Ditt konto och dina bolag
Simafri ERP skiljer på två saker, och den skillnaden tjänar dig varje dag:
- kontot är ditt hus: din prenumeration, dina åtkomster och dina gemensamma inställningar;
- bolaget är den juridiska person som utfärdar dokumenten. Ditt konto bär så många som du har.
Vad varje bolag bär
Varje bolag behåller det som bara tillhör det, så att två enheter i samma koncern arbetar sida vid sida utan att blandas ihop:
| Vad bolaget bär | Vad det ger dig |
|---|---|
| sin bokföringsvaluta | böcker förda i sitt lands valuta |
| sin jurisdiktion | de uppgifter som utfärdarens land väntar sig |
| sina rättsliga uppgifter och sin logotyp | sin rättsliga och visuella identitet på varje handling |
| sina nummerserier | en obruten numrering som tillhör det |
| öppningsmånaden för sitt räkenskapsår | serier som följer ditt räkenskapsår, inte bara kalenderåret |
Dessa ställs in under La société, Réglages (Bolaget, Inställningar), en skärm som är öppen för nivån Ägare. Se Kom igång.
Byt bolag
Väljaren högst upp i vänstermenyn listar ditt kontos bolag, med valutan för vart och ett. Du väljer det du arbetar med, och alla skärmar följer med. Posten Changer de société (Byt bolag) tar tillbaka samma lista.
För att öppna ytterligare ett bolag vänder du dig till din Simafri-supportkanal: det läggs till på ditt konto och dyker upp i din väljare.
Dela dina parter och din katalog
Delningsinställningen tillhör kontot och står under Réglages, i rutan "Partage entre les sociétés du compte" (Delning mellan kontots bolag). Två val, gjorda var för sig för parterna och för katalogen:
- Commun à toutes les sociétés (gemensam för alla bolag): en kund som lagts in en gång tjänar alla dina bolag;
- Propre à chaque société (egen för varje bolag): varje bolag för sin egen lista.
Inställningen verkar när en part eller en artikel skapas. För att ändra den, eller för att fördela om det som redan finns, går du via din Simafri-supportkanal.
Ditt teams åtkomster
Varje person har sin egen åtkomst, med sitt eget lösenord, vilket låter ditt kontos logg säga vem som gjort vad. En åtkomst bär en nivå och en omfattning av bolag.
| Nivå | Vad den öppnar |
|---|---|
| Propriétaire (Ägare) | hela kontot: behörigheterna, bolagets Inställningar, Betalningsmedel, Bankkonton och Kontoplan |
| Gestionnaire (Förvaltare) | den dagliga driften: handlingar, motparter, katalog, betalningar, lager och avstämning |
| Opérateur (Operatör) | arbetet inom det tilldelade området |
En åtkomsts omfattning täcker antingen alla kontots bolag, även de som öppnas senare, eller enbart de namngivna bolagen: så ser en bokförare som bara sköter ett av dina fem bolag just det ena.
Ditt namn och din rang visas längst ned i vänstermenyn, ovanför Mon accès (Min behörighet) och Se déconnecter (Logga ut).
Att öppna en behörighet
Menyns grupp Le compte, Accès (Kontot, Behörigheter), öppen för rangen Ägare, listar de personer som för ditt kontos böcker. Ouvrir un accès (Öppna en behörighet) ber om fyra saker:
- Nom de la personne (Personens namn): det som visas i journalen, under vart och ett av dennes handgrepp;
- Adresse électronique (E-postadress): den som personen loggar in med;
- Rang (Rang): Propriétaire, Gestionnaire eller Opérateur;
- Périmètre (Område): kryssa för berörda bolag, eller kryssa inte för något för att öppna kontots samtliga bolag, även de som skapas senare.
Lösenordet lottas fram och visas bara en gång, på nästa skärm. Du överlämnar det till personen, som sedan byter det från Mon accès: någons lösenord tillhör den personen, och ingen väljer det i dennes ställe.
En e-postadress gäller för ett enda kundkonto. Den som också arbetar hos en annan Simafri-kund loggar in på vardera med en egen adress.
Att ställa in, stänga av, återställa
En persons kort, öppnat från listan, bär allt det övriga:
- Rang et périmètre (Rang och område) ändras och sparas med ett handgrepp;
- Donner un nouveau mot de passe (Ge ett nytt lösenord) svarar på det förlorade lösenordet: det nya visas bara en gång, att lämna vidare, och personens öppna sessioner stängs;
- Suspendre l'accès (Stäng av behörigheten) stänger den pågående sessionen och dörren redan från nästa inloggning;
- Rétablir (Återställ) öppnar behörigheten igen och ger ett färskt lösenord, likaså att lämna vidare.
Två regler håller ditt konto öppet, och båda tjänar dig: den siste aktive ägaren förblir ägare och aktiv, och var och en stängs av av någon annan än sig själv. Att lämna över stafettpinnen förblir möjligt så snart det finns en andra ägare.
Ditt kontos första behörighet öppnas av Simafri vid leveransen. Om den siste ägaren förlorar sitt lösenord ger din Simafri-supportkanal denne ett nytt.
Min behörighet
Under ditt namn, längst ned i menyn, är Mon accès (Min behörighet) öppen för alla rangordningar:
- Votre nom (Ditt namn) kan rättas, så som det visas i journalen under vart och ett av dina handgrepp;
- Votre mot de passe (Ditt lösenord) byts genom att ange det nuvarande och sedan det nya två gånger. Räkna med minst tolv tecken. Dina övriga sessioner stängs då.
Det är den skärm som gör din behörighet verkligt din: det du fick vid öppnandet lottades fram av den person som öppnade den åt dig.
Din e-postadress och din rang ställs däremot in från Le compte, Accès, av en ägare till kontot.
Din prenumeration och dina Simafri-fakturor
Din ERP-prenumeration följer du på din kundsida my.simafri.com, avsnittet Fakturering: dina proformafakturor som väntar på betalning, dina fakturor och dina kreditnotor, alla nedladdningsbara som PDF.
- Betala: öppna den aktuella proformafakturan och välj Visa och betala. Betalningen sker online med kort, PayPal eller banköverföring, efter vilka sätt som finns i ditt land;
- Förnya: proformafakturan för förnyelsen utfärdas före förfallodagen och dyker upp på din kundsida; du behöver bara betala den;
- Innehåll och pris i din offert: de står på din offert och på din kundsida, och din Simafri-support bekräftar dem.
Vid varje fråga om en betalning, en faktura eller en förfallodag använder du din Simafri-supportkanal: ditt ärende förblir kopplat till din akt.