Extragerea TVA deductibile

Aceasta este rațiunea de a fi a modulului: exporturile de achiziții ies în format de foaie de calcul, facturi primite și plăți, cu un tabel de TVA cu o linie pe cotă, forma în care se completează o declarație. O factură cu două cote iese astfel pe două linii, gata de preluat, iar contabilul o înregistrează fără să mai împartă nimic.