Hoppa till huvudinnehållet

Inbetalningar och påminnelser

Menygruppen Encaissement (Inbetalningar) samlar det som drar in pengar: de inbetalningar du registrerar, påminnelserna för dina förfallna fakturor och betalsätten på nätet.

Registrera en inbetalning​

Öppna Encaissement, Règlements (Inbetalningar, Betalningar) och sedan Saisir un règlement (Registrera en inbetalning):

  • Client (kund): parten som har betalat;
  • Montant reçu och Devise (mottaget belopp och valuta): det som faktiskt kommit in;
  • Moyen (sätt): Virement (banköverföring), Espèces (kontant), Mobile money (mobila pengar), Chèque (check), Carte bancaire (kort) eller Autre (annat);
  • Reçu le (mottaget den): datum för inbetalningen;
  • Référence och Notes (referens och anteckningar): din beteckning, numret på underlaget eller kontoutdraget;
  • Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (avräkna genast mot obetalda fakturor, den äldsta först): kryssa i för att avräkna i ett svep.

En inbetalning finns innan den kopplas till en faktura. Det hjälper när pengarna kommer innan man vet vad de avser: du registrerar dem först och avräknar senare.

Avräkna en inbetalning mot dina fakturor​

Från inbetalningens kort lägger du till en avräkning per faktura som regleras: Facture (faktura) och sedan Montant à imputer (belopp att avräkna). En enda överföring kan så reglera tre fakturor och lämna en förskottsbetalning.

Två regler styr avräkningen, och båda arbetar för dig:

  • avräkningen är begränsad till fakturans saldo, så att en faktura aldrig går under noll;
  • överskottet står kvar tillgängligt på inbetalningen, synligt, och avräknas senare mot en kommande faktura.

Med andra ord är det avräknade plus det som står kvar alltid lika med det mottagna beloppet.

Den automatiska avräkningen betjänar obetalda fakturor hos samma part, den äldsta först: det är handelsbruk, och det hindrar en gammal fordran från att gå till påminnelse medan de nyare regleras.

Kursdifferensen​

När fakturan och inbetalningen inte är i bolagets bokföringsvaluta bär fakturan kursen från sitt utfärdande och inbetalningen kursen från den dag pengarna kom in. Skillnaden mellan de två fastställs vid avräkningen, låses, uttrycks i bokföringsvalutan och kommer med i dina exporter till bokföraren.

Påminn om dina förfallna fakturor​

Öppna Encaissement, Relances (Inbetalningar, Påminnelser). Skärmen samlar tre saker: dina förfallna fakturor, de påminnelser som redan upprättats och bolagets inställning.

Ställ in dina steg​

  • Paliers, en jours après l'échéance (steg, i dagar efter förfall): 7, 15, 30 placerar till exempel en påminnelse sju dagar efter förfall, en andra på femtonde dagen och en tredje på trettionde. Värdena sorteras och dubbletter rensas bort;
  • Relancer automatiquement (påminn automatiskt): omkopplaren som sätter genomgången i gång.

Stegen är dina: varje bolag sätter sina egna, efter vad det tillämpar mot sina kunder.

Den dagliga genomgången​

När inställningen är på plats går genomgången en gång om dagen, innan kontoren öppnar, och skriver varje påminnelse som ska ut: den berörda fakturan, det uppnådda steget och saldot som ska krävas. Knappen Balayer maintenant (Gå igenom nu) startar samma genomgång på begäran.

Tre nyttiga egenskaper:

  • ett steg sätts bara en gång per faktura, även om genomgången går igen samma dag;
  • alla uppnådda steg sätts: en faktura som förfallit för fyrtio dagar sedan har passerat stegen 7, 15 och 30, och alla tre skrivs;
  • en faktura som reglerats under tiden får ingen påminnelse, och saldot som står på en påminnelse förblir saldot från den dag den sattes.

Ta betalt på nätet​

Nivån Ägare har skärmen Encaissement, Moyens de paiement (Inbetalningar, Betalsätt), där bolagets betalkanal ställs in.

Ställ in en kanal​

  • Voie (väg): "Carte bancaire, page de paiement hébergée" (kort, hostad betalsida) med dina egna nycklar, eller "Système d'encaissement externe" (externt betalsystem) om du redan tar betalt någon annanstans;
  • Mode (läge): Essai (test), för att kontrollera hela kedjan, sedan Production (drift);
  • Clé secrète du prestataire och Secret de signature des rappels (leverantörens hemliga nyckel och signeringshemligheten för aviseringar): dina nycklar, kopierade från ditt konto hos leverantören;
  • Page de paiement externe och Système externe (extern betalsida och externt system): för den delegerade vägen;
  • kryssrutan för omfattning reserverar kanalen för det aktuella bolaget, vilket hjälper när två av dina bolag tar betalt var och en på sitt eget konto.

Skärmen visar sedan adresse de rappel, à coller chez le prestataire (aviseringsadressen, att klistra in hos leverantören): den vägen kommer betalningen tillbaka in i systemet.

Dina nycklar förseglas så snart de sparas, och skärmen visar bara deras fyra sista tecken, precis nog för att känna igen vilken som ligger inne. Dina betalningar sker hos din leverantör, med dina nycklar, och pengarna kommer in på ditt konto.

Utfärda en betallänk​

Under Liens de paiement (Betallänkar) väljer du en obetald faktura och klickar på Émettre un lien (Utfärda en länk). Du får en adress att skicka vidare till din kund, som betalar på nätet utan att behöva skapa ett konto.

Länken bär en enda faktura, gäller i trettio dagar och kan återkallas när som helst.

Vad som händer när din kund betalar​

Betalningen kommer tillbaka via aviseringsadressen, och systemet skriver inbetalningen med det belopp som faktiskt betalats och avräknar den sedan mot fakturan inom dess saldo. En förskottsbetalning lämnar alltså fakturan obetald för mellanskillnaden, och en större betalning lämnar överskottet tillgängligt för fortsättningen.

Listan Rappels reçus (Mottagna aviseringar) bevarar spåret av varje händelse och dess utfall, så att du när som helst har historiken över vad som hänt.