Oferte, facturi și note de credit
Cele trei documente de vânzare stau în același loc, în Ventes, Documents (Vânzări, Documente): oferta, factura și nota de credit. Meniul vă dă scurtătura către fiecare dintre cele trei, iar ecranul vă lasă să încrucișați un tip cu o stare.
Întocmirea unui document
- deschideți Ventes, Documents, apoi Nouveau devis (Ofertă nouă) sau Nouvelle facture (Factură nouă);
- completați antetul: Client (client), Devise du document (moneda documentului), Date du document (data documentului) și, dacă doriți, Référence du client (referința clientului), Observations (observații) și Conditions de règlement (condiții de plată);
- adăugați liniile: Article du catalogue (articol din catalog, opțional), Désignation (denumire), Détail (detaliu), Unité (unitate), Quantité (cantitate), Prix unitaire HT (preț unitar fără TVA), TVA (%) (TVA);
- fiecare linie se adaugă cu Ajouter la ligne (Adaugă linia) și se retrage cât timp documentul este ciornă.
Apelarea unui articol din catalog preia denumirea, unitatea, prețul în moneda documentului și TVA implicită. Fiecare linie rămâne ajustabilă.
Ciorna, apoi emiterea
Un document nou este Brouillon (ciornă): se modifică și se șterge liber și nu poartă încă număr. Când este gata, butonul Émettre (Emite) îl fixează.
La emitere se întâmplă cinci lucruri deodată:
- numărul se extrage din seria societății, a tipului de document și a exercițiului, sub forma
FAC-2026-00001; - scadența se calculează din termenul de plată al clientului, iar în lipsa lui din cel al societății;
- cursul de schimb al zilei se preia și se fixează, atunci când moneda documentului diferă de moneda de ținere a evidenței;
- datele de facturare ale clientului și mențiunile dumneavoastră legale se copiază așa cum sunt în ziua respectivă;
- totalurile se închid.
Seria este continuă: numerele se succed fără goluri, o ciornă abandonată nu consumă niciun număr, iar exercițiul poartă anul deschiderii sale (un exercițiu care merge din octombrie 2026 până în septembrie 2027 este exercițiul 2026).
Un document emis rămâne de consultat, de tipărit și de exportat; se corectează printr-o notă de credit, astfel încât ambele piese rămân lizibile.
TVA, linie cu linie
Taxa se calculează pe fiecare linie, apoi se adună. De aceea coloana din dreapta a facturii, adunată de mână, cade exact pe totalul din subsol, iar taxa unei cote este suma taxelor liniilor ei.
Cotele se introduc în procente, cu zecimale cu tot, și se tipăresc ca atare pe document.
Transformarea unei oferte în factură
Din fișa ofertei, Transformer en facture (Transformă în factură) creează o factură nouă, la prețurile ofertei, cu liniile copiate. Oferta își păstrează numărul și exemplarul, factura îl ia pe al ei, iar legătura dintre cele două este scrisă în ambele sensuri.
Emiterea unei note de credit
Din fișa facturii, Établir un avoir (Emite o notă de credit) deschide o notă în seria ei proprie:
- nota totală anulează factura;
- cea parțială o lasă emisă și îi micșorează soldul;
- sumele unei note de credit se scriu pozitive, ca pe hârtie: că scade o spune tipul ei.
Tipărirea și trimiterea
Butonul PDF, pe fișa documentului, dă piesa gata de trimis, în limba și cu șablonul societății care emite. O trimiteți clientului și îi puteți atașa un link de plată online: vedeți Încasări și somații.
Facturarea în mai multe monede
Fiecare document poartă moneda lui, iar societatea își ține evidența în a ei. Cursul preluat în ziua emiterii rămâne atașat documentului, astfel încât contravaloarea unei facturi deja plecate nu se mișcă. Diferența dintre acest curs și cel din ziua în care sosesc banii se constată la stingerea încasării.
Exportul pentru contabil
Din ecranele de vânzări, butonul Exporter en CSV (Exportă în CSV) vă dă patru fișiere în format de foaie de calcul: documente, parteneri, catalog și încasări.
Fișierele se deschid direct într-o foaie de calcul, sumele ies exacte, fără separator de mii și fără simbol, cu moneda într-o coloană separată și cu cursul fixat în forma lui exactă. Contabilul dumneavoastră reface calculul și ajunge la același număr.