Predračuni, računi in dobropisi

Vaši trije prodajni dokumenti živijo na istem mestu, v Ventes, Documents (Prodaja, Dokumenti): predračun, račun in dobropis. Meni vam da bližnjico do vsakega od treh, zaslon pa omogoča križanje vrste s stanjem.

Priprava dokumenta

1. odprite Ventes, Documents, nato Nouveau devis (Nov predračun) ali Nouvelle facture (Nov račun);
2. izpolnite glavo: Client (stranka), Devise du document (valuta dokumenta), Date du document (datum dokumenta) in po želji Référence du client (oznaka stranke), Observations (opombe) in Conditions de règlement (plačilni pogoji);
3. dodajte vrstice: Article du catalogue (postavka kataloga, neobvezno), Désignation (naziv), Détail (podrobnosti), Unité (enota), Quantité (količina), Prix unitaire HT (cena na enoto brez DDV), TVA (%) (DDV);
4. vsako vrstico doda gumb Ajouter la ligne (Dodaj vrstico), odstraniti pa jo je mogoče, dokler je dokument osnutek.

Klic postavke kataloga prevzame njen naziv, enoto, ceno v valuti dokumenta in privzeti DDV. Vsaka vrstica ostane prilagodljiva.

Osnutek, nato izdaja

Nov dokument je Brouillon (osnutek): prosto se spreminja in briše ter še ne nosi številke. Ko je pripravljen, ga gumb Émettre (Izdaj) zaklene.

Ob izdaji se hkrati zgodi pet stvari:

• številka se izvleče iz niza družbe, vrste dokumenta in poslovnega leta, v obliki FAC-2026-00001;
• zapadlost se izračuna iz plačilnega roka stranke, sicer iz roka družbe;
• tečaj tistega dne se odčita in zamrzne, kadar se valuta dokumenta razlikuje od knjigovodske valute;
• podatki za račun stranke in vaši zakonski podatki se prekopirajo takšni, kot so tisti dan;
• seštevki se zaprejo.

Niz je neprekinjen: številke si sledijo brez vrzeli, opuščen osnutek ne porabi nobene številke, poslovno leto pa nosi leto svojega odprtja (leto od oktobra 2026 do septembra 2027 je poslovno leto 2026).

Izdan dokument ostane na voljo za vpogled, tiskanje in izvoz; popravi se z dobropisom, tako da ostaneta obe listini berljivi.

DDV, vrstico za vrstico

Davek se računa na vsaki vrstici, nato pa sešteva. Zato desni stolpec vašega računa, seštet na roko, pade natanko na seštevek v nogi, davek posamezne stopnje pa je vsota davkov njenih vrstic.

Stopnje se vnašajo v odstotkih, vključno z decimalkami, in se tako tudi natisnejo na dokument.

Pretvorba predračuna v račun

Iz kartice predračuna Transformer en facture (Pretvori v račun) ustvari povsem nov račun, po cenah iz predračuna, s prepisanimi vrsticami. Predračun ohrani svojo številko in svoj izvod, račun vzame svojo, povezava med njima pa je zapisana v obe smeri.

Izdaja dobropisa

Iz kartice računa Établir un avoir (Izdaj dobropis) odpre dobropis v lastnem nizu:

• celotni dobropis razveljavi račun;
• delni ga pusti izdanega in mu zmanjša saldo;
• zneski dobropisa se pišejo pozitivno, kot na papirju: da odvzema, pove njegova vrsta.

Tiskanje in pošiljanje

Gumb PDF na kartici dokumenta izda listino, pripravljeno za pošiljanje, v jeziku in s predlogo družbe, ki izdaja. Pošljete jo stranki in ji lahko priložite povezavo za spletno plačilo: glejte Plačila in opomini.

Zaračunavanje v več valutah

Vsak dokument nosi svojo valuto, vaša družba pa vodi knjige v svoji. Tečaj, odčitan na dan izdaje, ostane pri dokumentu, zato se protivrednost že poslanega računa ne premakne. Razlika med tem tečajem in tečajem dneva, ko denar prispe, se ugotovi ob zapiranju plačila.

Izvoz za računovodjo

Na prodajnih zaslonih gumb Exporter en CSV (Izvozi v CSV) izda štiri datoteke v obliki preglednice: dokumenti, partnerji, katalog in prejemki.

Datoteke se odprejo neposredno v preglednici, zneski izidejo točni, brez ločila tisočic in brez simbola, z valuto v ločenem stolpcu in z zamrznjenim tečajem v točni obliki. Vaš računovodja ponovi izračun in pride do iste številke.