Skip to main content

Úhrady a upomienky

Skupina Encaissement (Úhrady) v ponuke zhromažďuje to, čo prináša peniaze: úhrady, ktoré zaznamenávate, upomienky faktúr po splatnosti a online platobné prostriedky.

Zaznamenanie úhrady​

Otvorte Encaissement, Règlements (Úhrady, Platby), potom Saisir un règlement (Zadať úhradu):

  • Client (zákazník): partner, ktorý zaplatil;
  • Montant reçu a Devise (prijatá suma a mena): to, čo skutočne prišlo;
  • Moyen (spôsob): Virement (prevod), Espèces (hotovosť), Mobile money (mobilné peniaze), Chèque (šek), Carte bancaire (karta) alebo Autre (iné);
  • Reçu le (prijaté dňa): dátum úhrady;
  • Référence a Notes (označenie a poznámky): vaše označenie, číslo dokladu alebo výpisu;
  • Imputer tout de suite sur les factures dues, la plus ancienne d'abord (spárovať ihneď s neuhradenými faktúrami, najstaršia najskôr): zaškrtnite pre spárovanie jedným krokom.

Úhrada existuje skôr, než je pripojená k faktúre. To sa hodí, keď peniaze prídu skôr, než sa vie, čoho sa týkajú: najprv ich zaznamenáte, spárujete neskôr.

Párovanie úhrady s faktúrami​

Z karty úhrady pridajte jedno spárovanie na každú vyrovnávanú faktúru: Facture (faktúra), potom Montant à imputer (suma na spárovanie). Jediný prevod tak môže vyrovnať tri faktúry a ponechať zálohu.

Párovanie riadia dve pravidlá a obe pracujú pre vás:

  • spárovanie je obmedzené zostatkom faktúry, takže faktúra nikdy neklesne pod nulu;
  • prebytok zostáva k dispozícii na úhrade, viditeľný, a spáruje sa neskôr s ďalšou faktúrou.

Inak povedané, spárované plus zostávajúce k dispozícii sa vždy rovná prijatej sume.

Automatické párovanie obsluhuje neuhradené faktúry toho istého partnera, najstaršiu najskôr: taká je obchodná zvyklosť a bráni tomu, aby stará pohľadávka išla do upomienok, kým sa novšie vyrovnávajú.

Kurzový rozdiel​

Keď faktúra a úhrada nie sú v účtovnej mene spoločnosti, faktúra nesie kurz svojho vystavenia a úhrada kurz dňa, keď peniaze prišli. Rozdiel medzi nimi sa zisťuje pri párovaní, zafixuje sa, vyjadruje sa v účtovnej mene a vychádza vo vašich exportoch pre účtovníka.

Upomínanie faktúr po splatnosti​

Otvorte Encaissement, Relances (Úhrady, Upomienky). Obrazovka zhromažďuje tri veci: vaše faktúry po splatnosti, už vystavené upomienky a nastavenie spoločnosti.

Nastavenie stupňov​

  • Paliers, en jours après l'échéance (stupne, v dňoch po splatnosti): napríklad 7, 15, 30 stavia upomienku sedem dní po splatnosti, druhú pätnásty deň a tretiu tridsiaty. Hodnoty sa zoraďujú a zbavujú duplicít;
  • Relancer automatiquement (upomínať automaticky): prepínač, ktorý spúšťa prechod.

Stupne sú vaše: každá spoločnosť si stavia vlastné, podľa toho, čo u svojich zákazníkov používa.

Denný prechod​

Keď je nastavenie na mieste, prechod prebehne raz denne, pred otvorením kancelárií, a zapíše každú splatnú upomienku: dotknutú faktúru, dosiahnutý stupeň a zostatok na vymáhanie. Tlačidlo Balayer maintenant (Prejsť teraz) spustí ten istý prechod na požiadanie.

Tri užitočné vlastnosti:

  • stupeň sa stavia len raz na faktúru, aj keď prechod prebehne v ten istý deň znova;
  • stavajú sa všetky dosiahnuté stupne: faktúra štyridsať dní po splatnosti prekročila stupne 7, 15 a 30 a všetky tri sa zapíšu;
  • faktúra medzitým vyrovnaná sa neupomína a zostatok uvedený na upomienke zostáva ten zo dňa, keď bola postavená.

Online platby​

Úroveň Vlastník má obrazovku Encaissement, Moyens de paiement (Úhrady, Platobné prostriedky), kde sa nastavuje platobný kanál spoločnosti.

Nastavenie kanála​

  • Voie (cesta): „Carte bancaire, page de paiement hébergée" (karta, hosťovaná platobná stránka) s vašimi vlastnými kľúčmi, alebo „Système d'encaissement externe" (externý platobný systém), ak už prijímate platby inde;
  • Mode (režim): Essai (skúšobný), na overenie celého reťazca, potom Production (prevádzkový);
  • Clé secrète du prestataire a Secret de signature des rappels (tajný kľúč poskytovateľa a podpisové tajomstvo oznámení): vaše kľúče, skopírované z vášho účtu u poskytovateľa;
  • Page de paiement externe a Système externe (externá platobná stránka a externý systém): pre delegovanú cestu;
  • políčko rozsahu vyhradí tento kanál aktuálnej spoločnosti, čo sa hodí, keď dve z vašich spoločností prijímajú platby každá na svoj účet.

Obrazovka potom ukáže adresse de rappel, à coller chez le prestataire (adresu oznámenia, na vloženie u poskytovateľa): tadiaľ sa platba vracia do ERP.

Vaše kľúče sa pri uložení zapečatia a obrazovka ukazuje len ich posledné štyri znaky, čo stačí na rozpoznanie, ktorý je nastavený. Vaše platby prebiehajú u vášho poskytovateľa, s vašimi kľúčmi, a peniaze prichádzajú na váš účet.

Vystavenie platobného odkazu​

V Liens de paiement (Platobné odkazy) zvoľte neuhradenú faktúru a kliknite na Émettre un lien (Vystaviť odkaz). Dostanete adresu na odovzdanie zákazníkovi, ktorý zaplatí online bez toho, aby si musel zakladať účet.

Odkaz nesie jedinú faktúru, platí tridsať dní a kedykoľvek ho možno zneplatniť.

Čo sa stane, keď zákazník zaplatí​

Platba sa vráti adresou oznámenia a ERP zapíše úhradu v skutočne zaplatenej výške a potom ju spáruje s faktúrou do výšky jej zostatku. Záloha teda ponechá faktúru neuhradenú o rozdiel a vyššia platba ponechá prebytok k dispozícii na ďalšie.

Zoznam Rappels reçus (Prijaté oznámenia) uchováva stopu každej udalosti a jej výsledku, takže máte kedykoľvek históriu toho, čo sa stalo.